Samen de schouders eronder voor een duurzame, leefbare en bereikbare regio Utrecht

Stel je eens voor: Je hebt een afspraak in het drukke Utrecht, op een plek waar je niet makkelijk met het OV komt. Voor je vertrekt plan je je reis en maak je de afweging. Ga je met je eigen auto? Met het risico op vertraging door file in de stad en op de ring. Of kies je de duurzame optie en ga je met het OV en een deelfiets? Natuurlijk wil je duurzaam reizen, maar je wilt niet verregend op de afspraak aankomen. Na een kleine zoekopdracht zie je dat er een autonoom shuttlebusje rijdt van een P+R naar de locatie van jouw afspraak. Dat is goed geregeld!

Het bereikbaar en leefbaar houden van steden en hun omgeving is een complexe opgave. Zulke opgaven los je immers niet op in een dag. Dit vraagt om een sterke samenwerking tussen (landelijke en regionale) overheden en partners. Denk aan het autonome shuttlebusje uit het voorbeeld hierboven. Zonder gemeente, provincie en werkgeversnetwerk kan zo’n dergelijke lijn niet tot stand komen. In dit artikel nemen we je mee in wat je kunt doen om een integrale samenwerking tussen partijen nog effectiever in te richten. Met als doel: een sterkere samenwerking en gezamenlijk ambities realiseren.

Hoe start of versterk je een integrale samenwerking?

Belangrijk bij een integrale samenwerking tussen verschillende partijen is dat je hetzelfde doel voor ogen hebt en dat je afspraken maakt over wat je doet om daar te komen. Het klinkt zo eenvoudig, maar in het bos van ambtelijke organisaties is niks zo simpel als dat het lijkt. Elke organisatie heeft zijn eigen cultuur, politieke kleur en voorkeuren. Het slagvaardig besturen van een samenwerkingsorganisatie kan daardoor ingewikkeld zijn. Daarom is het goed om gezamenlijke afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan een kraakheldere visie en ambitie, of afspraken wie welke rol of verantwoordelijkheden draagt. Zo leg je samen de basis voor een sterke en duurzame samenwerking.

Hoe pak je dat aan in de praktijk?

In het publieke domein zien we dat overheden steeds intensiever gaan samenwerken. Bijvoorbeeld als gevolg van decentralisatie, of omdat de opgaven dusdanig complex zijn dat samenwerking tussen (landelijke en lokale) overheden noodzakelijk is. Het samenwerken tussen verschillende overheden op een bepaald thema of overheidstaak wordt een publiek-publieke samenwerking genoemd. Ook hier is het leggen van een gezamenlijk basis belangrijk. Zo’n samenwerking kan gevat worden in een bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst.

Een bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst (SOK) is een contract of juridische overeenkomst tussen twee of meer partijen. Hierin worden de afspraken over de samenwerking, governance, de verantwoording, de wijze van inkoop, rechten & plichten en toekennen van financiële middelen vastgelegd. Hiermee is het juridische deel (rechtmatigheid) geborgd.

Praktijkvoorbeeld: Samenwerkingsorganisatie Goedopweg

In de regio Utrecht werken verschillende overheden al jaren succesvol samen onder de vlag van Goedopweg. Dit programma richt zich op het beter bereikbaar en beter leefbaar maken van de regio Utrecht door het uitvoeren van projecten gericht op de korte termijn (0 – 5 jaar). Echter, door aangescherpte wet- en regelgeving werd het steeds ingewikkelder om de gezamenlijke ambitie slagvaardig te realiseren. Ondanks dat de partijen binnen Goedopweg al sinds 2014 succesvol samenwerken ontstond de behoefte om de spelregels en kaders (juridisch) vast te leggen om zo een sterke basis te leggen voor de toekomst.

Wees gewaarschuwd: hobbelige weg in het verschiet

Het opstellen van een SOK is een cadeautje (said no one ever). Maar zonder grappen, het opstellen van een SOK heeft flink wat voeten in de aarde. Los van het kiezen van de meest passende juridische samenwerkingsvorm (horizontaal publiek-publiek, of toch anders?), gaat het ook over het samenbrengen van de verschillende organisaties, hun werkwijze en organisatiecultuur. Een SOK brengt ook een bonuscadeau met zich mee. Het dwingt de samenwerkingsorganisatie om expliciet op te schrijven wat je als organisatie in de kern te doen hebt (ambitie) en hoe je dat gaat doen (rol- en taakverdeling van partijen, governance, financiële inbreng). Om die onderwerpen op papier te krijgen moeten de partijen dit met elkaar bespreken en concreet vastleggen. Dit krijg je alleen voor elkaar met een sterk staaltje proces- en stakeholdermanagement. Het cadeau? Het bespreken en doorleven van die onderwerpen creëert eigenaarschap en een sterker vertrouwen tussen de samenwerkende partijen.

Zelf aan de slag met het organiseren van een (samenwerkings-)overeenkomst?

Hierbij vijf tips uit de praktijk:

Tip 1: Goed gejat is niet beter. Elke samenwerking is anders. Zelfs de juridische basis is niet per definitie hetzelfde voor een soortgelijke organisatie. Dit goed doorgronden en daar een passende (juridische) basis bij vinden is essentieel. Zo voorkom je dat je meerdere keren terug gaat naar de tekentafel.
Tip 2: Geef de inhoudelijke professionals een centrale rol. Dit betekent in dit praktijkvoorbeeld dat de juristen van de verschillende organisaties het projectteam vormen en de overeenkomst van de grond af opbouwen. Zo zet je de experts echt achter het stuur.
Tip 3: Creëer een secundaire ring van professionals die een toetsende rol hebben. Dit zijn de stakeholders die een groot belang hebben in de werkbaarheid van de overeenkomst, maar inhoudelijk geen expert zijn op het vakgebied. In het Goedopweg- praktijkvoorbeeld bestond de secundaire ring uit businesscontrollers van de verschillende organisaties en vertegenwoordigers van de programmaorganisatie.
Tip 4: Zorg voor een stevige regierol. Vanuit een neutrale positie, constructief en oplossingsgericht. Elke organisatie heeft zijn eigen geschiedenis, organisatiecultuur en belangen. Geef daar de ruimte voor, maar zorg voor stevige regie in het proces gericht op het eindresultaat.
Tip 5: Vier de successen. Plan een borrel met het projectteam na de laatste werksessie en zorg dat het ondertekenmoment met de bestuurders een écht feestje is. Dit is namelijk het nieuwe begin van een fantastische samenwerking.

Tot slot…

Even terug naar Utrecht en het praktijkvoorbeeld van de samenwerkingsorganisatie Goedopweg. De juridische samenwerkingsovereenkomst heeft een nieuwe basis gelegd voor een langdurige samenwerking tussen verschillende overheden in de regio Utrecht. Dit geeft hen vernieuwde handvatten om samen de opgave en uitdagingen van vandaag te bestieren. Het is een klein en vaak ondergeschoven blokje in het fundament van hun samenwerking, maar het zorgt er wel voor dat de verschillende overheden effectiever samenwerken aan hun gedeelde opgave. Bijvoorbeeld dat autonome shuttlebusje dat over de provinciale weg rijdt om werknemers van een bedrijventerrein veilig, snel en droog te vervoeren.

Wil je ook effectief samenwerken?

Wij helpen dagelijks complexe samenwerkingsverbanden en organisaties met het inrichten van hun organisatie. Dit doen wij op basis van de principes van portfoliomanagement. Wij worden gevraagd vanwege onze betrokkenheid en expertise. Daar waar de samenwerking complex is en het lastig is om besluiten te nemen zijn wij op ons best. De SOK is een mooie concrete vorm van het inrichten van de samenwerking. Het legt een fundament voor organisaties en samenwerkingsverbanden om de organisatie verder in te richten om effectief en daadkrachtig te sturen. Hoe we dit doen in de praktijk? Bekijk dan onze klantcases.