Een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving

Nieuwe wetgeving kan grote impact hebben op organisaties. Zo ook voor deze uitvoeringsinstantie.
Om ervoor te zorgen dat de nieuwe wetgeving, vanuit de Europese Unie, geïmplementeerd wordt in de organisatie is een programma opgezet. Belangrijke elementen in het programma: een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving.

Een programma van deze omvang vraagt om een goed ingerichte programmabeheersing om te kunnen sturen, maar ook verantwoorden. Verantwoorden aan de interne organisatie en ook aan externe partijen zoals de Auditdienst Rijk (ADR).

Achtergrond

Binnen het programma is een centraal team verantwoordelijk voor programmabeheersing, zoals: beheren en monitoren budgetten, risicomanagement, integrale planning, change management en rapportages. In één onderdeel van het programma is de programmabeheersing ook decentraal ingericht. Het doel hiervan is om meer grip te krijgen op de voorbereiding van het voortbrengingsproces en het voortbrengingsproces zelf. Samen met de opdrachtgever is afgestemd welke beheersingsproducten ingericht diende te worden.

Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft een uiterst kundig en zeer toegewijd team met risico-gestuurd plannen een belangrijke hoeksteen voor succes van het programma gelegd én in stand gehouden: vertrouwen.

Kim Brouwer – portfoliomanagement consultant Intermedius

De volgende producten zijn opgeleverd en ingericht:

Governance. In een organogram schematisch weergegeven. Er is in kaart gebracht hoe de organisatie van het programma eruit ziet en hoe de verantwoordelijkheden en communicatielijnen lopen.
Risicomanagement. Risico’s zijn opgehaald met de stakeholders en in een risicoregister geplaatst. Dit register is frequent besproken met diverse stakeholders en bijgewerkt.
Changemanagement. Er is beschreven hoe de processen rondom het indienen en vervolgens behandelen van een change lopen. Dit proces is vervolgens beheerd.
Planning. De planning is opgesteld en afgestemd met verschillende programmaonderdelen. Deze planning is vervolgens bijgehouden.
Integrale voortgangsrapportage. Door middel van een rapportage werd het managementteam van het programma voorzien van voortgangsinformatie van diverse onderdelen van het programma.

Met de opgeleverde producten is meer inzicht en grip op het programma ontstaan. Doordat er veel aansluiting is gezocht bij reeds bestaande processen is het gemakkelijk voor het team om zelf met de producten verder aan de slag te gaan. Tevens is er een regulier overleg opgezet met het centrale team om de beheersingszaken af te stemmen om zo integraliteit te bewaken. Kim Brouwer (portfoliomanagement consultant bij Intermedius) was hiermee een onmisbare schakel in de beheersing van het programma.

De bevlogen adviseur van intermedius heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de beheersing van het programmaonderdeel