Hoe zorg je voor eenvoud en een totaal overzicht?

De provincie Noord Holland wil graag een helder portfolioproces van idee tot project inclusief besluitvorming. Het moet vooral praktisch en eenvoudig zijn. Één totaal overzicht van hun ICT behoeften.

“Het enthousiasme en de betrokkenheid van Arend heeft zeker geholpen om medewerkers weer mee te krijgen in portfoliomanagement.”

Gerlien Harthoorn – opdrachtgever Provincie Noord-Holland

De Provincie Noord-Holland is o.a. verantwoordelijk voor bruggen, sluizen, vaarwegen en het ruimtelijk beleid binnen de provincie. Met ca. 1400 medewerkers is er behoefte aan een betrouwbare en voorspelbare ICT omgeving. De provincie heeft drie directies die allen hun eigen ICT behoeftes hebben. De ICT ondersteuning is centraal binnen één directie geregeld.

Uitdagingen opdrachtgever

De provincie wil meer grip op de lopende projecten en wensen vanuit de organisatie. Om dit te realiseren gaan ze portfoliomanagement inrichten. Intermedius is gevraagd voor deze opdracht. De vier speerpunten waarop gefocust wordt zijn:

Geef het management inzicht in het nut en de noodzaak van een project vóór de start, zodat er onderbouwd een besluit wordt genomen.
Ontwikkel een helder portfolioproces: van idee tot project, inclusief besluitvorming.
Creëer een meerjarig portfolio.
Biedt inzicht en overzicht in de financiering van projecten.

Er is een helder proces om van idee tot project te komen: alle betrokkenen hebben zich geconformeerd aan dit proces.

Aanpak van Intermedius

Vanuit Intermedius hanteren wij een volwassenheidsmodel. Dit model bestaat uit vijf fasen op basis van twee assen: structuur & processen en cultuur & gedrag. In deze opdracht lag een sterke focus op de structuur & processen kant. Onderstaand de eerste drie stappen van het volwassenheidsmodel.

Creëer inzicht

Als eerste hebben we alle lopende projecten en initiatieven geïnventariseerd en duidelijk in een portfolio funnel weergegeven. Is iets een idee of project? Is er al een business case? Is het een lopend project met opdrachtgever, projectleider, budget enz. Iedere fase van de portfolio funnel is gedefinieerd inclusief sjablonen en besluitvorming om van idee tot project te gaan. Alle initiatieven zijn geplot zodat helder is welk initiatief zich in welke fase bevindt.

Mijlpalen portfolio — Alle mijlpalen in de afbeelding zijn fictief maar vergelijkbaar met het werkelijke overzicht

Stuur op resultaat

De wens was om één besluitvormingsstructuur voor alle projecten provincie breed te ontwikkelen. Hiervoor is o.a. een prioritering sessie gehouden met de sectormanagers. Hierbij werd de waarde van een project voor de organisatie bepaald door de manager en de impact op de uitvoering door de specialisten. Deze manier van prioriteren gaf de managers een goed beeld van de projecten binnen de verschillende sectoren en bood de mogelijkheid om sector overstijgend te prioriteren. Omdat veel van de projecten veel specifieke sector invulling vraagt en minder vanuit de IT afdeling bleek deze manier van prioriteren wel minder relevant. Daarom is er meer gericht op proces optimalisatie binnen de IT afdeling en het maximaal ondersteunen van de business in hun wensen. Van tijdig meedenken over oplossingen voor business vraagstukken, opstellen van functionele en technische wensen bij nieuwe aanbestedingen tot de implementatie van nieuwe applicaties. Al snel bleek dat veel van de projectwensen niet tot een project leiden omdat deze wensen op een andere manier realiseerbaar bleken.

Verkrijg grip

Vervolgens hebben wij de gebruikte project- en portfolio tool geconfigureerd en hebben alle projectleiders en informatiemanagers hun informatie in deze tool bijgewerkt zodat er één totaal overzicht ontstond. Van ieder project zijn de mijlpalen gedefinieerd en over de financiën zijn afspraken gemaakt. Zo legt ieder project haar budget en uitputting met dezelfde indeling vast. Het dashboard is in eerste instantie in Excel gebouwd en daarna geautomatiseerd in Qlik Sense met een API naar de gebruikte project- en portfoliomanagement tool. Hierdoor zijn de dashboards altijd realtime en een stuk gebruiksvriendelijker.

Werkwijze vernieuwingsproces — De data in bovenstaande figuur zijn fictief

Resultaat

Inzicht en overzicht

Het geautomatiseerde dashboard geeft iedereen in de organisatie inzicht in de portfoliofunnel, de realisatie van projecten en de uitputting van de financiën. Ook is er een fysieke uitgetekende funnel op de afdeling zodat het ook offline leeft.

Rapportages en procesverbeteringen

Daarnaast zijn veel processen verbeterd, waaronder het vaststellen van de i-portfolio. Ook maandelijkse, jaarlijkse en 3-jaarlijkse portfolio rapportages worden gemakkelijk opgeleverd. Er is een helder proces van besluitvorming: hoe komen we van een idee tot een project. Alle betrokkenen hebben zich ook geconformeerd aan dit proces.

Duidelijk vervolg

De medewerkers van de organisatie hebben nu voldoende handvatten en kunde om zelfstandig verder te werken. De volgende stappen zijn:

Opgedane inzichten gebruiken om nog beter te sturen op resultaat.
De afhankelijkheden tussen de projecten nog beter in beeld brengen.
Samen met projectleiders en opdrachtgevers regelmatig bijsturen op plannen en op te leveren resultaten.

Klantcases

Hoe zorg je voor eenvoud en een totaal overzicht?

Uitdagingen opdrachtgever