Het opzetten van een Community voor Opgavegericht Werken

Intermedius heeft de Rijksorganisatie ODI ondersteund bij het ontwikkelen van de manier van werken bij opgavegericht werken. En daarnaast wilden ze meer grip krijgen op het portfolio aan opgaven. Een integrale portfoliomanagement aanpak voor opgavegericht was het resultaat.

De nieuwe Rijksorganisatie ODI heeft als missie om samen met rijkspartners te bouwen aan een toekomstbestendige overheid. Dit realiseren zij door experts op het gebied van organisatieontwikkeling, digitalisering en innovatie op opdrachtbasis uit te lenen aan diverse onderdelen binnen de rijksoverheid. Met het hart van een rijkscollega maar met de blik van een buitenstaander werken zij aan belangrijke maatschappelijke vraagstukken.

Een sleutelrol hierin is weggelegd voor opgavegericht werken. Hierbij komen verschillende disciplines samen rondom een specifieke prioritaire (maatschappelijke) opgave. Vanuit Intermedius hebben we Rijksorganisatie ODI ondersteund bij het ontwikkelen van de manier van werken van opgavegericht werken en het grip krijgen op het portfolio aan opgaven. We creëerden een integrale portfoliomanagement aanpak voor opgavegericht werken; een essentieel onderdeel hiervan was de oprichting van een community.

Met plezier heb ik samengewerkt met Roshni, bescheiden en doortastend en veel kennis van zaken. Vanuit een veranderkundig perspectief nam ze de omgeving mee bij de vorming van de community en invulling van portfoliomanagement. Voordat je het weet heeft ze de basis uitgewerkt, dat staat als een huis.

Mark Dierkes, Programmamanager, Rijksorganisatie ODI

Wat is het doel van de community?

Een community is een middel om synergie te creëren in een bepaald domein. De community voor opgavegericht werken, waarin elke opgave vertegenwoordigd is door de verantwoordelijke (programma)manager, heeft meerdere doelen:

Het dient als een platform om gedeelde kennis, expertise, ervaringen en ideeën over opgavegericht werken binnen ODI optimaal te benutten en de manier van werken continue te verbeteren.
Daarnaast zorgt de community voor betere afstemming en coördinatie binnen de organisatie; de samenhang tussen opgaven is geborgd.
De community functioneert ook als klankbordgroep voor portfoliomanagement en MT. Zo adviseert de community over overkoepelende risico’s, issues en organisatieverbeteringen die nodig zijn om effectiever aan opgaven te werken.

De succesfactoren van de community

Het succes van de community was afhankelijk van een aantal kritische factoren:

Mandaat van het management: Steun van het management is cruciaal voor het succes van een community. Dit houdt in dat het management de waarde en het belang van de community erkent, de nodige middelen en steun verstrekt, en de resultaten en inspanningen van de community waardeert. Dit mandaat van het management kan leden van de community helpen om hun rol serieus te nemen en hun bijdrage te zien als een waardevol onderdeel van hun werk.
Vertrouwen: Vertrouwen vormt de basis voor een open, eerlijke en transparante communicatie tussen de leden van de community. In een omgeving waar vertrouwen heerst, voelen leden zich veilig om hun kennis en ervaringen te delen, maar ook om hulp te vragen en hun mislukkingen of onzekerheden te uiten.
Een effectieve facilitator: Een competente en betrokken facilitator is essentieel voor het succes van een community. De facilitator organiseert en coördineert sessies, stimuleert de betrokkenheid van leden, zorgt voor een veilige en inclusieve omgeving, faciliteert workshops en discussies en helpt bij het wegnemen van blokkades. De facilitator speelt ook een sleutelrol bij het onderhouden van de dynamiek en energie van de groep, en bij het zorgen voor de voortdurende focus op de doelstellingen van de community.
Duidelijke afspraken en doelen: De community moet duidelijke doelstellingen hebben die in lijn zijn met de behoeften van zowel de organisatie als van de deelnemers. Door gezamenlijk een community charter met samenwerkingsafspraken te creëren ontstaat er duidelijkheid zijn over wat er van de leden wordt verwacht, inclusief hun verantwoordelijkheden en de bijdrage aan de community.
Actieve participatie: Een succesvolle community is afhankelijk van de actieve betrokkenheid en participatie van haar leden. Dit omvat niet alleen het bijwonen van bijeenkomsten, maar ook het bijdragen aan discussies, het delen van kennis en ervaringen, en het deelnemen aan gemeenschappelijke leer- en ontwikkelingsactiviteiten.
Continue leren en verbeteren: De community moet een cultuur van continue leren en verbetering bevorderen. Dit betekent dat er regelmatig ruimte moet zijn voor reflectie en feedback, en dat de community zich moet aanpassen en evolueren op basis van de behoeften van haar leden en de organisatie.

Het resultaat

De waarde van de community werd al kort na de oprichting aangetoond. Zo leidde het bespreken van de samenhang tussen opgaven bijvoorbeeld tot verdiept inzicht van elkaars opgaven en wat de kansen zijn om bij de aanpak van iedere opgave maximaal dienend te zijn aan het grotere geheel. Met deze nieuwe manier van werken heeft Intermedius samen met de opdrachtgever en communityleden de effectiviteit van het opgavegericht werken verhoogd en een omgeving gecreëerd waarin samenwerken en continue verbeteren centraal staan.