Kwaliteitssysteem bij een alliantie portfolio

Zeven regionale netbeheerders zijn vijf jaar terug een intensieve samenwerking aangegaan. Deze alliantie had één doel: Betere markfacilitering en uiteindelijk de energietransitie in Nederland mede mogelijk maken. Om dit doel te bereiken was het van essentieel belang dat er een centrale applicatie ontwikkeld werd. Deze applicatie centraliseert en uniformeert een aantal van hun belangrijkste processen.

Om de realisatie van de applicatie en de benodigde wijzigingen in de business mogelijk te maken werd een grootschalig programma gestart. Het programma C-ARM. De expertise van Intermedius is hierbij ingeschakeld om een kwaliteitssysteem in te richten waarmee de beheersing van het programma verbeterd werd. Een goede informatievoorziening om het besluitvormingsproces te faciliteren stond daarin centraal.

“Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft Dirk Schmidt uiterst kundig en zeer toegewijd een kwaliteitssysteem neergezet dat als kader én werkwijze een belangrijke hoeksteen voor het succes van het programma vormde.”

Willem de Goeij – Programmadirecteur C-ARM

De aanpak van Intermedius

Een programma is een tijdelijke organisatie en kan daarom niet steunen op ingesleten processen en gewoontes. In een alliantie setting komt daar nog bij dat mensen vanuit verschillende organisaties samen werken en niet iedereen dezelfde werkwijze en standaarden gebruikt.

Sturen op basis van goede informatie heeft een substantiële bijdrage geleverd aan het succes van dit programma.

Dirk heeft een kwaliteitssysteem voor het programma ontwikkeld en is dit vervolgens gaan toepassen op de inrichting van het besluitvormingsproces. Het definiëren van een werkwijze en het voorschrijven van standaarden bleek niet voldoende te zijn. De uitdaging zit hem erin dat mensen ook volgens de standaarden gaan werken. Dirk heeft dit gedaan door met de betrokkenen samen het besluitvormingsproces te ontwikkelen en als proces coördinator op te treden. Hierdoor werden de collega’s begeleid in het werken volgens het proces.

Kwaliteitssysteem in programmasetting

Bij een kwaliteitssysteem wordt al snel gedacht aan KPI’s of aan testen. Maar in de kern gaat het er om dat we aan de verwachting van de klant voldoen. In dit geval verwacht de klant transparantie door een goede informatie voorziening. Daardoor wordt de opdrachtgever in staat gesteld om goede afwegingen te maken tussen de verschillende belangen. De eerste stap is dan niet het definiëren van KPI’s en meetinstrumenten, maar het neerzetten van een uniforme werkwijze zodat een voorspelbaar proces ontstaat.

Het management team en de opdrachtgever heeft behoefte aan een tijdige en betrouwbare informatievoorziening. Die heeft Dirk gerealiseerd door een proces in te richten dat borgt dat de juiste disciplines op het juiste moment betrokken worden. Hierdoor zijn plannen, notities en dashboards altijd gereviewd door de juiste specialisten. Dit alles wordt ondersteund door templates samenwerkingsomgeving in SharePoint.

Hiermee werd het heen en weer mailen overbodig en werd het proces van het opstellen van plannen en besluitvormingsdocumenten in zichzelf ook transparant. Die transparantie leidde ook weer tot tijdigheid omdat niemand wil dat iedereen ziet dat hij of zij de vertragende factor is. Hierdoor hebben we bereikt dat de informatievoorziening naar de opdrachtgever tijdig en betrouwbaar werd.

Het resultaat

Na het inrichten van dit kwaliteitssysteem ontstond een voorspelbaar proces van het aanleveren van informatie aan de opdrachtgevers. Het werd mogelijk om een besluitvormingskalender op te zetten waardoor bestuurders niet verrast werden door onderwerpen, maar vooraf hun achterban konden raadplegen en op basis van goede informatie besluiten nemen. Een overzichtelijk vastgelegde audit trail droeg hierin ook bij aan het vertrouwen dat bestuurders kregen in de voorgelegde besluiten.

Het Programma C-ARM is succesvol afgerond binnen tijd en binnen budget. Het kwaliteitssysteem stelde de programma directeur en de opdrachtgevers in staat om te kunnen sturen op basis van goede informatie en heeft daarmee een belangrijke bijdrage geleverd aan dit succes.