Klantcases
Een alliantieportfolio om gemeenschappelijk gebruik van ICT-oplossingen bij gemeenten te vergroten
Een flexibele aanpak van maatschappelijke opgaven vraagt om een herinrichting van de informatievoorziening. Het landelijk programma Common Ground heeft een alliantieportfolio opgezet die gemeenten inzicht geeft in ICT-oplossingen en standaarden, met als doel de betrokkenheid van gemeenten bij de ontwikkeling en het gebruik van de oplossingen te vergroten.
Common Ground
Een flexibele, dienstgerichte gemeentelijke overheid die nu en in de toekomst voldoet aan wet en regelgeving, dat is de visie van Common Ground.
Het programma Common Ground komt voort uit deze visie, en beschrijft hoe gemeenten hun informatievoorziening dienen in te richten om mee te kunnen in de cruciale modernisering van de informatievoorziening.
Met het Common Ground portfolio laten we de status zien van initiatieven van gemeenten, leveranciers, ketenpartners en VNG. Zoals bijvoorbeeld initiatieven op het gebied van moderne gegevensuitwisseling en slimme inzet van data, die echt gericht zijn op de verbetering van bedrijfsvoering, dienstverlening en een flexibele aanpak van de maatschappelijke opgaven. Een van de belangrijke doelen van het portfolio is dat gemeenten enthousiast worden om mee te doen in de ontwikkeling van Common Ground producten, of om producten in gebruik te nemen.
Een toegankelijk portfolio voor de community
De eerste vraag bij de opzet van een portfolio is vaak: kom zo snel mogelijk met een overzicht van de initiatieven die nu lopen – en in dit geval – ook de initiatieven die al zijn opgeleverd.
Sturen op gebruik
Er is een alliantieportfolio opgeleverd die alle betrokken partijen inzicht geeft in alle lopende Common Ground initiatieven en oplossingen. Een goede basis om vanuit het portfolio te sturen en zo de ontwikkeling en het gebruik van oplossingen te stimuleren.
Bijvoorbeeld door vraag en aanbod meerdere keren per jaar bij elkaar te brengen en gezamenlijk te werken aan oplossingen (incl. afspraken over financiering, implementatie en beheer). Of door de transparantie te vergroten, zodat bijvoorbeeld de relatie tussen componenten en toepassingen duidelijk is.
Geïnteresseerden kunnen vanuit het portfolio de software, documentatie en roadmap van een oplossing downloaden en gebruiken.
Nieuwe initiatieven
Iedereen met een nieuw Common Ground initiatief kan zich aanmelden voor het portfolio. Zo ontstaat er een groeiend aantal oplossingen die gemeenten kunnen helpt in de verbetering van hun informatiehuishouding. Dat vraagt uiteraard ook om een toetsing vanuit de portfoliofunctie: hoe draagt een nieuw initiatief bij aan de realisatie van de Common Ground visie.
Portfoliomanagement-proces
Consultants portfoliosturing Winnie Weintré en Anoek Zijderveld hebben het portfoliomanagement-proces ontwikkeld en vervolgens geïmplementeerd, inclusief de governance.
Daarbij hoorden ook:
- Selectie en confiduratie van geschikte tooling
- Het begeleiden van initiatiefnemers bij het professionaliseren van hun oplossing om tot een Common Ground oplossing en een juiste presentatie ervan in het portfolio te komen;
- Het communiceren van het bestaan en de waarde van de portfolio richting een complex stakeholdersveld op tactisch, operationeel en strategisch niveau. Onder deze stakeholders vallen gemeenten, leveranciers, de VNG en ketenpartners, waarvan sommigen koplopers en andere volgers zijn. Zo draagt het portfolio ook bij aan de veranderaanpak.
Het resultaat
Het portfolio staat per 1 maart 2023 live en is voor iedereen benaderbaar.
Het belangrijkste aspect van de aanpak om tot het opgeleverde portfolio te komen is: “SAMEN”. Samen met de belangrijkste stakeholders in het programma is het proces ontwikkeld en daarna de tooling ter ondersteuning. Daardoor zijn de kenmerken nu:
- Inzicht op de website: Via PowerBI bieden we op de website verschillende grafische weergaven van het gehele portfolio met alle initiatieven. Daarnaast laat het Gantt-chart dashboard zien wanneer er nieuwe producten beschikbaar komen.
- Snelle toegang tot de oplossingen en documentatie: Iedereen heeft toegang tot een openbare (GIT-)omgeving met daarin de open source software, contactpersonen, documentatie en roadmaps.
- Toegankelijke aanmelding van initiatieven: Het Common Ground Portfolio is echt een portfolio van de community. Iedereen die een project heeft dat bijdraagt aan de informatiekundige visie kan zich aanmelden. Door het automatiseren van de aanmelding is het portfolioproces efficiënt en behapbaar. Via community events nodigden we de community ook proactief uit om zich aan te melden.
- Toetsing van initiatieven: Ieder initiatief wordt beoordeeld op zinnigheid, bijdrage aan de strategische doelen en uiteindelijk ook het voldoen aan de Common Ground principes. Om hierbij verder te helpen is er een expertgroep opgericht die hiervoor de juiste kennis in huis heeft.
Zie ook: Common Ground Portfolio
Waardering
Er is lang gevraagd om- en gewacht op een portfolio met deze functionaliteit, maar tot voor kort was dat nog niet gelukt. Het huidige alliantieportfolio is gerealiseerd met gratis of al beschikbare middelen. Bij de VNG is vanuit de operationele niveaus veel waardering voor het opgeleverde resultaat, dat de verwachtingen op het gebied van beschikbaarheid van informatie en vormgeving overtreft. Dat heeft geleid tot samenwerkingen zoals met OpenCatalogi en een toename van het aantal aangemelde initiatieven.
