Een eenduidig beeld van de voortgang van de portfolio als geheel

Werkbedrijf is een divisie binnen UWV die mensen ondersteunt in het vinden van een nieuwe baan. Hoe beter dat gebeurt hoe minder (lang) mensen afhankelijk zijn van een uitkering. Het Werkbedrijf werkt dan ook continue aan de verbetering van haar dienstverlening, o.a. door de vervanging van legacy- door modernere applicaties.

Een eenduidig beeld van de voortgang van de portfolio als geheel

Wat begon als een zwangerschapsvervanging van een portfoliomanager bij het UWV is snel uitgegroeid tot de geboorte van meerdere nieuwe initiatieven binnen het portfoliomanagement van Werkbedrijf. Naast de al bestaande portfoliomanagement-taken bleek er bijvoorbeeld een grote wens tot verbetering van de portfoliorapportage; een eenduidig beeld krijgen van de voortgang van de portfolio als geheel, in plaats van op zichzelf staande samenvattingen van alle onderliggende projecten.

Arend is een doortastende en zeer resultaatgerichte portfoliomanager, die snel z’n draai vindt in een complexe omgeving. Door in verbinding te blijven met zijn omgeving en open te communiceren met stakeholders is hij bovendien een prettige collega en gesprekspartner. En hij heeft zeker geen 9-5 mentaliteit.

Maaike Velduizen – manager bij Werkbedrijf

Een goudmijn aan data

Omdat het UWV al op brede schaal gebruik maakt van uniforme processen, sjablonen en rapportages, bleek er een goudmijn aan data beschikbaar over bijvoorbeeld de opstart en voortgang van projecten. De uitdaging was om uit alle data van ca. 20 projecten een éénduidig beeld te krijgen op de voortgang van de portfolio als geheel, die kon dienen als leidraad voor verdere sturing.

_{Bovenstaand dashboard is enkel illustratief, alle data is fictief en heeft geen betrekking op de portfolio van het UWV.}

Aanpak en resultaat van Intermedius:

1. Roadmap

In samenwerking met domeinconsultants, architecten, domeinhouders en het portfoliobureau is een roadmap opgesteld. Daarin staan alle projecten die de komende jaren nodig zijn om de doelstellingen van Werkbedrijf te realiseren.

2. Dashboard

Om de voortgang van de projecten inzichtelijk te maken heeft het UWV Werkbedrijf als eerste divisie binnen het UWV een online dashboard gebouwd.

3. ‘Champagne Mijlpalen’

Alle projecten worden uitgevoerd om een verbetering in de uitvoering te realiseren. De Champagne Mijlpalen laten in het Dashboard zien wanneer projecten een directe waarde voor de medewerker of klant van het UWV opleveren. Zoals nieuwe functionaliteiten, pilots die van start gaan of juist oude applicaties die uit worden gefaseerd.

Resultaten

Er zijn mooie resultaten behaald voor het UWV Werkbedrijf. Zo geven de Roadmap en het Dashboard het gewenste inzicht en overzicht in de portfolio als geheel, de voortgang in mijlpalen, de financiële realisatie en planning. Mede hierdoor kon de maandelijkse portfoliorapportage van ca. 30 pagina’s worden teruggebracht naar ca. vijf pagina’s. De Champagne Mijlpalen helpen de ‘business value’ van projecten voor de medewerker en klant centraal te stellen. Zo kan Werkbedrijf nog beter sturen op verbetering van haar dienstverlening en zo belangrijke stappen zetten in het bereiken van haar maatschappelijke doelen.

Otto ten Dam

Managing Partner

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten

• Provincie Noord-Holland

Hoe zorg je voor eenvoud en een totaal overzicht?

De provincie Noord Holland wil graag een helder portfolioproces van idee tot project inclusief besluitvorming. Het moet vooral praktisch en eenvoudig zijn. Één totaal overzicht van hun ICT behoeften.