Hoe zorg ik voor betrouwbare informatie om keuzes te maken?

De prioriteiten op portfolioniveau moesten helder worden voor Logius zodat er gestuurd kon worden op epics die aandacht behoeven. Rust en een heldere portfoliofunnel hebben hen geholpen om keuzes te maken. Keuzes die ervoor zorgde dat de juiste initiatieven de eindstreep halen.

Logius levert digitale diensten aan overheidsorganisaties en houdt zich bezig met het ontwikkelen en beheren van publieke diensten als DigiD en MijnOverheid. Sinds januari 2019 heeft Logius voor een nieuwe werkwijze gekozen, conform de principes van het Scaled Agile Framework (SAFe). Deze verandering heeft als doel om wendbaar en flexibel te zijn, in combinatie met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Onderdeel van deze transitie was het inrichten van een aantal regiefuncties, waaronder (Lean) portfoliomanagement. Na het inrichten van een portfoliomanagementteam ontstond de vraag naar ondersteuning om dit team een stap verder te brengen.

Wij zijn blij met het Portfolio Kanban proces en de inrichting hiervan in de Jira Portfolio module. Het zijn concrete en direct bruikbare resultaten van een betrekkelijk korte opdracht. Hierbij hebben de consultants van Intermedius laten zien op inhoud en samenwerking een drijvende kracht te zijn. Dit heeft het Logius portfoliomanagement een mooie stap verder gebracht.

Portfoliomanager Logius

De ambitie van Logius

Ten tijde van een reorganisatie verandert er veel in een organisatie, zo ook bij Logius. Met de invoering van SAFe® en portfoliomanagement wordt er een andere denkwijze en mindset van medewerkers gevraagd. Deze overgang vraagt tijd, inspanning en ondersteuning. De wens van Logius was om een goed werkend (portfolio) Kanbanproces neer te zetten zodat de prioriteiten op portfolioniveau helder zijn en er gestuurd kan worden op epics die aandacht behoeven. Het uiteindelijke doel is dat Logius zelfstandig en eenduidig het portfoliomanagementproces kan uitvoeren.

De opdracht aan Intermedius

Logius heeft Intermedius gevraagd om ondersteuning te bieden aan het portfoliomanagementteam. De focus van deze opdracht lag in eerste instantie op het inrichten van een (portfolio)Kanbanproces, conform SAFe® principes en het gebruik hiervan faciliteren. Nadat de basis voor het proces was opgezet was er de wens vanuit Logius voor ondersteuning in het opzetten van requirements voor (portfolio) Kanbantooling en het zorgdragen voor de implementatie in de organisatie. Deze tooling moet bijdragen aan prioritering van epics en eenduidige vastlegging en werkwijze.

Aanpak

Onze expertise op het gebied van portfoliomanagement, SAFe® en werkwijze hebben wij ingezet om tot een aanpak te komen. Deze expertise stelt Logius in staat om tijdig bij te sturen indien nodig en om met innovatieve ideeën en oplossingen te komen die passen bij de wensen en ambities.

Wij hebben een Kanban werkdocument opgesteld waarin uitleg staat over de werkwijze van de verschillende fases in het (portfolio) Kanbanproces, drie nieuwe overlegvormen en de rollen en verantwoordelijkheden. Dit werkdocument vormt de basis voor samenwerking in het portfoliomanagementteam en de bredere organisatie. Door het introduceren van drie nieuwe overlegvormen, de New Idea Meeting, Funnel Progress Meeting en Epic Progress Meeting is er duidelijkheid gecreëerd in wat er besproken wordt in welk overleg. Tevens is er één moment waarop nieuwe epics kunnen worden ingebracht.

Tevens hebben wij gekeken naar de tooling en requirements. Logius heeft ervoor gekozen om Jira te gebruiken ter ondersteuning van de SAFe® implementatie. De requirements van portfoliomanagers zijn verzameld en uitgewerkt tot één document. Vervolgens zijn deze requirements door technische experts geïmplementeerd. Dit heeft ervoor gezorgd dat de werkwijze en dashboards in Jira passen bij de wensen van het portfoliomanagementteam. Aan de hand van deze dashboards is in één oogopslag te zien welke epics aandacht en sturing behoeven. Door middel van ‘learning on the job’ en trainingen in het gebruik van Jira zijn de portfoliomanagers getraind om de applicatie te gebruiken.

Het resultaat

De aanpak heeft ervoor gezorgd dat Logius snel stappen heeft kunnen zetten en verbeteringen door heeft kunnen voeren in de effectiviteit van het Kanbanproces. Dit stelt hen in staat om focus aan te kunnen brengen in prioritering van epics, sturingsinformatie kan leveren, en binnen de organisatie de juiste plek weet te vinden om de ideeën in te brengen en te verzamelen. Op deze manier kunnen alle stakeholders voorzien worden van juiste en betrouwbare informatie.