Voordelen portfolio management
Voordelen portfoliomanagement? Grip op verandering en regie op voortgang…
Organisaties worstelen met de (maatschappelijke) complexiteit en verandering. De combinatie van meer ambities en minder middelen leidt tot een scala aan symptomen en problemen. Portfoliomanagement biedt veel voordelen om deze op te lossen en te focussen op het waarmaken van ambities:
1. Regie op de voortgang van doelen pakken én houden
Van elkaar intern beconcurreren op schaarse capaciteit naar een bestuurbaar proces én ontwikkeling van gedrag dat gefocust is op gezamenlijke doelen.
2. Helder overzicht & inzicht creëren
We zorgen voor overzicht op alle lopende projecten, en geven inzicht in hoe deze bijdragen aan de strategische doelen. Cruciaal voor besluitvorming.
3. De juiste informatie om gefundeerde keuzes te maken
Bestuurders, directies en/of senior management krijgen de juiste informatie om gefundeerde keuzes te maken: welke projecten dragen het meest bij aan strategische doelen, welke start je, welke stop je?
4. Weten hoe projecten te prioriteren & balanceren
Vanuit overzicht & inzicht óók bij onverwachte situaties de juiste keuzes kunnen maken, zodat de voortgang niet blijft hangen op capaciteit.
Portfoliomanagement biedt enorme voordelen, die bij veel organisaties nog niet volledig worden benut. Als expert in portfoliomanagement en portfoliosturing helpen we je graag:
Intermedius is opnieuw verkozen tot één van de beste adviesbureaus voor portfoliomanagement…
Gemeente Eindhoven
“De consultants van Intermedius hebben vanuit hun specialistische kennis en ervaring samen met alle betrokken gezorgd voor praktisch toepasbare oplossingen, die écht waren toegesneden op de benodigde meerwaarde voor de organisatie…“
Vodafone-Ziggo
“Het team van Intermedius is van grote meerwaarde geweest bij het programma One way of Portfolio-management. In de Agile-transitie van VodafoneZiggo hebben Intermedius en het programmateam een blueprint ontwikkeld en deze vertaald naar de praktijk. Het resultaat wordt breed gedragen.“
Ministerie SZW
“Het IV-portfolioproces stelt ons in staat om de juiste dingen goed te doen. Als SZW pakken en houden we gezamenlijk de regie op alle lopende IV-trajecten. Zodat we – in een complexe politieke omgeving – continu de juiste keuzes kunnen maken en zo de meeste waarde leveren voor de maatschappij...”
500+ succesvolle portfoliomanagement-opdrachten afgerond voor o.a.:
Portfoliomanagement biedt voordelen om voortgang te boeken in een complexe omgeving
Het wordt voor organisaties steeds lastiger om zich aan te passen aan een samenleving die continu en steeds sneller verandert. De ambities zijn groot, evenals de druk van buitenaf, maar de middelen zijn beperkt.
Voor organisaties vertaalt deze complexiteit zich in grote maatschappelijke opgaven, zoals de klimaat- en energietransitie, de vergrijzing van de beroepsbevolking, en de invloed van disruptieve technologieën als AI. De potentiële beroepsbevolking neemt de komende decennia bovendien af, terwijl de eisen aan de organisaties toenemen. Dit leidt tot een groot probleem: ambities overstijgen structureel de beschikbare capaciteit en het verandervermogen van de organisatie.
Het gevolg is een continue (onbewuste) concurrentiestrijd tussen directies, tussen domeinen, afdelingen, teams, om de schaarse capaciteit. Het voordeel van portfolio management is dat het structuur & logica aanbrengt om strategische doelen te realiseren en deze concurrentiestrijd voorkomt.
Het voordeel van voorspelbaarheid in het publieke domein
Voor de publieke sector is portfoliomanagement sterk gecentreerd rond het concept van voorspelbaarheid en betrouwbaarheid. Door de daling van het vertrouwen in overheden, is het vermogen om beloofde maatschappelijke resultaten binnen budget en tijd te leveren cruciaal voor het herstel van het publieke vertrouwen.
De symptomen van het probleem (onduidelijke strategische richting, gebrek aan focus en besluiteloosheid) worden aangepakt door de structuur van portfoliosturing (een verdiepende en verbrede variant van portfoliomanagement zoals het in de praktijk wordt toegepast). Het resultaat is een hogere voorspelbaarheid van prestaties en de mogelijkheid om gemaakte keuzes goed te verantwoorden. Dit maakt de organisatie niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder, wat een groot strategisch voordeel in het publieke domein is.
Portfoliomanagement in de praktijk
G4-gemeente
Proces en effectmeting om gezamenlijk op ambitieuze doelen te sturen…
Ministerie SZW
Een integraal overzicht in informatievoorziening om vroegtijdig te sturen op kansen en risico’s…
Hoogheemraadschap
Een effectief besluitvormings-mechanisme voor de informatie-projectenportfolio van HHNK…
NS
Tijdig bijsturen door een integrale portfolioplanning die resource knelpunten in beeld brengt…
Wat betekent portfolio management voor organisaties?
De wereld verandert sneller dan organisaties kunnen bijbenen
Portfolio management is vandaag relevanter dan ooit, en dat heeft alles te maken met de wereld waarin organisaties opereren. Zowel in de publieke sector, de energiesector als in de zakelijke markt geldt: de hoeveelheid verandering groeit exponentieel, maar de beschikbare capaciteit, middelen en bestuurlijke aandacht niet.
De realiteit van organisaties anno nu:
- strategische ambities zijn omvangrijk en urgent;
- veranderingen worden steeds complexer, met meer afhankelijkheden;
- resources zijn schaars – vooral specialisten en IT-capaciteit;
- maatschappelijke druk vraagt om transparantie, snelheid en verantwoording;
- teams ervaren hoge werkdruk en gebrek aan richting;
- bestuurders hebben te maken met bestuurlijke dynamiek, politieke verwachtingen en publieke zichtbaarheid;
- AI, digitalisering, energietransitie en datagedreven werken creëren continu nieuwe eisen.
Portfoliomanagement voorziet daarbij in een cruciale behoefte: gericht sturen op wat écht waarde oplevert.
1.1. Versterking van bestuurskracht
Eén van de meest genoemde voordelen portfoliomanagement is dat het de bestuurskracht versterkt. Bestuurskracht betekent:
- het vermogen om richting te geven;
- duidelijke keuzes te maken;
- koersvast te zijn in een dynamische omgeving;
- realisatie te bewaken;
- bij te sturen waar nodig.
Portfoliomanagement creëert Bestuurskracht door:
- regie op strategische doelen;
- overzicht op/inzicht in bijdrage van initiatieven;
- transparantie in voortgang;
- wendbaarheid: het vermogen om snel te starten, te stoppen of te versnellen;
- data-gedreven en gefundeerde dialoog en besluitvorming.
Dit bestuurders effectiever en geeft hen de regie om de voortgang op doelen te besturen én te verantwoorden, in plaats reageren op incidenten.
1.2. Integraal zicht op initiatieven én hun bijdrage
Organisaties zonder portfolio hebben vaak maar beperkt zicht op:
- wat er precies gebeurt;
- welke initiatieven er allemaal lopen;
- wat de samenhang is;
- waar de risico’s zich verzamelen;
- waar schaarste ontstaat;
- welke activiteiten wel of niet bijdragen aan doelen.
Portfoliomanagement biedt een compleet overzicht en ordent initiatieven in samenhang. Hierdoor ontstaat een gezamelijke waarheid – een set die één waarheid biedt over:
- scope
- voortgang
- capaciteit
- waarde
- impact op de strategische koers
- afhankelijkheden
Alleen al deze transparantie levert enorme portfolio management voordelen op.
1.3. Verantwoording van keuzes
Zeker in publieke en semi-publieke sectoren is verantwoording essentieel:
- richting stakeholders;
- richting medewerkers;
- richting ketenpartners;
- richting politiek;
- richting burgers of klanten.
Portfoliomanagement maakt die verantwoording feitelijk, objectief en inzichtelijk. Bestuurders kunnen laten zien:
- waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn;
- welke alternatieven er waren;
- waarom bepaalde initiatieven prioriteit krijgen;
- wat de verwachte en gerealiseerde opbrengsten zijn.
Het stimuleert openheid en vertrouwen, die hard nodig zijn in een tijd waar het vertrouwen in de overheid onder druk staat.
1.4. Continu leren en verbeteren
Een portfolio werkt cyclisch – bij voorkeur in een kwartaal-ritme. Daardoor ontstaat:
- continue reflectie;
- grotere wendbaarheid;
- een lerende organisatie;
- ruimte voor experiment en bijsturing;
- tijdige signalering van problemen.
Organisaties die portfoliosturing structureel toepassen zien hun verandervermogen jaar op jaar toenemen.
1.5. Heldere governance
Portfoliomanagement maakt governance expliciet en dwingt helderheid af. Geen impliciete afspraken, maar:
- duidelijke structuur;
- rollen en verantwoordelijkheden;
- besluitvormingsmomenten;
- escalatiepaden;
- criteria voor waarde en prioriteit.
Dit maakt organisaties bestuurbaar en voorspelbaar.
Video
Voordelen portfoliomanagement in 30 seconden
Wat levert dat op voor een organisatie, en hoe leg je dat uit? We hebben het samengevat in 30 seconden:
Concrete voordelen van portfoliomanagement en -sturing
Welke voordelen bieden portfoliomanagement en -sturing, voor de organisatie als geheel en op strategisch, tactisch en operationeel niveau? Een uitgebreid overzicht van symptomen & problemen…
Overkoepelende voordelen portfoliomanagement
Overkoepelende voordelen
A. Versterking van bestuurskracht
Portfoliomanagement en portfoliosturing zorgen voor regie op de voortgang van strategische doelstellingen, met een focus op de initiatieven die bijdragen aan de realisatie van de strategie. Zo maakt het complexe veranderopgaven bestuurbaar.
B. Integraal zicht op initiatieven én hun bijdrage
Alle veranderinitiatieven, groot en klein, komen in beeld. Geen initiatieven meer die onder de radar blijven en een onbekende of ongewenste impact hebben op resources.
C. Verantwoorden en uitleggen van keuzes
Doordat ambities worden vertaald naar concrete doelstellingen, er een heldere structuur ligt en de kwaliteit van data over voortgang en effect steeds beter wordt, kunnen gefundeerde keuzes en afwegingen worden gemaakt: wat doen we wel, wat doen we niet. Zo kunnen keuzes goed worden verantwoord richting interne en externe stakeholders, zoals Raad van Bestuur, OR, medewerkers, klanten, leveranciers en ketenpartners.
D. Continu leren en verbeteren
Door systematische evaluatie van de voortgang en herprioritering ontstaat een lerende organisatie, die niet alleen steeds beter presteert maar ook steeds sneller anticipeert op risico’s en knelpunten.
E. Duidelijke governance
De governance wordt op alle niveaus ingericht: daarmee wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe de besluitvorming is ingericht en hoe we met elkaar samenwerken.
Symptomen & problemen
- Organisaties hebben onvoldoende idee van de impact van de implementatie en uitvoering van portfoliomanagement op de organisatie, met een gebrek aan rolneming tot gevolg.
- Er is een continue (onbewuste) concurrentiestrijd tussen directies, tussen afdelingen, tussen teams om schaarse capaciteit (met name specialisten).
- Complexiteit van de portfolio is (te) hoog: projecten zijn onderling afhankelijk, volgen elkaar op, zijn onzeker in tijd of nog niet uitgewerkt.
- Geen gepubliceerde en complete veranderportfolio: strategische én niet-strategische initiatieven concurreren om aandacht. Transparantie ontbreekt, wat verwarring en versnippering veroorzaakt.
- Moeite met ‘nee’ zeggen (beleidsmatig én cultureel): ambities zijn hoog, maar er is angst om ‘nee’ als obstructief of ongewenst te zien.
- Interne tegenstellingen blokkeren samenwerking.
- Slechte verbinding tussen strategie en realisatie.
- Samenwerking met andere organisaties loopt moeizaam.
- Brandjes blussen domineert, lange termijn ontbreekt.
- Gebrek aan focus en houvast (zowel individueel als collectief).
- Complexiteit is overweldigend (beleidsniveau én werkvloer).
- Besluiteloosheid – alles lijkt belangrijk; keuzes ontbreken.
- Druk op schaarse resources (breed gedragen issue).
- Onzekerheid door vage strategische richting.
- Vermijden van conflict: keuzes worden ontweken om conflicten te vermijden. Liever harmonie dan resultaat – ten koste van effectiviteit.
- Slecht nakomen van afspraken: afspraken zijn vaak informeel of impliciet.
- Resultaatgerichte samenwerking ontbreekt, focus ligt op de relatie.
- Gebrek aan de juiste kennis en informatie als input voor besluitvorming.
Voordelen portfolio management op strategisch niveau
Voordelen op strategisch niveau
A. Verbinding tussen strategie en uitvoering
Portfoliosturing verbindt strategische ambities met concrete initiatieven, waardoor organisaties daadwerkelijk regie krijgen over het realiseren van hun doelen:
- Ambities worden vertaald naar herkenbare en meetbare strategische doelstellingen, die richting geven aan keuzes en uitvoering.
- Overzicht en inzicht in de samenhang van initiatieven brengen knelpunten aan het licht, verminderen risico’s en maken samenwerking, samenvoeging en ontdubbeling mogelijk.
- Draagt bij aan een goede, noodzakelijke communicatie richting organisatie en stakeholders over koers, keuzes en implicaties voor teams en individuen.
- Biedt naast de vitale koppeling tussen strategie en realisatie ook de mogelijkheid tot aansluiting met beheer en gebruik, waardoor effecten van initiatieven op strategische doelen gemeten kunnen worden.
- Maakt een besturingsontwerp mogelijk dat aansluit bij de organisatie (agile, waterval of hybride).
- Linkt de persoonlijke en teamdoelen aan organisatiedoelen (bv. door Key Value Metrics), zodat voor iedereen duidelijk is hoe ze persoonlijk en als team bijdragen aan de strategie.
B. Gefundeerde besluitvorming op topniveau
Topmanagement wordt gefaciliteerd met gestructureerde informatie over impact, kosten en timing van initiatieven, wat bijdraagt aan een goede feitelijke dialoog en gefundeerde keuzes.
C. Prioritering op basis van waarde
Door initiatieven te beoordelen op hun bijdrage aan strategische doelstellingen, ontstaat focus op datgene wat het meest oplevert in termen van waardecreatie.
D. Wendbaarheid in een onvoorspelbare wereld
Door een kortcyclische inrichting van het portfoliosturingsproces én inzicht in de samenhang, bijdrage aan strategische doelen en voortgang van de initiatieven, kun je snel bijsturen en de strategische koers aanpassen.
E. Inzicht in verandercapaciteit maakt groei bestuurbaar
Organisaties krijgen zicht op wat haalbaar is binnen hun beschikbare capaciteit. Hierdoor worden onrealistische ambities voorkomen en ontstaat bestuurbare groei.
F. Gedegen finance- & resource-ontwikkeling
- Finance: input voor de financiële jaar- en meerjarenplanning
- Resources: vaststellen benodigde formatie- ontwikkeling de (nabije) toekomst nodig zijn (FTE’s, skills).
Symptomen & problemen
- Gebrek aan duidelijke organisatiedoelen: doelen zijn vaak te vaag om richtinggevend te zijn bij besluitvorming: niet voldoende specifiek, meetbaar en breed bekend binnen de organisatie.
- Ontbreken van richtinggevend mechanisme: Geen vast proces om keuzes binnen de portfolio te maken.
- Besluiten worden niet tijdig of duidelijk gecommuniceerd naar teams.
- Leiderschap durft geen heldere negatieve keuzes te maken.
- Ervaringen van leiders: veel overleg, weinig besluiten.
- Strategische doelen boeken geen voortgang.
- Aanpassingsvermogen bij onverwachte gebeurtenissen is minimaal.
- (Te) veel geld: budgetoverschot leidt tot minder kritisch kiezen, ruimte voor (interne) politiek en persoonlijke belangen.
Voordelen portfoliomanagement op tactisch niveau
Voordelen op tactisch niveau
A. Heldere structuur voor change en innovatie
Portfoliomanagement biedt een raamwerk voor het structureren van ideeën, projecten en programma’s in een overzichtelijk geheel, inclusief lifecyclemanagement en balans tussen run en change.
B. Meer balans tussen korte en lange termijn
Een goed portfolio bevat zowel quick wins als strategische investeringen voor de toekomst. Deze balans voorkomt eenzijdige focus en versterkt de toekomstbestendigheid.
C. Beheersing van middelen
Door capaciteitsvraag en -aanbod expliciet tegen elkaar af te zetten, kunnen beschikbare middelen (geld, mensen, technologie) efficiënter ingezet worden.
D. Transparantie en dialoog
Portfoliosturing initieert en faciliteert de juiste gesprekken tussen afdelingen, leiders en teams over prioriteiten, afhankelijkheden en haalbaarheid.
E. Focus op alle niveaus verhoogt het verandersucces
Door het selecteren en faseren van initiatieven wordt het aantal lopende veranderingen beperkt en neemt de slagingskans toe. Minder is meer.
F. Visuele feedback verbetert besluitvorming
Een goede (visuele) informatievoorziening maakt de samenhang en voortgang van initiatieven voor iedereen helder. Dat versterkt de dialoog en verbetert de besluitvorming.
Symptomen & problemen
- Gebrek aan besluitvaardigheid: moeite met prioriteren, vooral in wat níet opgepakt wordt.
- Middelmanagement neemt geen eigenaarschap.
- Resultaatgerichte samenwerking ontbreekt.
- Slecht nakomen van afspraken – focus ligt op relatie, niet op resultaat.
- Vermijden van conflict – keuzes worden ontweken.
- Projecten zijn onderling afhankelijk, volgen elkaar op of zijn onzeker in tijd.
- Tekorten in capaciteit – mensen, vaardigheden, technologie.
- Te veel of te weinig budget beïnvloedt kwaliteit van keuzes.
- Overbelasting van teams leidt tot lagere productiviteit en minder resultaat
Portfolio management voordelen op operationeel niveau op
Voordelen op operationeel niveau
A. Concrete richting voor teams
Heldere doelen en prioriteiten zorgen ervoor dat uitvoerende teams weten wat belangrijk is, wat wanneer moet gebeuren, en waarom.
B. Vermindering van werkdruk en verwarring
Door scherpe keuzes te maken in wat wél en níet gedaan wordt, ontstaat meer focus. Dat vergroot de motivatie, verlaagt de werkdruk en vermindert uitval.
C. Minder resourceconflicten
Goed capaciteitsmanagement leidt tot minder resourceconflicten en snellere toekenning van resources.
D. Vermindering van overbelasting van specialisten
Door een heldere prioritering en capaciteitsmanagement worden specialisten niet langer ‘overal bij betrokken’, maar gericht ingezet op wat nu de meeste waarde oplevert.
E. Snellere en betere besluitvorming
Korte cycli (zoals kwartaalsturing) zorgen voor continue feedback en maken bijsturing mogelijk voordat problemen uit de hand lopen.
F. Cultuurverandering richting eigenaarschap en resultaatgerichtheid
Portfoliosturing vraagt van teams én leiders dat ze eigenaarschap nemen voor hun keuzes en hun resultaten, wat leidt tot professionelere samenwerking.
G. Hogere voorspelbaarheid van prestaties
Door het meten van voortgang op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren ontstaat controle over het realisatieproces en kunnen afwijkingen tijdig worden aangepakt.
H. Betere benutting van talent en expertise
De juiste mensen worden op de juiste projecten gezet. Dat verhoogt niet alleen de effectiviteit, maar draagt ook bij aan de ontwikkeling van medewerkers.
Symptomen & problemen
- Tekorten in capaciteit:ambities zijn groter dan het verandervermogen.Tekort aan mensen, vaardigheden en schaalbare technologie.
- Geldgebrek: beperkte middelen hinderen voortgang.
- Chronische overbelasting van specialisten.
- Hoge werkdruk – alles tegelijk proberen te doen.
- Angst om afgerekend te worden.
- Ervaringen van medewerkers: vaagheid, besluiteloosheid van management.
- Toenemend ziekteverzuim.
- Geldgebrek of juist te veel geld leidt tot ineffectiviteit.
- Initiatieven concurreren om aandacht zonder transparantie.
- Alles moet tegelijk – geen ruimte om te temporiseren of te schakelen.
Intermedius is dé expert op het gebied van portfoliomanagement én portfoliosturing
Portfoliosturing (portfoliomanagement 2.0) vereist gespecialiseerde kennis die verder gaat dan de implementatie van een methodiek of tooling. Het is cruciaal dat er een verbinding wordt gelegd tussen strategie en uitvoering, waarbij zowel harde processen en zacht gedrag worden geborgd.
Intermedius is dé expert op het gebied van portfolio management én portfoliosturing in Nederland. Met 20 jaar ervaring en ruim 500 succesvol uitgevoerde opdrachten in de publieke, energie- en zakelijke sector, heeft Intermedius de integrale portfoliosturing aanpak ontwikkeld als antwoord op de structurele tekortkomingen van standaard PPM-modellen. Deze aanpak adresseert niet alleen de procesmatige kant (hoe komen we tot gefundeerde keuzes?), maar ook de culturele en leiderschapsaspecten (hoe zorgen we voor eigenaarschap en lef?).
Onderzoek: de voordelen van portfolio management
Portfoliomanagement helpt organisaties hun projecten slim te kiezen en effectief aan te sturen, zodat middelen maximaal bijdragen aan bedrijfsdoelen. Maar wat werkt écht, en wat zijn de nieuwste lessen uit de wetenschap? Acht internationale onderzoeken en een breed literatuuronderzoek brengen de meest actuele inzichten voor praktijk en beleid. Samen tonen ze aan:
1. Strategische afstemming is cruciaal:
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun projecten werkelijk aansluiten bij hun bedrijfsdoelen
2. Risicobeheer is essentieel:
Bedrijven die risico’s goed herkennen en beheren, hebben veel meer succes
3. Snelheid en flexibiliteit zijn voordelen:
Bedrijven die snel kunnen reageren op veranderingen en snel beslissingen kunnen nemen, presteren beter
4. Goede structuren ondersteunen succes:
Formele processen, duidelijke regels en sterk leiderschap helpen allemaal
5. Voortdurende afstemming is nodig:
Eenmalige planning is niet genoeg – bedrijven moeten regelmatig controleren of hun projecten nog steeds op de juiste spoor liggen
6. Niet alle praktijken werken overal:
De beste aanpak hangt af van het soort bedrijf en hoe het tegen verandering aankijkt
Portfoliomanagement, wanneer goed uitgevoerd, helpt bedrijven betere resultaten te bereiken en hun strategische doelen sneller na te streven.
Een overzicht van de onderzoeken:
1. Trends in portfoliomanagement
Onderzoek:
Dit onderzoek analyseerde twintig invloedrijke wetenschappelijke artikelen over projectportfoliomanagement.
Resultaten:
Het onderzoek toonde aan dat ouder onderzoek vooral gericht was op het creëren van systemen om projecten te selecteren en prioriteiten te stellen. Nieuwere onderzoeken verschuiven echter naar het begrijpen van de menselijke kant van portfoliobeheer – hoe mensen beslissingen nemen en hoe bedrijven flexibel kunnen reageren op veranderingen. Succesvol portfoliobeheer gaat niet alleen over regels en processen, maar ook over de mensen die deze processen uitvoeren en hun vermogen om aan te passen. Daarbij is het veranderkundig aspect van portfoliomanagement doorgaans onderbelicht.
Bron: https://pure.au.dk/portal/files/313086141/2548_Towards_rethinking_Project_portfolio_mana.pdf
2. Overzicht, focus, wendbaarheid
Onderzoek:
Dit onderzoek keek naar 189 bedrijven in Nederland om te begrijpen wat succesvolle portfoliobesluitvorming betekent. De onderzoekers verzamelden gegevens van verschillende managers in dezelfde bedrijven, zodat ze vanuit verschillende perspectieven naar hetzelfde onderwerp keken.
Resultaten:
Het onderzoek toonde aan dat bedrijven die drie dingen goed doen – een goed overzicht van alle projecten hebben, zich concentreren op de juiste projecten (focus), en snel kunnen reageren op veranderingen (wendbaarheid) – veel betere resultaten bereiken. Bedrijven met deze sterke eigenschappen behaalden betere scores op drie belangrijke successcriteria: het afstemmen van projecten op bedrijfsdoelen, het behalen van maximale waarde en het creëren van balans in de portefeuille. Interessant genoeg hadden projecten die goed verdeeld waren over risico’s geen direct effect op marktprestaties, maar werkten ze indirect door eerst de strategische afstemming te verbeteren.
3. Risicobeheer als sleutel
Onderzoek:
Dit onderzoek onderzocht 176 bedrijven en concentreerde zich op hoe risicobeheer in de portefeuille het succes beïnvloedt.
Resultaten:
De studie vond dat bedrijven die twee dingen goed uitvoeren – risico’s duidelijk herkennen en rapporteren (risicotransparantie) en weten hoe ze met risico’s moeten omgaan – veel meer succes hebben met hun projectportfolio. Als bedrijven bijvoorbeeld bepalen welke risico’s er zijn, deze monitoren en deze informatie gebruiken bij het leiden van projecten, kunnen ze veel beter reageren op problemen. Ook het hebben van een sterke cultuur rond risicobeheer helpt bedrijven voorkomen dat risico’s escaleren.
Bron: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0263786312001688
4. Strategie als kompas
Onderzoek:
Dit Bulgaarse onderzoek verzamelde informatie van 184 bedrijven die met projectportfoliomanagement werken. De onderzoekers maten zowel korte-termijnprestaties (bijvoorbeeld of projecten op tijd en binnen budget werden afgerond) als lange-termijnprestaties (bijvoorbeeld of de projecten werkelijk aansluiten bij de doelen van het bedrijf).
Resultaten:
Het gemiddelde projectsucces scoorde 5,34 op een schaal van 1 tot 7, wat betekent dat bedrijven redelijk goed hun projecten afronden met betrekking tot kosten, planning en kwaliteit. De strategische afstemming scoorde echter lager op 4,92, wat aangeeft dat veel bedrijven moeite hebben met het afstemmen van hun projecten op de bedrijfsstrategie. Dit suggereert dat bedrijven zich beter moeten concentreren op het kiezen van de juiste projecten. Er was ook een sterke relatie tussen korte-termijn en lange-termijn prestaties, wat aantoont dat goed projectmanagement ook helpt bij strategische doeleinden.
Bron: https://pdfs.semanticscholar.org/7eee/edb1eac0301498063601b45e7b77e842cac5.pdf
5. Digitale systemen werken alleen in samenhang
Onderzoek:
Dit onderzoek analyseerde gegevens van 181 projectportefeuilles en keek hoe softwaresystemen voor portfoliobeheer de prestaties beïnvloeden.
Resultaten:
Softwaresystemen voor portfoliobeheer hebben inderdaad een positief effect op de kwaliteit van portfoliobeslissingen en het uiteindelijke succes. Dit werkt echter alleen goed als bedrijven ook hun processen hebben geformaliseerd. Met andere woorden, technologie helpt alleen als bedrijven weten wat ze willen bereiken en hoe zij dat willen doen. Het niveau van complexiteit van de portefeuille (aantal projecten, onderlinge afhankelijkheden) had verrassend genoeg geen invloed op deze resultaten.
Bron: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0263786320300314
6. Snel en selectief kiezen
Onderzoek:
Dit was een grootschalig vergelijkingsonderzoek waarbij honderden bedrijven werden geëvalueerd op hun manier van omgaan met meerdere projecten tegelijk. De onderzoekers deelden bedrijven in drie groepen in: de topbedrijven (best performers), gemiddelde bedrijven (mid performers) en zwakker presterende bedrijven (low performers).
Resultaten:
De topbedrijven evalueerden gemiddeld maar 1,7 projectvoorstellen per afgerond project, terwijl zwakker presterende bedrijven 4,4 voorstellen per project evalueerden. Dit betekent dat topbedrijven veel selectiever waren en minder projecten begonnen. Topbedrijven waren ook veel sneller in het nemen van portfolio-beslissingen, wat helpt bij het reageren op marktveranderingen. Het onderzoek toonde aan dat het vermogen van bedrijven om snel hun portfolio aan te passen aan veranderende omstandigheden een zeer sterke indicator van succes is.
7. Risicomanagement: praktijkvoorbeelden
Onderzoek:
Dit onderzoek combineerde een analyse van wetenschappelijke artikelen met een praktijkcase in een industrieel bedrijf om te begrijpen hoe risicobeheer in projectportfolio’s werkt.
Resultaten:
Het onderzoek ontdekte dat veel bedrijven niet genoeg aandacht besteden aan risicobeheer in hun portfolio. In het bestudeerde bedrijf waren slechts 40% van de projecten echt succesvol, en slechts een derde van de projecten vertoonde significante voordelen door actief risicobeheer. Wanneer bedrijven hun risico’s niet goed beheren, krijgen zij een onevenwichtige portfolio waarbij projecten elkaar in de weg zitten en strategische doelen niet worden bereikt. Dit onderzoek stelde een handige matrix voor waarmee bedrijven kunnen meten hoe intens zij hun risico’s beheren en hoe dit hun succes beïnvloedt.
Bron: https://www.scielo.br/j/gp/a/m8Cg5C4s73cVHcjVTLthJfp/?format=pdf&lang=en
8. Effectiviteit versterken door continue sturing
Onderzoek:
Dit was een meerjaren-onderzoek waarin Killen en collega’s bedrijven volgden die portfoliobeheerpraktijken invoerden.
Resultaten:
Het onderzoek toonde aan dat bedrijven die projectportfoliomanagement goed invoerden, een stijging van 23% zagen in hun strategische afstemming over drie jaar. Met andere woorden, na drie jaar waren projecten veel beter afgestemd op bedrijfsdoelen. Ook bedrijven met duidelijke governancestructuren (regels en verantwoordelijkheden) waren 1,9 keer meer waarschijnlijk om hoge niveaus van strategische afstemming te bereiken. Bovendien hadden bedrijven die voortdurend hun strategie en portefeuille afstemden 1,8 keer meer kans om hun strategische doelen te bereiken dan bedrijven die dit slechts één of twee keer per jaar deden.
9. Samenspel van strategie, mensen en systemen
Onderzoek:
Dit onderzoek onderzocht hoe de bereidheid van bedrijven om risico’s te nemen en innovatief te zijn (hun ‘entrepreneurial orientation’) samenwerkt met projectportfoliomanagement voor beter succes.
Resultaten:
Het onderzoek toonde aan dat vier managementpraktijken belangrijk zijn: het betrekken van belanghebbenden (stakeholders), duidelijkheid over strategie, het controleren of projecten nog steeds hun voordelen leveren (business case monitoring), en wendbaarheid. Deze praktijken werkten echter beter voor bedrijven die meer geneigd waren om risico’s te nemen en innovatief te zijn. Dit betekent dat dezelfde portfoliobeheertechnieken niet voor alle bedrijven even goed werken – het hangt ook af van het type bedrijf en hoe het denkt over verandering en innovatie.
Bron: https://www.econstor.eu/bitstream/10419/230169/1/radm.12423.pdf
Conclusie
Modern portfoliomanagement vraagt méér dan goede systemen en planning. De succesfactoren zijn helder: overzicht houden, focus aanbrengen, strategie als kompas zien, risico’s actief beheren, snel kunnen bijstellen en vooral het betrekken van mensen. Organisaties die hierin slagen, zijn flexibeler, toekomstbestendiger en boeken aantoonbaar betere resultaten.
Wil je meer weten over portfoliomanagement en portfoliosturing?
Wij nodigen je van harte uit voor een vrijblijvend strategisch gesprek. Ben je daarbij vooral benieuwd naar de huidige staat van portfoliomanagement binnen jouw organisatie? Kijk eens naar de PortfolioScan.