Data & AI binnen portfoliomanagement Met Data & AI breng je portfolio-informatie op orde, kun je scenario’s doorrekenen, afhankelijkheden zichtbaar maken en besluiten navolgbaar onderbouwen Data & AI in relatie tot portfoliomanagement Data & AI in portfoliomanagement geeft bestuurders en portfoliomanagers betrouwbare informatie om hun keuzes op te baseren. Het bestaat uit twee delen: de bestaande portfolio-informatie op orde brengen, en AI-toepassingen die scenario’s doorrekenen, afhankelijkheden zichtbaar maken en besluiten navolgbaar onderbouwen. Bij Intermedius is het een van de twee enablers van portfoliosturing, naast verandermanagement, die samen de basis portfoliomanagement laten werken. De twee problemen met portfolio-informatie Portfolio-informatie klopt nooit vanzelf. Er spelen altijd twee problemen tegelijk. Het eerste: het proces waarmee data ontstaat genereert structureel onbetrouwbare informatie. Dat is een portfoliomanagementvraagstuk. Het tweede: de data die in de loop der jaren is opgebouwd voldoet niet aan de kwaliteit die goede besluitvorming vraagt. Daar maakt Data & AI het verschil. Beide moeten worden opgelost, niet na elkaar maar parallel. Tot die tijd nemen bestuurders hun besluiten met een foutmarge die niemand kan benoemen, en vallen ze terug op gevoel. Onze aanpak: van informatiehuishouding naar AI-ready Data & AI bij Intermedius begint bij de informatiehuishouding in relatie tot portfoliomanagement. We brengen in kaart wat er is, hoe betrouwbaar het is en wie eigenaar is, en bepalen tegelijk de gewenste situatie: waar de sturing naartoe moet. Vanuit dat beeld brengen we de data op niveau, naar één betrouwbare versie van de portfoliowerkelijkheid voor initiatieven, doelen, KPI’s en afhankelijkheden. Daarna komen AI-toepassingen in beeld: scenarioanalyses, automatische kwaliteitschecks en visualisaties voor bestuurlijke besluitvorming. AI zetten we daarnaast breder in, los van het datavraagstuk, om het werk in portfoliomanagement te versnellen, te verbeteren en te automatiseren. Zo wordt de organisatie AI-ready. Data & AI als enabler van portfoliosturing Wat ons onderscheidt: Data & AI is bij ons nooit losstaand. Betere data heeft pas effect als het portfolioproces ook correcte informatie genereert, en dat is portfoliomanagement, de basis. En betere data levert pas waarde als mensen de nieuwe informatievoorziening ook gebruiken, en dat borgt verandermanagement, de andere enabler. Die combinatie bieden AI-leveranciers niet. Wij wel, met twintig jaar ervaring, uitsluitend in portfoliomanagement, bij overheid (ministeries, gemeenten, waterschappen, veiligheidsbranche incl. Politie), energiesector (Stedin, TenneT, Alliander, Enexis, EDSN, Vitens), mobiliteit en finance (o.a. Rabobank). Herkenbare situaties Elke kwartaalrapportage wordt opnieuw met de hand verzameld. De portfoliomanager haalt data uit meerdere systemen, terwijl de kwaliteit ervan niet gegarandeerd is en bestuurders de uitkomsten eigenlijk niet vertrouwen. Als de onderliggende data niet klopt, is echt overzicht onmogelijk. Dashboards geven dan een schijnzekerheid die het probleem verbergt. De portfolio is gegroeid, de informatiehuishouding niet. De organisatie is de afgelopen jaren fors meer initiatieven gaan uitvoeren, maar het datamanagement staat nog op het niveau van drie jaar geleden, en niemand heeft nog een volledig en betrouwbaar beeld van het geheel. Een groeiende portfolio vraagt om een informatiestructuur die meeschaalt. Wie daarmee wacht tot de druk acuut is, staat voor een veel grotere opgave. Er moet worden gestopt, maar de data is te gefragmenteerd om te kiezen. Bij een bezuinigingsronde moet de CIO besluiten welke initiatieven stoppen, terwijl de portfolio-informatie te versnipperd is om een onderbouwde keuze te maken richting bestuur of politiek. Een stopbeslissing is alleen navolgbaar als de portfolio-informatie op orde is. Zonder betrouwbare data is elk stopbesluit een gok. AI moet met urgentie het portfolio in. AI-toepassingen worden met grote urgentie aan het portfolio toegevoegd, terwijl de organisatie geen betrouwbare basis heeft om te beoordelen welke initiatieven daarvoor moeten wijken en wat de afhankelijkheden zijn. AI is zelf een van die externe ontwikkelingen die om een snelle portfoliorespons vragen. Tegelijk is het het instrument dat helpt sneller en scherper te reageren, mits de datalaag klopt. Wat het je oplevert Data & AI geeft je informatie waarop je kunt bouwen. Als portfoliomanager heb je elke overlegcyclus betrouwbare, consistente cijfers klaarstaan, zonder het verzamelwerk vooraf. Omdat de data klopt, kun je adviseren over wat stoppen of schuiven betekent voor het geheel. Dat verschuift je rol van uitvoerder naar gesprekspartner van de directie. Voor bestuur en directie zit de waarde in navolgbaarheid. Je onderbouwt keuzes met feiten en scenario’s, en legt verantwoording af met dashboards waarvan de onderliggende data klopt, richting gemeenteraad, raad van commissarissen of toezichthouder. Zodra de informatiehuishouding op orde is, wordt de organisatie AI-ready: je kunt AI verantwoord inzetten voor scenario’s, kwaliteitschecks en visualisaties. 10 Geboden voor verantwoord AI-gebruik Ons praktische kader voor AI-governance, gebaseerd op de AI Act, de AVG en praktijkervaring. Het vertrekpunt om AI verantwoord te gebruiken bij opdrachtgevers. Persoonlijke gegevens en vertrouwelijke, strategische of juridische stukken van de klant gaan niet zomaar een AI-tool in; we anonimiseren waar nodig, overleggen met de verantwoordelijken binnen de organisatie en volgen haar standaarden. AI blijft een hulpmiddel: elke output wordt op feiten en bronnen gecontroleerd, en het oordeel ligt altijd bij onze mensen. Dialoog Dashboards AI maakt het mogelijk om snel organisatie-specifieke dashboards te bouwen. Met functionaliteiten die niet alleen informatie weergeven, maar juist de dialoog versterken voor besluitvorming… Portfoliosturing Data & AI is naast Verandermanagement een van de twee enablers van portfoliosturing. Lees hoe de basis en de enablers samen één werkende aanpak vormen… Waarom kloppen onze portfoliocijfers niet, terwijl alle systemen gevuld zijn? Gevulde systemen zijn nog geen betrouwbare data. De informatie zit vaak versnipperd over meerdere bronnen, met verschillende definities en zonder duidelijk eigenaarschap, waardoor niemand weet welke versie klopt. Data & AI brengt dat terug naar één betrouwbare versie, zodat je rapportages ook echt kloppen. Wat levert één betrouwbare versie van de portfoliodata op (single source of truth)? Dat een initiatief, doel of KPI overal hetzelfde betekent, met één definitie en één eigenaar. Zonder die eenduidigheid spreken systemen en afdelingen elkaar tegen, en wordt elke prioriterings- of stopbeslissing een discussie over wiens cijfers kloppen. Met één betrouwbare versie stuur en verantwoord je op hetzelfde beeld. Welke rol speelt AI in portfoliomanagement? AI ondersteunt de besluitvorming: het rekent scenario’s door, maakt afhankelijkheden zichtbaar, signaleert en verbetert kwaliteitsissues (in data) en levert visualisaties voor bestuurlijke keuzes. Het werkt alleen als de onderliggende portfoliodata klopt, en het oordeel blijft altijd bij de mensen die beslissen. Onze data is onvolledig. Kunnen we dan al starten met data & AI? Ja. Juist bij onvolledige data is het goed om te starten en een vorm van informatiehuishouding in te richten, zodat de data waardevolle input wordt voor sturing. Wat is de rol van AI bij de besluitvorming van bestuurders? AI onderbouwt de keuze met scenario’s en betere informatie, de beslissing blijft bij de bestuurder. Dat principe, AI als ondersteunend instrument, is de basis voor elk gebruik en elke toepassing die wij ontwikkelen, binnen de voorwaarden van de opdrachtgever, zoals de AI Act en de AVG. Hoe zit het met de AI Act en de AVG? We richten, samen met de verantwoordelijken binnen de organisatie, de governance stap voor stap zo in dat de organisatie aan beide kan voldoen. AI wordt ingezet als ondersteunend hulpmiddel, met klant- en privacygevoelige data binnen de geldende kaders. Is dit geen IT-project? Dit lijkt een IT-vraagstuk, en de samenwerking met de juiste mensen binnen de organisatie is essentieel. Maar in de praktijk van portfoliomanagement is het vooral organisatorisch: wie registreert wat, wie controleert de kwaliteit, wie besluit wat er in het dashboard staat. De meeste knelpunten zitten in gedrag en governance. Daarom loopt Data & AI bij ons samen op met verandermanagement. Winnie Weintré Senior Consultant winnie.weintre@intermedius.nl
