Klantcases
Een effectief besluitvormingsmechanisme voor de informatie-projectenportfolio
Informatievoorziening, digitalisering en architectuur spelen een steeds belangrijkere rol binnen watermanagement. De afdeling Informatie & Automatisering heeft behoefte aan een afwegingsmechanisme om de juiste projecten te selecteren en een portfolioproces dat projecten ook na de initiële selectie in de realisatie volgt.
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) is verantwoordelijk voor het watermanagement in het bovenste deel van Noord-Holland. Het waterschap zorgt ervoor dat we drogen voeten houden, beschermt tegen wateroverlast en voorkomt tegelijkertijd watertekorten. Daarnaast zorgt het voor schoon en veilig oppervlaktewater en veilige waterwegen. De afdeling I&A zorgt voor de Informatievoorziening en Automatisering om dat mogelijk te maken.
Prioriteren en besluiten via een game
Intermedius is gestart met het organiseren van een interactieve game om prioritering en besluitvorming te faciliteren. Tijdens deze game bepaalt het managementteam en de directie de (business) waarde van een initiatief. Tegelijkertijd beoordelen enterprise architecten, CISO’s, privacy-officers en informatiemanagers de complexiteit van een initiatief. Door de opzet van een spel komt iedereen aan het woord en is er een gedragen uitkomst: dit zijn de meest waardevolle én haalbare initiatieven! En dit binnen een kort tijdbestek.
Volwassenheidsscan en veranderaanpak
Na de eerste ronde van de prioriteringsgame was het tijd om aan de slag te gaan met het verbeteren van de andere aspecten van portfoliomanagement. Er waren veel verbeterwensen binnen de organisatie. Het startpunt en de ambitie van HHNK is inzichtelijk gemaakt met een Intermedius Volwassenheidsscan. Het inzetten van deze scan zorgt ervoor dat we in kunnen zetten op de meest efficiënte maatregelen om het portfoliomanagement verder te kunnen brengen. Daarnaast kunnen we op basis van het gat tussen het startpunt en de ambitie van HHNK een meerjarige veranderaanpak opstellen.
Er is een grote behoefte om meer duidelijkheid te creëren in de besluitvorming door het opzetten van het portfolioproces. Dit geeft gehoor aan de behoefte om meer vergelijkbaarheid tussen projecten aan te brengen. Voorheen had elk project een eigen manier van opdrachtgeverschap, rapportage en projectplannen. Dit is nu meer gestandaardiseerd door middel van gebruiksvriendelijke sjablonen. Het proces en de sjablonen zijn opgesteld met de input van medewerkers, wat heeft geresulteerd in meer draagvlak en hoger gebruik.
Door elk kwartaal een projectenrapportage uit te voeren op portfolioniveau is er meer grip gecreëerd voor het managementberaad. Bij deze rapportage is er data opgevraagd die voorheen nog onbekend was, zoals een verwachte einddatum, waardoor er strakker kan worden gestuurd op de afronding van projecten.
Resultaten
- Na het verbetertraject worden er gefundeerde besluiten genomen over welke projecten worden opgenomen in het Informatieportfolio. Er wordt bewust gekozen om bepaalde projecten niet te doen. Binnen deze besluitvorming heeft het management een stem, maar ook de experts. Door de opzet van de game komt ieders zienswijze aan bod en ontstaan er geen lange discussies.
- Het managementberaad en de directie worden beter betrokken bij het Informatieportfolio door dit keuzemoment en de rapportage. Door de rapportage is er ook een groter inzicht in de veel voorkomende obstakels bij projecten en kan hier actie op worden ondernomen.
- Het doel van de opdracht is behaald, en naast de gevraagde processen en afspraken is er ook veel bereikt op de ‘zachte’ kant: meer samenspraak, eigenaarschap en betrokkenheid rondom het portfolio bij medewerkers, management en de directie.
