opdrachtgever: EDSN

  • Home
  • Berichten
  • Wat is ervoor nodig om als autonome organisatie een gezamenlijke ambitie te realiseren?
Klantcases

Wat is ervoor nodig om als autonome organisatie een gezamenlijke ambitie te realiseren?

EDSN is een samenwerkingplatform van alle netbeheerders. Ze hebben een gezamenlijk ambitie. Om die te realiseren is goed ingerichtte besluitvorming, keuzeprocessen en samenwerking belangrijk. Hoe kunnen ze hun achterban daar in meenemen?

Energie Data Services Nederland (EDSN) is een organisatie die zich richt op de informatievoorziening binnen de energiemarkt. De afgelopen jaren heeft EDSN een belangrijke stap gezet naar een betere marktfacilitering. Een onderdeel hiervan was de uitrol van het programma Centralisatie Allocatie Reconciliatie en Meetdata (C-ARM).

Het doel van dit programma was het centraliseren en uniform beschikbaar stellen van de data van belangrijke kernprocessen binnen het netbeheer. Deze centrale toepassing ondersteunt de sector in het administratief verwerken en toekennen van alle gebruik van gas en elektra door consumenten en bedrijven in Nederland. Dit alles ook met als doel alle regionale netbeheerders te laten samenwerken op weg naar één virtuele netbeheerder. Als Planning & Progress Control van programma C-ARM hebben wij (Rosanne Jansen en Bob de Wit) een wezenlijke bijdrage geleverd in het succesvol opleveren van één centrale oplossing.

Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft een uiterst kundig en zeer toegewijd team met risico-gestuurd plannen een belangrijke hoeksteen voor succes van het programma gelegd én in stand gehouden: vertrouwen.
Willem de Goeij – Programma Directeur C-ARM

Succesvolle samenwerking binnen een alliantie

Programma C-ARM werd gekenmerkt door het grote aantal stakeholders. De zeven regionale netbeheerders, een systemintegrator met onderaannemers en EDSN moesten allemaal integraal samenwerken aan hetzelfde doel. Het samenwerken van verschillende partijen aan het gezamenlijke doel, betekent dat er ook individuele organisatiebelangen losgelaten moeten worden. Daarvoor is het van groot belang dat iedereen één werkelijkheid ziet en accepteert.

Dat vraagt om een continue alignment van én met alle betrokken partijen vanuit het hanteren van een zeker ritme. Dit ritme beschrijft Willem de Goeij ook in zijn tien geboden van voorspelbaarheid bij complexe programma’s. Om dit ritme voor eenieder te adopteren is gekozen om te werken met het methodische framework Managing Succesful Programs (MSP). Deze methode draagt bij aan het bereiken van de strategische veranderdoelen door een samenhangende en systematische aanpak te hanteren binnen het programma.

MSP framework
MSP framework uit Managing Succesfull Programmes – Axelos

Rust en vertrouwen door probabilistisch plannen

In het raamwerk hebben wij ons gefocust op Planning & Progress Control. Programma C-ARM was een groot, complex en dynamisch programma dat inherent maar ook vanuit de geïdentificeerde risico’s, een doorlopende mate van onzekerheid kende. Zeker in het begin was die onzekerheid groot tot zeer groot. Daarom was een deterministische manier van planning niet geschikt. Binnen het programma was het van belang om de onzekerheid en risico’s door te vertalen naar scenario’s en bandbreedtes voor de planningen, ook wel probabilistisch plannen genoemd. Door het hanteren van deze werkwijze ontstond er rust en vertrouwen bij de stakeholders.

Om de belanghebbende beter integraal inzicht te geven in de status van de planning en voortgang, hebben wij periodiek een verdieping gedaan in de vorm van een peilstokmeting. De peilstokmeting heeft als hoofddoel het verder ‘opharden’ van de totale integrale programmaplanning van het programma C-ARM. Dit is in lijn met de probabilistische aanpak en verhoogd de voorspellende waarde van de integrale planning.

De integrale programmaplanning zorgt voor rust en vertrouwen bij de stakeholders.

De benodigde informatie voor het uitvoeren van een peilstokmeting wordt via ‘challenge & reply’ gedaan. ‘Challenge & Reply’ behelst het gericht vragen stellen waardoor de status van de planning en de daarbij behorende risico’s en issues boven tafel komen. Het uitvoeren van de periodieke peilstokmetingen heeft een grote bijdrage geleverd in het creëren en behouden van het integrale inzicht, doorzicht en overzicht in het programma.

Planning & Progress Control speelt in cruciale rol in succesvolle programma’s

Terugkijkend op onze rol in een groot en dynamisch programma heeft Planning & Control een cruciale rol gespeeld in het ritme van het programma. In eerste instantie wordt via het opstellen van de integrale programmaplanning overzicht gecreëerd. Dit overzicht zorgt voor rust en vertrouwen bij de stakeholders. Vervolgens staat Planning & Progress Control aan de lat om aan constante voortgangsbewaking te doen. Aan de hand van de constante voortgangsbewaking wordt het programma voorzien van de juiste informatie op basis waarvan er tijdig bijgestuurd kan worden. Al deze elementen van Planning & Progress Control zijn van cruciaal belang geweest in het succesvol afronden van dit mooie Programma.

Over EDSN

EDSN logo

Energie Data Services Nederland (EDSN) richt zich richt op de informatievoorziening binnen de energiemarkt. EDSN doet dit in samenwerking met de netbeheerders. De organisatie bedenkt, ontwikkelt en implementeert betrouwbare en innovatieve ICT-voorzieningen. De centrale marktfacilitering voor de energiesector geeft de energietransitie en daarmee ook de verduurzaming van Nederland ruim baan.

Wil je meer weten?

Vraag het aan onze consultants.

Rosanne Jansen

Consultant

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten

  • Home
  • Berichten
  • Slimmer werken door combinatie Assurance en Agile werken
Klantcases

Slimmer werken door combinatie Assurance en Agile werken

EDSN ontwikkelt in opdracht van de netbeheerders één centraal energiedatacentrum voor alle marktpartijen. Hiermee kan EDSN energiebedrijven in Nederland gelijke toegang bieden tot dezelfde actuele en eenduidige marktinformatie. Hierbij is het noodzakelijk dat EDSN de betrouwbaarheid en integriteit van deze applicaties en diensten kan aantonen.

Om de betrouwbaarheid en integriteit van applicaties te waarborgen, heeft EDSN een Audit en Risk afdeling. Met vier pijlers (Assurance, Risico Management, Quality Control en Interne Audit) helpt Audit en Risk bij het versterken en professionaliseren van de organisatie. Ook onderhoudt deze afdeling een Control Framework met belangrijke maatregelen en controles, waarmee EDSN zekerheid geeft aan opdrachtgevers. Dit framework wordt jaarlijks getoetst door een externe auditor, waarmee ze ‘Assurance’ afgeven dat EDSN werkt volgens bepaalde kwaliteitsstandaarden en richtlijnen.

Probleemstelling

Het Assurance proces is een belangrijk proces voor EDSN. Het is een jaarlijkse toetsing van het Control Framework door een externe auditor om te kijken naar de kwaliteit en integriteit van data en processen van EDSN. Echter met de recente Agile transitie is het een drukke periode geweest waarin Audit en Risk meer aansluiting moet vinden met de operatie – zodat er beter samen gewerkt kan worden en controles met de hoogste kwaliteit opgeleverd worden.

Quality assurance wolk

EDSN zocht daarom een nieuwe Audit en Risk consultant die gestructureerd en resultaatgericht kan bijdragen aan overzicht creëren en het faciliteren van samenwerking tussen afdelingen. Hierdoor ontstaat een solide governance structuur waarmee Audit en Risk kwaliteit, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid kan garanderen in de processen en applicaties.

De aanpak van Intermedius

Om deze verbinding met de operatie te faciliteren ben ik als Audit en Risk consultant bezig met het opzetten van een Proof of Concept. In dit concept sluiten we aan bij de Agile werkwijze door ieder kwartaal een Feature op te geven ter behoeve van de Assurance. Deze Feature bestaat uit diverse controles die in het aankomende PI door de Agile Release Train opgeleverd gaan worden. Met deze feature volgen we de Agile werkwijze en de JIRA tooling van de teams, waarmee we gemakkelijker en effectiever samenwerken met de teams om controles ieder PI op te leveren.

Resultaat

Dit nieuwe Assurance proces zorgt voor transparantie en structuur. Tevens geeft het de teams het inzicht dat ze nodig hebben om deze controles tijdig op te leveren. Op deze manier probeer ik om Audit en Risk een integraal onderdeel te maken van de organisatie en aan te laten sluiten op de nieuwe processen binnen de operatie. Dit zorgt uiteindelijk voor meer kwaliteit, vertrouwen en waarde richting externe stakeholders.

‘Boris Schoenmaker is een gedreven consultant die bezig is met het verbeteren van ons Assurance proces, door de Audit en Risk afdeling aan te laten sluiten bij de Agile werkwijze van de operatie. Met tools zoals Confluence en Jira zorgt hij ervoor dat Assurance taken vanuit Audit en Risk makkelijk in sprints gepland kunnen worden, zodat teams efficiënt en voorspelbaar te werk gaan. Zo ontstaat er meer overzicht en structuur in de operationele werkzaamheden en kunnen teams tijdig de controles opleveren aan de externe auditor.’
Michael Wolters, Senior Audit & Risk Consultant EDSN

Achtergrond

Via Intermedius is Boris Schoenmaker vorig jaar projectmanager bij EDSN geweest voor de C-ARM applicatie audits. Na een succesvolle audit in 2020 is Boris dit jaar opnieuw aangesloten bij EDSN als Audit en Risk consultant om bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie. Naast het nieuwe Assurance proces helpt Boris de teams om stapsgewijs te veranderen richting de ‘New Way of Working’. Dit is een set van afspraken en werkwijzen die EDSN gebruikt om veilig, betrouwbaar en integer te werken.

Wil je meer weten?

Vraag het aan onze consultants.

Frank Wiersma

Managing Partner

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten

Klantcases

Kwaliteitssysteem bij een alliantie portfolio

Zeven regionale netbeheerders zijn vijf jaar terug een intensieve samenwerking aangegaan. Deze alliantie had één doel: Betere markfacilitering en uiteindelijk de energietransitie in Nederland mede mogelijk maken. Om dit doel te bereiken was het van essentieel belang dat er een centrale applicatie ontwikkeld werd. Deze applicatie centraliseert en uniformeert een aantal van hun belangrijkste processen.

Om de realisatie van de applicatie en de benodigde wijzigingen in de business mogelijk te maken werd een grootschalig programma gestart. Het programma C-ARM. De expertise van Intermedius is hierbij ingeschakeld om een kwaliteitssysteem in te richten waarmee de beheersing van het programma verbeterd werd. Een goede informatievoorziening om het besluitvormingsproces te faciliteren stond daarin centraal.

“Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft Dirk Schmidt uiterst kundig en zeer toegewijd een kwaliteitssysteem neergezet dat als kader én werkwijze een belangrijke hoeksteen voor het succes van het programma vormde.”
Willem de Goeij – Programmadirecteur C-ARM

De aanpak van Intermedius

Een programma is een tijdelijke organisatie en kan daarom niet steunen op ingesleten processen en gewoontes. In een alliantie setting komt daar nog bij dat mensen vanuit verschillende organisaties samen werken en niet iedereen dezelfde werkwijze en standaarden gebruikt.

Sturen op basis van goede informatie heeft een substantiële bijdrage geleverd aan het succes van dit programma.

Dirk heeft een kwaliteitssysteem voor het programma ontwikkeld en is dit vervolgens gaan toepassen op de inrichting van het besluitvormingsproces. Het definiëren van een werkwijze en het voorschrijven van standaarden bleek niet voldoende te zijn. De uitdaging zit hem erin dat mensen ook volgens de standaarden gaan werken. Dirk heeft dit gedaan door met de betrokkenen samen het besluitvormingsproces te ontwikkelen en als proces coördinator op te treden. Hierdoor werden de collega’s begeleid in het werken volgens het proces.

C-ARM

Kwaliteitssysteem in programmasetting

Bij een kwaliteitssysteem wordt al snel gedacht aan KPI’s of aan testen. Maar in de kern gaat het er om dat we aan de verwachting van de klant voldoen. In dit geval verwacht de klant transparantie door een goede informatie voorziening. Daardoor wordt de opdrachtgever in staat gesteld om goede afwegingen te maken tussen de verschillende belangen. De eerste stap is dan niet het definiëren van KPI’s en meetinstrumenten, maar het neerzetten van een uniforme werkwijze zodat een voorspelbaar proces ontstaat.

Het management team en de opdrachtgever heeft behoefte aan een tijdige en betrouwbare informatievoorziening. Die heeft Dirk gerealiseerd door een proces in te richten dat borgt dat de juiste disciplines op het juiste moment betrokken worden. Hierdoor zijn plannen, notities en dashboards altijd gereviewd door de juiste specialisten. Dit alles wordt ondersteund door templates samenwerkingsomgeving in SharePoint.

Hiermee werd het heen en weer mailen overbodig en werd het proces van het opstellen van plannen en besluitvormingsdocumenten in zichzelf ook transparant. Die transparantie leidde ook weer tot tijdigheid omdat niemand wil dat iedereen ziet dat hij of zij de vertragende factor is. Hierdoor hebben we bereikt dat de informatievoorziening naar de opdrachtgever tijdig en betrouwbaar werd.

Het resultaat

Na het inrichten van dit kwaliteitssysteem ontstond een voorspelbaar proces van het aanleveren van informatie aan de opdrachtgevers. Het werd mogelijk om een besluitvormingskalender op te zetten waardoor bestuurders niet verrast werden door onderwerpen, maar vooraf hun achterban konden raadplegen en op basis van goede informatie besluiten nemen. Een overzichtelijk vastgelegde audit trail droeg hierin ook bij aan het vertrouwen dat bestuurders kregen in de voorgelegde besluiten.

Het Programma C-ARM is succesvol afgerond binnen tijd en binnen budget. Het kwaliteitssysteem stelde de programma directeur en de opdrachtgevers in staat om te kunnen sturen op basis van goede informatie en heeft daarmee een belangrijke bijdrage geleverd aan dit succes.

over C-ARM
Wil je meer weten?

Vraag het aan onze consultants.

Dirk Schmidt

Senior Consultant

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten