Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen. Mensen moeten zelf kunnen bijdragen aan hun eigen toekomst. SZW werkt aan bestaanszekerheid, zodat er een vangnet is wanneer het moeilijk gaat, en een inkomen bij pensionering. Dit doet SZW onder andere samen met uitvoerende organisaties, zoals het UWV en de SVB.

Behoefte aan een integraal inzicht voor gerichte sturing

SZW heeft een grote opgave in de maatschappij. Om deze opgave te realiseren worden er jaarlijks veel diverse (IV)projecten uitgevoerd. Echter miste een compleet én meerjarig overzicht van deze initiatieven. Deze werden gefragmenteerd verzameld en niet centraal bestuurd. Bovendien neemt de druk op ICT zowel binnen SZW als bij de uitvoerende Rijksorganisaties toe. Dit maakt het steeds belangrijker om goed onderbouwde keuzes te maken op basis van een integraal inzicht op IV-initiatieven.

Vanuit de behoefte om compleet en meerjarig te gaan sturen op de IV, was ook gespecialiseerde tooling nodig om dit te faciliteren. Zonder gespecialiseerde tooling was het beheer van een groot IV-portfolio lastig uitvoerbaar en leidde tot hoge administratieve lasten voor het portfolioteam. Dit belemmerde hen bij het verstrekken van strategische managementinformatie en het presenteren daarvan met visueel aantrekkelijke weergaven.

Het IV-portfolioproces stelt ons in staat om de juiste dingen goed te doen. Als SZW pakken en houden we gezamenlijk de regie op alle lopende IV-trajecten. Zodat we – in een complexe politieke omgeving – continu de juiste keuzes kunnen maken en zo de meeste waarde leveren voor de maatschappij.

Irma van Gaalen – CIO bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Een nieuw proces dat vroegtijdig risico’s en kansen blootlegt

Er is een nieuw portfolioproces ontwikkeld waarmee een meerjarig overzicht van het IV-portfolio wordt gecreëerd, dat als basis dient voor sturing. Dit proces zorgt voor inzicht in alle trajecten met een IV-component binnen SZW, inclusief het beleid dat wordt ontwikkeld en vaak IV-capaciteit vraagt van uitvoerende Rijksorganisaties zoals SVB en UWV. 

In het portfolioproces is er ruimte gemaakt om verschillende IV-experts – waaronder architectuur, privacy, informatiebeveiliging en data – vroegtijdig actief te betrekken bij de initiatieven. Zo worden kansen om samen te werken en risico’s op het gebied van IV  tijdig opgemerkt. Dit zorgt voor beter onderbouwde keuzes voor het samenstellen van het portfolio; niet alleen op basis van beschikbare  middelen maar ook op basis van IV wenselijkheid en IV haalbaarheid.

Tot slot is er een tool ingericht  die het portfolioproces van A tot Z ondersteunt. Het meerjarige inzicht en overzicht van alle initiatieven, de mijlpalenplanning en financiën. Dit alles is verwerkt in dashboards die de portfolio informatie aan bestuurders op strategisch niveau beschikbaar maakt.

Uitdagingen die we onderweg zijn tegengekomen

Het IV-portfolio van SZW is een verzameling van verschillende type projecten: meerjarige beleidstrajecten met een IV-component, maar ook (IV)projecten van SZW ten behoeve van  de dagelijkse bedrijfsvoering. SZW had te maken met het ontbreken van een eenduidige en gestructureerde werkwijze op deze initiatieven in het IV-portfolio. Om het nieuwe IV-portfolioproces organisatie breed succesvol te implementeren, was afstemming nodig met veel verschillende stakeholders.  Met elk hun eigen ideeën en belang  bij het portfolioproces. Het aansluiten bij de behoeften van al deze stakeholders is dan ook de grootste uitdaging geweest. 

Het vergde tijd en energie om een organisatie brede verandering goed te laten landen. Om deze reden waren workshops en trainingen bij diverse onderdelen van het ministerie essentieel om breed draagvlak binnen SZW te creëren. Aansluiten bij deze werkwijze van de verschillende onderdelen in combinatie met duidelijke en consistente communicatie speelden hierin een cruciale rol.

Resultaten

We hebben mooie resultaten bereikt bij SZW en een sterke basis gelegd voor het ministerie om op door te bouwen. Er is een nieuw IV-portfolioproces vastgesteld. Dit is direct succesvol toegepast en heeft het inzicht in IV enorm vergroot. Hierdoor zijn direct al verscheidene kansen en risico’s geïdentificeerd en geadresseerd. 

Een nieuwe governance-structuur stelt bestuurders in staat om gefundeerde keuzes te maken, op basis van een compleet en meerjarig overzicht. Het nieuwe IV-portfolioproces heeft de samenwerking en de verbinding versterkt binnen de IV-afdeling en met de verschillende organisatie onderdelen, zodat kaders en regelgeving rondom informatievoorziening beter worden toegepast en geborgd.

Rosanne Jansen

Senior Consultant

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten

• UWV

Een eenduidig beeld van de voortgang van de portfolio als geheel

Bij Werkbedrijf UWV zorgen een roadmap en dashboard voor een éénduidig beeld op de voortgang van de portfolio als geheel, met een betere sturing op de verbetering van de dienstverlening als gevolg.