opdrachtgever: Grote uitvoeringsorganisatie

Klantcases

Voortgang boeken in een complex programma

Er lag een ambitieus doel voor dit grote programma. Eentje die impact heeft op de gehele organisatie van uitvoering tot en met management. De grote vraag is dan vaak: Hoe blijft zo’n programma werkbaar voor de programmamanager die tal van taken, verantwoordlijkheden, risico’s en besluiten dient te nemen. Maar natuurlijk ook voor alle programmaleden? De Programma Manager Officer (PMO’er) vervult hierin een belangrijke rol.

Waarom PMO?

Tessa was de spilfiguur in dit programma. Niet alleen ontlast deze duizendpoot de programmamanager met allerlei taken. Door inzicht, structuur en houvast te organiseren ondersteunt zij het hele (programma)team. Kwaliteiten van een PMO’er zijn dan ook o.a. gestructureerd, georganiseerd en nauwkeurig te werk gaan. Ook is het handig betrokken te zijn bij het hele programmateam en eventuele stakeholders.

Tessa heeft, in samenwerking met de secretaris, de structuur en het overzicht van het programma kundig en met grote betrokkenheid bewaakt. Hierdoor is de voortgang van het programma nooit in gevaar gekomen
Michel Verduijn – programmasecretaris

Welke resultaten zijn behaald?

Creëren van inzicht. Informatieverzameling op het gebied van bijv. benodigdheden van projecten, voortgangsrapportages, planningen, afhankelijkheden, risico’s en andere programmadocumenten. Concreet betekent dit actief contact onderhouden met alle programmaleden en alle informatie helder verzamelen in een overzicht.

Houvast. Eenmaal alle informatie verzameld, dan komt informatiedeling om de hoek kijken: de juiste info en benodigdheden moeten bij de juiste mensen belanden. De programmamanager kan bijvoorbeeld op basis van info bijsturen en/of besluiten nemen.

Houvast en tijd Secretariële, organisatorische en facilitaire werkzaamheden bij één persoon die de weg weet te vinden binnen een complexe organisatie. Denk aan het organiseren van workshops en andere sessies.

Tessa is als pmo een spin in het web geweest bij het ontwikkelen en uitvoeren van diverse onderdelen van het programma.

Met de invulling van de PMO-rol wordt dus rust en grip in het programma gerealiseerd.

Wil je meer weten?

Vraag het aan onze consultants.

Gerelateerde projecten

  • Home
  • Berichten
  • Een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving
Klantcases

Een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving

Nieuwe wetgeving kan grote impact hebben op organisaties. Zo ook voor deze uitvoeringsinstantie.
Om ervoor te zorgen dat de nieuwe wetgeving, vanuit de Europese Unie, geïmplementeerd wordt in de organisatie is een programma opgezet. Belangrijke elementen in het programma: een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving.

Een programma van deze omvang vraagt om een goed ingerichte programmabeheersing om te kunnen sturen, maar ook verantwoorden. Verantwoorden aan de interne organisatie en ook aan externe partijen zoals de Auditdienst Rijk (ADR).

Achtergrond

Binnen het programma is een centraal team verantwoordelijk voor programmabeheersing, zoals: beheren en monitoren budgetten, risicomanagement, integrale planning, change management en rapportages. In één onderdeel van het programma is de programmabeheersing ook decentraal ingericht. Het doel hiervan is om meer grip te krijgen op de voorbereiding van het voortbrengingsproces en het voortbrengingsproces zelf. Samen met de opdrachtgever is afgestemd welke beheersingsproducten ingericht diende te worden.

Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft een uiterst kundig en zeer toegewijd team met risico-gestuurd plannen een belangrijke hoeksteen voor succes van het programma gelegd én in stand gehouden: vertrouwen.
Kim Brouwer – portfoliomanagement consultant Intermedius

De volgende producten zijn opgeleverd en ingericht:

  • Governance. In een organogram schematisch weergegeven. Er is in kaart gebracht hoe de organisatie van het programma eruit ziet en hoe de verantwoordelijkheden en communicatielijnen lopen.
  • Risicomanagement. Risico’s zijn opgehaald met de stakeholders en in een risicoregister geplaatst. Dit register is frequent besproken met diverse stakeholders en bijgewerkt.
  • Changemanagement. Er is beschreven hoe de processen rondom het indienen en vervolgens behandelen van een change lopen. Dit proces is vervolgens beheerd.
  • Planning. De planning is opgesteld en afgestemd met verschillende programmaonderdelen. Deze planning is vervolgens bijgehouden.
  • Integrale voortgangsrapportage. Door middel van een rapportage werd het managementteam van het programma voorzien van voortgangsinformatie van diverse onderdelen van het programma.
Model organisatie-inrichting

Met de opgeleverde producten is meer inzicht en grip op het programma ontstaan. Doordat er veel aansluiting is gezocht bij reeds bestaande processen is het gemakkelijk voor het team om zelf met de producten verder aan de slag te gaan. Tevens is er een regulier overleg opgezet met het centrale team om de beheersingszaken af te stemmen om zo integraliteit te bewaken. Kim Brouwer (portfoliomanagement consultant bij Intermedius) was hiermee een onmisbare schakel in de beheersing van het programma.

De bevlogen adviseur van intermedius heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de beheersing van het programmaonderdeel
Wil je meer weten?

Vraag het aan onze consultants.

Kim Brouwer

Consultant

Stel je vraag per mail

Gerelateerde projecten