• Home
• Blogs
• Resource management in de praktijk

Blogs

Resource management in de praktijk: zet specialisten zo optimaal mogelijk in én bescherm ze tegen overbelasting

Portfoliomanagement, capaciteitsmanagement & resource management. Ze spelen alle drie een rol bij het zo effectief mogelijk inzetten van je mensen en middelen. En ondervinden alle drie de negatieve gevolgen als specialisten niet of niet op het juiste moment kunnen worden ingezet.

Het gevolg is dat projectteams een specialist toegewezen krijgen voor een bepaalde periode, maar dat die beschikbaarheid in de praktijk regelmatig niet uitkomt. De situatie escaleert, en er wordt een dringend beroep gedaan op de specialist om toch iets te regelen. Met overbelasting en uiteindelijk uitval als resultaat. Nieuwe specialisten aantrekken kost tijd en geld, en is in een krappe arbeidsmarkt allesbehalve eenvoudig.

---

Aandachtspunten bij resource management

Organisaties hebben er dus alle belang bij om zorgvuldig met specialisten om te gaan. Een aantal belangrijke aandachtspunten:

1. Zorg dat een specialist niet bij te veel initiatieven tegelijk wordt ingezet. Zelfs al zou het op basis van uren moeten kunnen, de focus & productiviteit van een specialist nemen af naarmate hij zijn aandacht over meerdere projecten tegelijk moet verdelen.
2. Plan standaard een buffer in van zo’n 10% tot 20% van de beschikbare uren voor ad hoc-verzoeken en change. Dat vergroot de flexibiliteit in de planning, voorkomt onnodige vertragingen en maakt de planning voorspelbaarder voor projectteams.
3. Leg de verantwoordelijkheid voor deelname aan een project niet uitsluitend bij de specialist neer. Niet iedereen kan of wil makkelijk nee zeggen (uit loyaliteit, of omdat de keuze simpelweg te moeilijk is), terwijl er al sprake is van overbelasting.
4. Gebruik de prioritering van projecten als basis voor resource planning. Kijk vervolgens naar de planning van het werk dat specialisten moeten doen. Kun je met verschuivingen binnen de prioritering zorgen dat specialisten aaneengesloten aan een beperkt aantal projecten kunnen werken?
5. Breng projectteams die op hetzelfde moment een beroep doen op dezelfde specialist bij elkaar. Kunnen zij door onderling overleg werkzaamheden zo verschuiven dat dubbele inzet wordt voorkomen?
6. Voeren specialisten ‘standaard’ taken uit, die anderen betrekkelijk eenvoudig kunnen leren en overnemen of zelf doen? Daarmee ontlast je de specialisten, zodat ze kunnen worden ingezet waar hun expertise hard nodig is.
7. Let op signalen van overbelasting. Beter nog, voorkom deze door een goede begeleiding en monitoring vanuit HRM.

---

Bijkomend gedragsprobleem

Welk systeem of welke werkwijze je ook hanteert voor capaciteitsplanning: zodra het voor projectteams onvoorspelbaar wordt óf en wánneer zij een specialist kunnen inschakelen, gaan ze meer vragen dan ze nodig hebben.

…zodra het voor projectteams onvoorspelbaar wordt of en wanneer zij een specialist kunnen inschakelen, gaan ze meer vragen dan ze nodig hebben…

Bewust of onbewust, uit onzekerheid of frustratie, in de hoop dat ze dan tenminste een deel van hun aanvraag gehonoreerd krijgen. Het gevolg is dat de vraag in het systeem exponentieel lijkt te groeien, puur op basis van aanvragen die de werkelijke behoefte ver overstijgen.

---

Dus: specialisten slimmer inzetten én ontlasten

Specialisten zijn tempobepalend bij de voortgang van projecten. In veel gevallen schaars, moeilijk te vervangen en kwetsbaar voor overbelasting. Organisaties die hen structureel op te veel projecten inzetten, betalen daar uiteindelijk een hoge prijs voor in de vorm van vertragingen, uitval en oplopende kosten. Én schade aan interne verbinding en vertrouwen…

Zorg dat je de specialisten dus slimmer inzet en waar mogelijk ontlast. Door focus te bewaken, ruimte te reserveren voor het onverwachte, besluitvorming te delen en transparantie te creëren in de planning. Dat levert niet alleen een sneller projectverloop op, maar ook een gezondere organisatie.