500+ succesvolle portfoliomanagement-opdrachten afgerond voor o.a.:

Wat is MoP management of portfolios?

MoP management of portfolios is een gerenommeerde best practice-methode die is ontwikkeld door Axelos en onderdeel vormt van het Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3). Het framework biedt organisaties een systematische aanpak voor het selecteren, prioriteren en beheren van hun portfolio van projecten, programma’s en andere initiatieven.

In essentie draait management of portfolios om het maken van de juiste keuzes. Het helpt organisaties om te bepalen welke investeringen gedaan moeten worden, welke projecten gestopt moeten worden, en hoe schaarse middelen het meest effectief ingezet kunnen worden. MoP zorgt ervoor dat alle initiatieven binnen een organisatie bijdragen aan de strategische doelstellingen en dat er een duidelijk overzicht bestaat van alle lopende en geplande activiteiten.

Wat zijn de onderdelen van MoP management of portfolios?

MoP management of portfolios is gestructureerd rond twee kerngebieden, de zogenaamde Practice Areas, die elk hun eigen rol spelen in effectief portfoliomanagement. Deze Practice Areas werken nauw samen en vormen het complete MoP-framework.

De kerngebieden van MoP management of portfolios

1. Portfolio Definitie Cyclus (strategisch niveau: richten)

De juiste dingen doen! De Portfolio Definitie Cyclus is het strategische hart van management of portfolios. Deze cyclus richt zich op het definiëren en optimaliseren van het portfolio op basis van de organisatiestrategie. Hier worden de fundamentele keuzes gemaakt over welke investeringen gedaan moeten worden.

Stap 1: Begrijpen

De eerste stap richt zich op het verkrijgen van een helder begrip van de strategische context. Organisaties analyseren hun externe omgeving, interne capaciteiten en strategische ambities. Deze stap omvat het identificeren van stakeholders, het begrijpen van hun behoeften en verwachtingen, en het vaststellen van de criteria waarop investeringsbeslissingen genomen zullen worden.

Stap 2: Categoriseren

In deze stap worden alle huidige en potentiële investeringen gegroepeerd in logische categorieën. Dit kunnen bijvoorbeeld categorieën zijn zoals innovatie, compliance, operationele verbetering of groei. Door initiatieven te categoriseren ontstaat er meer overzicht en kunnen vergelijkbare projecten naast elkaar worden gelegd voor prioritering.

Stap 3: Prioriteren

Prioritering is het hart van MoP. Organisaties beoordelen alle initiatieven op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals strategische waarde, financieel rendement, risico’s en haalbaarheid. Deze stap resulteert in een geprioriteerde lijst waarin duidelijk wordt welke projecten de hoogste bijdrage leveren aan de strategische doelstellingen.

Stap 4: Balanceren

Bij het balanceren wordt gekeken naar de samenstelling van het totale portfolio. Organisaties zorgen ervoor dat er een gezonde mix is tussen verschillende typen investeringen, zoals korte termijn versus lange termijn projecten, of risicovolle innovaties versus veilige operationele verbeteringen. Ook wordt gekeken naar de beschikbare capaciteit en middelen.

Stap 5: Plannen

In deze stap wordt het portfolio vertaald naar concrete actieplannen. Er wordt bepaald wanneer welke projecten starten, welke middelen nodig zijn, en hoe de voortgang gemonitord zal worden. Deze planning zorgt voor een realistische en uitvoerbare roadmap.

Beheren

Wat volgt is het actieve beheer van het portfolio tijdens de uitvoering. Dit betekent het monitoren van voortgang, het identificeren van problemen en kansen, en het maken van bijsturingen waar nodig. MoP management of portfolios is dynamisch: wanneer de strategie verandert of nieuwe inzichten ontstaan, moet het portfolio hierop aangepast worden.

Deze cyclus wordt continu herhaald, waardoor het portfolio een levend geheel blijft dat voortdurend evolueert met de organisatie.

2. Portfolio Delivery Cycle (uitvoeringsniveau: verrichten)

De dingen juist doen! Terwijl de Definitie Cyclus zich richt op wat er in het portfolio moet zitten, richt de Portfolio Delivery Cycle zich op de daadwerkelijke uitvoering ervan. Deze cyclus omvat het monitoren en besturen van de lopende projecten en programma’s, het realiseren van de beoogde baten en het bijsturen waar nodig. De Delivery Cycle zorgt ervoor dat het gedefinieerde portfolio daadwerkelijk wordt gerealiseerd volgens het Portfolio Delivery Plan.

De onderdelen van de Portfolio delivery cycle:

Management toezicht 

Het continue monitoren en reviewen van de portfolioprestaties om te waarborgen dat het portfolio blijft bijdragen aan de strategische doelstellingen. Dit omvat het bijsturen waar nodig en het rapporteren aan stakeholders over de voortgang en resultaten.

Batenmanagement 

Het identificeren, plannen, realiseren en meten van de verwachte baten uit het portfolio, zodat investeringen daadwerkelijk de beoogde waarde opleveren en baten niet alleen worden beloofd maar ook gerealiseerd en gemeten.

Financieel management 

Het beheren van alle financiële aspecten van het portfolio, inclusief budgettering, kostenbewaking, financiële rapportage en het waarborgen van een optimale verdeling van financiële middelen over de verschillende initiatieven.

Risicomanagement 

Het systematisch identificeren, analyseren, evalueren en beheersen van risico’s op portfolioniveau. Dit omvat zowel individuele projectrisico’s als portfolio-brede risico’s die de realisatie van strategische doelstellingen kunnen bedreigen.

Stakeholder management 

Het in kaart brengen en managen van alle belanghebbenden bij het portfolio, hun belangen, invloed en betrokkenheid. Dit zorgt voor adequate communicatie, draagvlak en support voor portfoliobeslissingen.

Organisatorisch bestuur 

Het waarborgen van duidelijke besluitvormingsstructuren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het portfolio. Dit omvat het definiëren van rollen, het vaststellen van besluitvormingsprocessen en het zorgen voor adequate governance-mechanismen.

Resource management 

Het plannen, toewijzen en optimaliseren van alle benodigde resources (mensen, middelen, capaciteiten) over het portfolio heen. Dit zorgt ervoor dat de juiste resources op het juiste moment beschikbaar zijn voor de juiste initiatieven.

MoP-besluitvormingsproces voor investeringen: de juiste dingen doen

Een specifiek onderdeel van MoP management of portfolios is het gestructureerde besluitvormingsproces voor investeringen. Dit proces waarborgt zorgvuldige investeringsbeslissingen, gebaseerd op objectieve criteria. Het proces kent verschillende beslismomenten bij fase-overgangen waarbij initiatieven moeten worden goedgekeurd voordat ze verder mogen. Bij elke fase-overgang worden aspecten zoals strategische fit, business case, risico’s en beschikbare capaciteit beoordeeld.

Dit besluitvormingsproces zorgt ervoor dat alleen die initiatieven worden goedgekeurd die daadwerkelijk waarde toevoegen en passen binnen de beschikbare capaciteit van de organisatie.

Wat zijn de 5 principes van MoP portfoliomanagement?

MoP management of portfolios is gebouwd op vijf fundamentele principes die de basis vormen voor effectief portfoliomanagement. Deze principes bieden houvast bij het nemen van beslissingen en het inrichten van portfolioprocessen.

Principe 1: Betrokkenheid van senior management

Succesvol management of portfolio’s vereist actieve betrokkenheid en commitment van het senior management. Zonder steun vanaf de top worden strategische keuzes niet effectief gemaakt en uitgevoerd. Portfoliomanagement betekent keuzes maken. Topmanagement moet eigenaarschap nemen over portfoliobeslissingen, middelen toewijzen en lastige keuzes maken tussen concurrerende projecten. 

Principe 2: Strategische afstemming

Alle investeringen in het portfolio moeten direct bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit principe zorgt ervoor dat er geen middelen verspild worden aan projecten die wel interessant lijken, maar niet passen binnen de gekozen strategie. MoP maakt deze afstemming expliciet en meetbaar.

Principe 3: Portfolio Office

Een gespecialiseerde Portfolio Office is noodzakelijk om het portfoliomanagement te coördineren en te faciliteren. Start realistisch, bijvoorbeeld met een portfoliomanager ondersteund door een PMO-er. De portfolio office ondersteunt bij het verzamelen van informatie, het voorbereiden van beslissingen, het bewaken van de voortgang en het waarborgen van consistente processen en standaarden binnen het portfolio.

Principe 4: Governance afstemming

Effectief portfoliomanagement vereist duidelijke governance-structuren die zijn afgestemd op de bestaande organisatiestructuur. Dit principe zorgt ervoor dat besluitvormingsprocessen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder zijn gedefinieerd en consistent worden toegepast. De juiste governance afstemming zorgt ervoor dat portfoliomanagement naadloos aansluit bij de manier waarop de organisatie bestuurd wordt, zonder onnodige bureaucratie of conflicterende besluitvormingslijnen. Het waarborgt dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste beslissingen nemen, met de benodigde autoriteit en binnen duidelijke kaders.

Principe 5: Verandering activeren

Management of portfolios gaat niet alleen over projecten selecteren en plannen, maar ook over het creëren van een cultuur waarin verandering mogelijk is. Het begrip ‘energie’ is een centraal concept binnen MoP en verwijst naar de organisatorische capaciteit om verandering te absorberen en te implementeren. Organisaties hebben een beperkte hoeveelheid energie beschikbaar. Te veel verandering tegelijk kan leiden tot ‘verander moeheid’ en verminderde effectiviteit.

MoP helpt organisaties om bewust om te gaan met hun verander absorptievermogen. Dit betekent het meenemen van medewerkers in de transformatie, het wegnemen van weerstand, het zorgen voor de juiste capaciteiten en competenties, en het realistisch inschatten hoeveel verandering een organisatie aankan. Door de energie als een schaars middel te behandelen, kunnen betere beslissingen worden genomen over de timing en omvang van veranderinitiatieven.

Deze vijf principes vormen samen het fundament waarop effectief management of portfolios kan worden gebouwd. Ze zijn niet optioneel, maar essentieel voor succes.

Maatwerk is altijd nodig
Niet elk portfolio vraagt om dezelfde aanpak. MoP management of portfolios benadrukt dat organisaties de methode moeten aanpassen aan hun eigen context, volwassenheidsniveau en behoeften. Een kleine organisatie met tien projecten heeft een andere aanpak nodig dan een multinational met honderden initiatieven. Het principe van maatwerk staat centraal.

Wanneer gebruik je MoP management of portfolios?

MoP portfoliomanagement is met name waardevol in specifieke situaties en voor organisaties met bepaalde kenmerken. Daarbij is het is belangrijk om te begrijpen wanneer de investering in deze methode zich terugbetaalt.

• Bij schaarse middelen en vele initiatieven
  Wanneer een organisatie meer goede ideeën en projectvoorstellen heeft dan middelen om ze allemaal uit te voeren, biedt management of portfolios de structuur om rationele keuzes te maken. In plaats van projecten te starten op basis van wie het hardst roept of politieke invloed, zorgt MoP voor een objectieve afweging.
• Bij strategische transformaties
  Organisaties die een strategische koerswijziging doormaken, hebben baat bij MoP management of portfolios. Het framework helpt om het bestaande projectenlandschap kritisch te evalueren en af te stemmen op de nieuwe richting. Projecten die niet meer passen worden gestopt, terwijl nieuwe initiatieven prioriteit krijgen.
• Bij gebrek aan overzicht
  Veel organisaties worstelen met een overvloed aan projecten waarbij niemand meer het totaaloverzicht heeft. Management of portfolios creëert transparantie: wat doen we eigenlijk allemaal, wat kost het, wat levert het op, en past dit bij onze strategie? Deze inzichten zijn cruciaal voor effectief besturen.
• Bij complexe organisaties met veel en verschillende stakeholders
  In organisaties met verschillende afdelingen, business units of divisies die allemaal projecten draaien, helpt MoP om samenwerking te verbeteren en duplicatie te voorkomen. Het biedt een gemeenschappelijk raamwerk en taal voor het bespreken van investeringsbeslissingen.
• Bij performance problemen
  Wanneer projecten structureel niet de verwachte resultaten opleveren, kan dit wijzen op portfolioproblemen. Misschien worden de verkeerde projecten geselecteerd, zijn er te veel projecten tegelijk gaande, of ontbreekt het aan strategische focus. Management of portfolios adresseert deze fundamentele oorzaken.

De waarde van MoP Management of Portfolios

Het implementeren van management of portfolios brengt concrete voordelen met zich mee. Organisaties rapporteren betere strategische afstemming van projecten, efficiënter gebruik van middelen, snellere besluitvorming en hogere realisatie van beoogde baten. Door systematisch de juiste projecten te selecteren en te beheren, ontstaat er meer focus en worden resultaten sneller gerealiseerd.

Daarnaast vergroot MoP management of portfolios de wendbaarheid van organisaties. Wanneer externe omstandigheden veranderen of nieuwe kansen zich voordoen, kan het portfolio snel aangepast worden. Deze flexibiliteit is in de huidige dynamische omgeving een belangrijk concurrentievoordeel.

Conclusie

MoP management of portfolios biedt organisaties een krachtig framework voor het maken van betere investeringsbeslissingen. Door de duidelijke stappen, solide principes en focus op strategische afstemming helpt de methode organisaties om niet harder te werken, maar slimmer te werken. De combinatie van structuur en flexibiliteit maakt management of portfolios geschikt voor diverse organisaties en situaties.

Voor organisaties die worstelen met te veel projecten, onduidelijke prioriteiten of teleurstellende resultaten, kan MoP management of portfolios de oplossing zijn. Het vraagt commitment en discipline, maar levert een portfolio op dat echt waarde creëert en bijdraagt aan strategisch succes.

Ondersteuning bij portfoliomanagement

Begeleiding door ervaren consultants

Intermedius helpt je met verschillende vormen van ondersteuning. Dit kan variëren van advies op strategisch niveau tot hands-on uitvoering en begeleiding in de praktijk.

• Advisering richt zich op de vraag hoe portfoliomanagement het beste ingericht kan worden voor jouw specifieke situatie. Welke methodiek past bij jouw organisatie? Hoe ziet een realistische roadmap eruit? Welke governance structuur is nodig?
• Interim rollen zoals portfoliomanager, programmamanager of PMO-medewerker kunnen worden ingevuld om de implementatie te trekken en te borgen. Deze professionals brengen niet alleen expertise, maar ook ervaring uit andere organisaties.
• Training zorgt voor competentieontwikkeling van medewerkers. Dit kan gaan over portfoliomanagement, of deelgebieden als prioriteringsmethodieken en governance.

Sterk in complexe en publieke organisaties

Publieke organisaties hebben specifieke kenmerken die het portfoliomanagement implementeren uitdagend maken: politieke sensitiviteit, maatschappelijke verantwoording, diverse stakeholders met verschillende belangen, en vaak beperkte middelen.

De ervaren consultants van Intermedius begrijpen deze complexiteit en weten hoe hier mee om te gaan. Ze spreken de taal van bestuurders en ambtenaren, begrijpen de politiek-bestuurlijke dynamiek, en weten hoe je werkbare oplossingen realiseert in een omgeving die niet altijd rationeel is.

Meer weten over MoP?

We helpen je graag om portfoliomanagement in jouw organisatie optimaal in te richten of te verbeteren. Neem contact op voor een verkennend gesprek gericht op jouw situatie.