Tijdig bijsturen door een integrale portfolioplanning die resource knelpunten in beeld brengt

Je weet welke projecten eraan komen, van onderhoud tot aankoop van nieuwe treinstellen. Maar heb je ook de resources om de projecten uit te kunnen voeren? Dat is de vraag voor het materieel domein van NS. Door een methodiek voor portfolioplanning te ontwikkelen is NS nu in staat om knelpunten voor schaarse resources vroegtijdig in beeld te krijgen en daar op bij te sturen.

Achtergrond

Het materieel domein binnen NS heeft als doel om veilig, betrouwbaar en schoon materieel en bedrijfsmiddelen tegen de laagst mogelijke onttrekking en kosten te realiseren. Met andere woorden, het zorgt er voor dat er voldoende treinen beschikbaar zijn om de reizigers volgens dienstregeling te kunnen vervoeren, nu en in de toekomst. Daarbij is inzicht in de maakbaarheid van het portfolio essentieel.

Dirk heeft veel kennis van portfoliomanagement en al eerdere ervaring opgedaan binnen het materieel domein van NS. Hij kon hierdoor snel aan het werk met de complexe materie en bijdragen aan het opzetten van een methodiek voor resourcemanagement die past bij de organisatie. Het resultaat gaat NS essentiële inzichten geven zodat er nog beter op het portfolio gestuurd kan worden.

Marieke Winters – Manager Portfoliomanagement bij NS

Zo goed mogelijk vooruit kijken voor een optimale dienstverlening

Voor een optimale dienstverlening wil NS in staat zijn om zo goed mogelijk vooruit te kijken; welke projecten kunnen we realiseren met de beschikbare capaciteit, waar kunnen we op bijsturen en waarin moeten we prioriteren? Vooraf prioriteren en keuzes maken, stelt NS in staat om te borgen dat plannen maakbaar worden.

Resourcemanagement op portfolioniveau

Dirk is als sr. adviseur portfoliosturing aan de slag gegaan met het aanbrengen van nieuwe structuren en het opzetten van slimme processen inclusief tooling. Daarmee kan op strategisch niveau worden geadviseerd en kunnen besluiten worden voorgelegd om het gevraagde doel te realiseren. Concreet: door het opzetten van resourcemanagement op portfolioniveau ontstaat overzicht en inzicht in kritische en schaarse resources, op de lange termijn.

Van losse beelden naar een integraal overzicht op strategisch niveau

Binnen NS houden veel afdelingen een eigen resource overzicht bij. Ook binnen de grotere projecten zijn resource planningen opgesteld. De uitdaging was om een model te ontwerpen waarbij al deze informatie samen komt op het juiste niveau:

niet meer informatie vragen van afdelingen dan noodzakelijk, zodat de administratieve last draagbaar is,
maar wel voldoende gedetailleerde informatie voor analyse en het maken van gefundeerde keuzes voor bijsturing.

Inrichten van resourcemanagement

Vanuit Intermedius hebben we de kennis en ervaring om resource management in te richten. De specifieke invulling verschilt per organisatie, maar de structuur om te starten is helder. De aanpak bij de NS:

Overzicht krijgen: bij welke afdelingen zitten de schaarse resources, die van belang zijn voor het integrale overzicht.
Draagvlak: Vervolgens hebben we gekeken wat het draagvlak is om mee te werken aan dit project. Die bleek hoog om dat teamleiders van schaarse resources zelf ook op zoek waren naar een overzicht van projecten die nog in de pijplijn zitten Ze zijn erbij gebaat om te zien of hun afdeling in de komende jaren de vraag aan kan en zo vroegtijdig een signaal te kunnen geven als het niet past.
Pilot: Voor 1 trein-type hebben we een pilot planning gemaakt om de methodiek van planning en omvangschatting voor resources te toetsen.
Uitrol pilot: De stuurgroep was tevreden met de pilot planning. Daarom wordt deze nu verder uitgerold voor het volledige portfolio.

Resultaten

In een zeer prettige samenwerking met collega’s van NS hebben we veel vooruitgang geboekt, met een aantal concrete resultaten:

Een pilot planning met alle projecten voor één trein-type. De tijdslijn voor al deze projecten is opgebouwd volgens een standaard faseringsmodel. Per projectfase zijn voor alle schaarse resources omvanginschattingen gemaakt voor de inzet. Hiermee is per type schaarse resource te zien wat de belasting is van de gezamenlijke projecten.
Een procesbeschrijving voor de nieuwe werkwijze als deze manier van portfolioplanning geïmplementeerd is: processtappen, rollen en taken.
Een informatiemodel dat in alle relevante projectmanagement-templates is opgenomen. Hiermee kan de relevante informatie eenvoudig worden opgehaald in de organisatie.
Een implementatieplan waarmee de NS zelf de uitvoering ter hand kan nemen.

De Stuurgroep heeft op basis van deze resultaten besloten de werkwijze uit te rollen naar het volledige materieel domein.

Dirk Schmidt

Senior Consultant

Stel je vraag per mail