Blogs

Klem tussen balie en beleid

De conclusie van de Tijdelijke Commissie Uitvoeringsorganisaties (TCU) in het rapport is glashelder: “gebrekkige samenwerking in de driehoek Tweede Kamer, departementen en uitvoeringsorganisaties veroorzaakt problemen”.

Het rapport ‘Klem tussen balie en beleid’ geeft aan dat 20% van de burgers onvoldoende uit de voeten kan met wet- en regelgeving. Burgers komen daarbij in de problemen bij de uitvoering hiervan: klem tussen balie en beleid. De conclusie van de Tijdelijke Commissie Uitvoeringsorganisaties (TCU) in het rapport is glashelder: “gebrekkige samenwerking in de driehoek Tweede Kamer, departementen en uitvoeringsorganisaties veroorzaakt problemen”. De TCU doet zeven aanbevelingen. De aanbevelingen richten zich vooral op het verbeteren van de balans tussen departementen, uitvoeringsorganisaties en Tweede Kamer.

Hoe kan er vanuit portfoliosturing naar de aanbevelingen gekeken worden?

Portfoliomanagement geeft antwoord op de vraag hoe de organisatie-ambities tot uitvoering worden gebracht en besluitvorming wordt gestroomlijnd. Om de ambities te realiseren zijn 3 elementen van belang.

Ambities vertalen, regisseren, realiseren
  • Ambities vertalen: het vertalen van de organisatie-ambities naar concrete resultaten en wijze van voortbrenging. Er wordt dan o.a. gewerkt aan een visie en roadmap, creëren van gelijke taal en beelden en het verbinden van belanghebbenden.
  • Realiseren: het verrichten, beheersen en verbinden van mensen bij de realisatie van projecten en programma’s. Denk hierbij aan stakeholdermanagement, uitvoerbaarheid, risicomanagement en batenmanagement.
  • Regisseren: het inrichten van de organisatie met doel, structuur, proces, beheersing & vaardigheden. Wat zijn de spelregels en kaders waarbinnen we werken?

De principes zijn generiek, maar het laten slagen van de aanbevelingen is sterk organisatie afhankelijk. Er moet rekening gehouden worden met diverse aspecten, als cultuur, historie en leiderschap. Deze aspecten worden ook in het rapport benoemd.

We geven graag onze visie op een oplossingsrichting vanuit onze expertise: portfoliomanagement.

  1. De Tweede Kamer moet in beter contact staan met burgers (bijvoorbeeld belangenorganisaties) en de uitvoeringsorganisaties (van werkvloer tot ambtelijke top)

Stakeholdermanagement: Essentieel hierbij is om stakeholders niet alleen te informeren, maar om samenwerking en draagvlak te creëren. Dit kan bereikt worden door een multidisciplinaire uitvoeringstoets waar beleidsmakers, uitvoerders en gebruikers aan deelnemen.

  1. Schenk meer aandacht aan de uitvoerbaarheid van beleid, door middel van uitvoeringstoetsen, en heb aandacht voor het doenvermogen van burgers: snappen zij de wetgeving en kunnen zij het toepassen? Daarnaast moet er ook ruimte geboden worden voor professionals om de burger maatwerk te bieden in specifieke gevallen.

Uitvoerbaarheid: Bij de multidisciplinaire uitvoeringstoets staat uitvoerbaarheid voor burger én uitvoerder centraal. Is het voor de gebruiker, de burger, te begrijpen? En is het uitvoerbaar voor de uitvoerder? Hierbij wordt er niet alleen gekeken naar het doenvermorgen, maar ook de beschikbare capaciteit en informatie in een organisatie.

  1. Signaleer en adresseer problemen in de uitvoering zo snel mogelijk

Risicomanagement: Om problemen te signaleren en te adresseren zijn grip en inzicht fundamenteel. Hierbij is een eenduidige informatievoorziening en een duidelijke governance noodzakelijk. Door juiste en volledige informatie en duidelijke afspraken wordt snel bijsturen zo goed mogelijk gefaciliteerd.

  1. Creëer meer vertrouwen binnen de driehoek Tweede Kamer, departementen en uitvoeringsorganisaties

Gedrag en werkwijze definiëren: Naast de inrichting van processen, is het ook belangrijk dat aandacht is voor de ‘zachte kant’: Hoe gaan wij met elkaar om? Vertrouwen ontstaat als duidelijk is wie welke rol en expertise heeft. En binnen deze rol het vertrouwen krijgt om naar eigen inzicht te handelen. Hierbij is transparantie en samenwerking cruciaal.

  1. Verbeter de kennis- en informatiepositie van de Tweede Kamer om een totaalbeeld te kunnen vormen van de uitvoering.

Visie en roadmap: Een principe binnen portfoliomanagement is het creëren van een totaalbeeld waarop gestuurd kan worden. Door deze te agenderen bij de leden van de Tweede Kamer hebben zij de benodigde informatie om keuzes te kunnen maken. Hierbij is het boven genoemde vertrouwen een belangrijk punt. Zonder vertrouwen kan er geen juist totaalbeeld worden gecreëerd.

  1. Geef de uitvoering meer waardering en de professionals meer zeggenschap door ze bijvoorbeeld beter te betrekken bij de totstandkoming van beleid.

Verbinden: Het beter waarderen van professionals is een leiderschapsvraagstuk. Het is daarbij cruciaal dat zij zich verbonden én gehoord voelen bij het gehele proces van beleid tot balie.

  1. Evalueer de impact van deze aanbevelingen een jaar na behandeling in de Tweede Kamer.

Batenmanagement: Deze aanbeveling is specifiek voor de afhandeling van het rapport in de Tweede Kamer. Toch kan hier een belangrijk principe van portfoliomanagement worden toegepast, namelijk batenmanagement. Dit gaat om het inschatten, monitoren en meten van benefits. Hiermee wordt een beeld gecreëerd van de impact.

Over het rapport

Het rapport “Klem tussen balie en beleid” (februari 2021) gaat over het uitvoerige onderzoek uitgevoerd door de Tijdelijke Commissie Uitvoeringsorganisaties (TCU). In dit rapport staan twee vragen centraal: wat zijn de oorzaken van problemen bij de uitvoering van overheidsbeleid? En: wat zijn mogelijke oplossingen?

Kim Brouwer

Consultant
kim.brouwer@intermedius.nl