• Home
• Blogs
• Ask the expert: Bevindingenmatrix als hulpmiddel bij realisatie van veranderinitiatieven

Blogs

Bevindingenmatrix als hulpmiddel bij realisatie van veranderinitiatieven

Hoe kan ik richting houden tijdens de uitvoering van onze veranderinitiatieven?

Van strategie naar resultaten: een complex proces

In de ideale wereld worden veranderinitiatieven afgeleid vanuit een strategisch portfolio waarin de organisatiestrategie wordt “vertaald” naar een geheel van veranderinitiatieven. De beoogde resultaten van veranderinitiatieven leveren zo een concrete bijdrage aan het behalen van de strategische doelstellingen. Maar het behalen (en behouden!) van een sterke relatie tussen strategie en concreet op te leveren resultaten blijkt in de praktijk weerbarstiger. Het is niet altijd eenvoudig om in de ontwerpfase de resultaten optimaal te omschrijven en uit te werken. Er wordt gestart met een bepaald ‘idee’ van de toekomstige situatie, welke knelpunten opgelost moeten worden en/of welke verandering gewenst is. Echter, hoe op dat punt te komen is op dat moment nog niet volledig helder. Simpelweg omdat er teveel onzekere factoren van invloed zijn.

Bovengenoemde maakt inzichtelijk dat de relatie tussen strategie en op te leveren resultaten in de praktijk onder druk staat en kan ervoor zorgen dat ‘richting’ kiezen en behouden bij de uitvoering van een veranderinitiatief bemoeilijkt wordt. Dit brengt een aantal risico’s met zich mee:

• De organisatie besteed disproportioneel veel energie/resources aan zaken die niet direct bijdragen aan haar strategische doelen.
• Binnen de organisatie ontstaan afwijkende beelden over de te behalen resultaten. Dit vormt een basis voor het versterken van tegengestelde belangen en langlopende discussies waardoor het nog lastiger wordt om richting te houden.
• Het volledig realiseren van baten wordt moeilijker doordat resultaten niet zijn uitgewerkt. Daarnaast mist er een integraal beeld over wat een bepaald initiatief op gaat leveren.

Als organisatieadviseur word ik regelmatig betrokken bij reeds gestarte initiatieven. Bijvoorbeeld de uitbreiding van functionaliteit binnen een ERP systeem om ondersteuning van het primaire proces binnen een organisatie te optimaliseren. Het loslaten van de ‘oude’ handmatige lijstjes en de overgang naar een andere systematiek maakt dat bovengenoemde risico’s meer zichtbaar worden.

Bevindingenmatrix als hulpmiddel bij realisatie van veranderinitiatieven

Om de samenhang tussen de strategie en praktische uitwerking zo sterk mogelijk te maken, is het belangrijk om richting te kunnen geven (en houden) tijdens de uitvoering van veranderinitiatieven. Het gebruik van een bevindingenmatrix helpt bij het ‘tracken’ van bevindingen die worden geregistreerd en gecategoriseerd (in deelonderwerpen). Dit zorgt ervoor dat de verandering zo goed mogelijk blijft aansluiten bij de te behalen doelstellingen.

Door te werken met deze methode worden bevindingen tijdens alle fases van een veranderinitiatief getoetst tegen de mogelijke oplossingsrichtingen (ontwerp van de toekomstige situatie). Hierdoor ontstaat inzicht in welke bevindingen kunnen worden opgelost. Maar ook welke niet binnen de scope vallen en misschien separaat opgepakt moeten worden. Al deze informatie is waardevolle input bij het opstellen van de ontwerpcriteria voor de toekomstige situatie, zeker in een situatie waarbij de te behalen resultaten niet volledig en/of niet concreet zijn gedefinieerd. Het geeft namelijk veel informatie over wat wel en niet werkt in de praktijk, waar mogelijke risico’s zitten en welke implementatiemethodiek succesvol kan zijn.

Een bevindingenmatrix helpt dus bij het richting geven en houden van een veranderinitiatief. Daarbij is het prettig dat issues die mogelijk gerelateerd zijn aan het veranderinitiatief gesignaleerd worden. Ook merk je zaken op die niet direct een relatie hebben met het initiatief (bijvangst). Dit kan als input dienen voor andere initiatieven binnen de organisatie.