Meer realiseren door minder projecten

Wat is beter: veel projecten tegelijkertijd realiseren of zo min mogelijk per keer?

In de praktijk blijkt dat hoe minder projecten tegelijk hoe meer winst voor de organisatie. Dit klinkt wellicht tegenstrijdig. Meerdere projecten tegelijk uitvoeren zou immers beter zijn voor de werkverdeling onderling. Staat het ene project stil dan kunnen de projectteams zich richten op een ander project. Van een projectleider wordt verwacht meerdere projecten tegelijk uit te voeren en het management wil niet graag horen ‘we hebben geen mensen om dat project te realiseren’. Met een overvloed aan wensen is de keus snel gemaakt om zo veel mogelijk projecten tegelijk te starten.

Zorgen over meer vraag dan aanbod en beperkte middelen worden snel afgedaan met de geruststellende woorden: “Laten we maar gewoon beginnen, dan zien we wel hoe het loopt”. Een project een jaar of zelfs langer uitstellen door gebrek aan middelen of specifieke expertise wordt als een afgang gezien en moet kosten wat kost worden vermeden, zo is vaak de gedachte. “Nee” zeggen tegen belangrijke projecten wordt onbewust geassocieerd met gebrek aan lef, daadkracht en visie.

Moeten we dan maar onze ambities opgeven en genoegen nemen met middelmatigheid vraag je je inmiddels hardop af? Zeker niet. Met een nuchtere aanpak kan jouw organisatie juist meer realiseren door minder projecten te doen.

Even voorstellen… aannemer Piet en Bob

Ik stel je graag voor aan twee aannemers: Aannemer Piet en aannemer Bob. Piet en Bob bouwen huizen die ze vervolgens verhuren. Beiden hebben evenveel mensen in dienst en kunnen gemiddeld twee huizen per jaar bouwen.

Aanpak van Piet

Omdat er altijd wel ergens iets tegenzit op de bouw besluit aannemer Piet om 6 huizen tegelijk te bouwen en daar 3 jaar over te doen. Wanneer hij bij één huis niet verder kan, verplaats hij zijn personeel naar het volgende huis. Iedereen is altijd bezig en de klant weet dat hij pas over 3 jaar zijn huis krijgt. Aannemer Piet doet immers aan duidelijke verwachtingsmanagement.

De bouwkosten lopen echter wel op, veel kosten lopen gewoon 3 jaar door per huis en het personeel iedere keer verplaatsen heeft geen positief effect op de motivatie van het team en de efficiëntie. Daar komt bij dat, net als bij veel (ICT) projecten, de kosten voor de baten uit gaan en Piet dus pas na 3 jaar geld gaat verdienen. De winsten komen immers pas na afronding van het project

Aanpak van Bob

In hetzelfde dorp werkt ook aannemer Bob. Bob is een echte bouwer. Bob bouwt twee huizen per jaar en levert deze ook binnen het jaar op. Zijn team levert volgens planning in drie jaar tijd net zo veel werk op als aannemer Piet. Het grote verschil is dat aannemer Bob ieder jaar over twee huizen inkomsten kan genereren en zijn klanten maar één jaar hoeven te wachten. Daarnaast blijkt het team veel gemotiveerder te zijn om met zijn allen aan een huis te werken wanneer er sneller resultaat wordt bereikt. Waar een vertraging van 2 maanden bij aannemer Piet vrij acceptabel is, is dat bij aannemer Bob geen optie. Er worden oplossingen bedacht en samengewerkt om de deadline te halen en wat blijkt, in 3 jaar tijd zijn er geen 6 huizen opgeleverd, maar wel 7 of 8!

Wat blijkt in de praktijk bij (ICT) projecten…

Net als bij aannemer Piet en Bob komen de baten/winst van een (ICT) project ook vaak pas na het afronden van het project. Maar zijn ze (als het goed is) wel doorlopend. Minder projecten tegelijk doen met een kortere doorlooptijd levert dus op meerdere fronten winst op voor jouw organisatie. Door vooruit te denken en een meerjarenportfolio voor je projecten op te stellen kan je als organisatie sneller resultaat boeken. Dit doet op geen enige manier afbreuk aan je totale realisatie kracht.

Is jouw organisatie meer een aannemer Piet of een aannemer Bob? Het is voor iedere organisatie mogelijk om meer te worden als aannemer Bob. Dit vraagt echter wel een gezonde portie lef, daadkracht en visie.