• Home
• Blogs
• 10 Startpunten voor beter portfoliomanagement

Blogs

10 Startpunten voor beter portfoliomanagement

Ontdek waar de knelpunten en ontwikkelkansen van portfoliomanagement binnen de organisatie liggen…

1. Bepaal én communiceer duidelijk de scope van je portfolio

Met een logische afbakening is er een basis om keuzes te maken of structuur aan te brengen

Zonder afgebakende scope blijven initiatieven willekeurig binnenkomen en is het lastig te bepalen of iets bijdraagt aan je strategische doelen. Door vooraf expliciet de doelen, kaders en grenzen van het portfolio te formuleren, voorkom je onduidelijkheid en zorg je voor gedragen besluitvorming.

Goede communicatie is daarbij erg belangrijk om doelstellingen en het ‘waarom’ van portfoliomanagement goed te laten landen bij stakeholders.

• Voorkomt willekeur aan binnenkomende initiatieven
• Versterkt gedragen besluitvorming
• Doelstellingen en functie portfoliomanagement helder voor stakeholders

2. Koppel initiatieven aan strategie

Je weet wat je wel en niet doet, en legt de verbinding met de koers

Zodra je initiatieven expliciet verbindt aan strategische doelen, ontstaat er direct meer focus. Besluiten nemen gaat sneller, omdat de relevantie van een initiatief onmiddellijk duidelijk is.

Past het niet bij de koers van de organisatie? Dan heroverweeg je het of stop je ermee. Dit voorkomt verspilling van tijd en middelen. Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat teams begrijpen waarom iets gedaan wordt, wat het draagvlak en de uitvoering versnelt. Kortom: minder ruis, meer richting.

• Direct meer focus op relevante initiatieven
• Betere prioritering en snellere besluitvorming
• Meer draagvlak bij teams

3. Hou prioritering simpel (vooral in het begin)

Helpt om momentum te creëren, zonder te vervallen in methodische discussies

De beste manier om voortgang te boeken, is beginnen. Kies daarom in eerste instantie voor een eenvoudige prioriteringsaanpak – zoals een aantal gedragen prioriteringsciteria – waarbij de juiste mensen aan tafel zitten.
Het vergroten van betrokkenheid van die juiste mensen is in deze fase zeer belangrijk. Zo voorkom je uitgebreide discussies over de methodiek, creëer je snel inzicht in wat belangrijk is, en wordt het makkelijker om keuzes te maken die er echt toe doen.

• Versnelt voortgang & voorkomt discussies
• Vergroot betrokkenheid
• Snel inzicht om belangrijke keuzes te maken

4. Zorg voor heldere definities, rollen en kaders rondom data

De informatie waarmee je stuurt wordt eenduidig en betrouwbaar

Betrouwbare data is de basis van goed portfoliomanagement. Dat vraagt om duidelijke afspraken over wie wat registreert, met welke definities en op welke manier. Pas als de informatie eenduidig, gestandaardiseerd en genormaliseerd is, kun je deze goed gebruiken in dashboards of rapportages.

Dit voorkomt dat managers sturen op verschillende versies van de waarheid (‘single source of truth’), en versterkt het vertrouwen in de stuurinformatie, bv. voor prioritering.

• Eenduidige, gestandaardiseerde, genormaliseerde informatie
• ‘Single source of truth’ voor stuurinformatie

5. Beleg verantwoordelijkheden en rollen expliciet

Voorkomt ruis en versterkt aanspreekbaarheid en samenwerking

Heldere rolverdeling binnen de portfolio is essentieel voor effectieve samenwerking. Iedereen moet weten waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, wie beslist en wie wie informeert. Zo voorkom je dubbel werk en zorg je ervoor dat er geen belangrijke taken blijven liggen.

Daarnaast biedt het een duidelijke basis voor aanspreekbaarheid, escalatie en opvolging. Deze duidelijkheid versnelt besluitvorming, vermindert frictie en maakt samenwerking soepeler.

• Voorkomt dubbel werk en blijven liggen van belangrijke taken
• Sterke basis voor aanspreekbaarheid, escalatie en opvolging
• Versnelt besluitvorming en verbetert samenwerking

6. Zet een duidelijke overlegstructuur neer

Borgt dat besluiten genomen worden op het juiste niveau en escalaties beperkt blijven

Een goed georganiseerde overlegstructuur voorkomt dat verschillende gremia langs elkaar heen werken of tegenstrijdige besluiten nemen.

Leg daarom vast wie waarover gaat, op welk niveau en op welk moment. Dit biedt niet alleen duidelijkheid, maar voorkomt ook escalaties en zorgt voor gerichte besluitvorming. Dit betekent minder ruis op alle niveaus in de organisatie en een heldere lijn van sturing van strategisch tot operationeel niveau.

• Heldere lijn van sturing van strategisch tot operationeel niveau
• Voorkomt escalaties
• Gerichte besluitvorming

7. Maak alle initiatieven inzichtelijk en transparant

Maakt de portfolio levend en zorgt voor overzicht en betrokkenheid

Zorg voor een centrale en actuele registratie van alle lopende initiatieven. Door deze informatie via een toegankelijke tool of dashboard beschikbaar te maken, kan iedereen de status, voortgang en afhankelijkheden van initiatieven volgen.

Teams zien niet alleen waar zij mee bezig zijn, maar ook hoe hun werk zich verhoudt tot het grotere geheel. Dit voorkomt dubbel werk, versnelt besluitvorming en vergroot het gevoel van betrokkenheid bij de organisatiedoelen.

• Direct inzicht in status, voortgang en afhankelijkheden van initiatieven
• Vergroot betrokkenheid bij organisatiedoelen

8. Maak het portfolio visueel en tastbaar

Verhoogt de begrijpelijkheid en bevordert eigenaarschap, mensen gaan het ‘zien’.

Een portfolio is zo veel meer dan een verzamelingen lijsten. Door gebruik te maken van visuele hulpmiddelen zoals funnels, dashboards of roadmapposters, maak je het geheel veel inzichtelijker voor stakeholders.

Mensen begrijpen beter waar het over gaat, waar knelpunten zitten en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden.
Visualisatie voorkomt dat portfoliomanagement als bureaucratisch of abstract wordt ervaren en bevordert betrokkenheid en eigenaarschap.

• Beter begrip van de portfolio, knelpunten en gemaakte keuzes
• Bevordert betrokkenheid en eigenaarschap

9. Stuur samen periodiek op afwijkingen en belemmeringen

Maakt het geheel wendbaar en lerend, hier komt de dynamiek op gang

Start met een periodiek portfoliomeeting waarin afwijkingen en knelpunten worden besproken. Dit voorkomt dat problemen zich ophopen of pas laat zichtbaar worden.

Door vroegtijdig te signaleren waar de voortgang stokt (zoals resourceproblemen of scope creep) en wie daar iets aan kan doen, kun je snel schakelen. Bovendien bevordert het gezamenlijk oplossen van knelpunten het leervermogen van teams en voorkomt het herhaling in andere trajecten.

• Transparantie & eigenaarschap
• Vroegtijdige interventies bij vertraging
• Samen leren en versnellen, en herhaling voorkomen

10. Communiceer doelgroepgericht over portfoliomanagement

Sluit de cirkel: de strategie, keuzes en voortgang worden breed gedragen, met eigenaarschap op alle niveaus

Betrokkenheid van de top is een basisvoorwaarde voor goed portfoliomanagement. Geef sponsors uit de top een actieve rol in de communicatie naar de organisatie (presentaties, interviews, quotes), en geef managers een rol in communicatie naar teams en medewerkers.

Vertaal strategische doelen naar begrijpelijke taal, herhaal de kernboodschap regelmatig en maak verwachtingen concreet. Maak daarbij óók concreet wat de voordelen zijn per doelgroep. Voor het management kan dat betekenen: betere stuurinformatie en minder risico’s. Voor medewerkers: minder werkdruk, duidelijkere rollen, snellere besluitvorming.

• Geef de top van de organisatie een actieve rol bij communicatie
• Vertaal strategische doelen naar begrijpelijke taal
• Maak duidelijk wat de voordelen zijn voor de organisatie
• Maak ook per doelgroep concreet wat de voordelen zijn