De opleidingstak van de betreffende publieke organisatie is onderdeel geworden van de moederorganisatie. Dit als gevolg van een landelijke reorganisatie. Deze verandering betekent dat de lokale ondersteunende diensten van de opleidingstak worden ondergebracht bij de landelijke ondersteunende dienst van de publieke organisatie. Denk hierbij aan ondersteunende bedrijfsvoeringsdiensten, zoals de Facilitaire Dienst en de ICT afdeling. Het centraal aanbieden van deze ondersteunende diensten aan de opleidingstak moet resulteren in efficiëntere bedrijfsvoering en meer tijd voor de opleidingstak om zich te richten op haar primaire taak.
Integratie tussen twee publieke organisaties
Intermedius is zeer betrokken bij het team en bij de teams met wie ze hebben samengewerkt om tot het gewenste resultaat te komen. De vraag die er lag was om de opleidingstak en overheidsinstantie beter met elkaar in verbinding te laten komen. Het heeft de nodige kilometers gekost, maar het resultaat is er naar. Intermedius heeft de opdracht boven verwachting afgerond.
Gecontroleerde realisatie van de transitie
De opdracht van de publieke organisatie was om zorg te dragen voor een gecontroleerde, beheerste en tijdige realisatie van de transitie. De bedoeling is om hiermee bij te dragen aan een efficiëntere bedrijfsvoering, waardoor er voor de opleidingstak ruimte en tijd wordt gecreëerd om zich te richten op haar primaire taak, namelijk onderwijs.
Opdracht aan Intermedius
Intermedius is gevraagd om invulling te geven aan de ambitie van beide publieke organisaties. Hierbij zijn wij initieel gevraagd om leiding te geven aan het programmateam voor de realisatie van de facilitaire transitie. Aandachtspunt was het creëren van verbinding tussen zowel de ontvangende partij (de publieke organisatie) als de latende partij (de opleidingstak van de publieke organisatie). Na een succesvolle afronding is ons verzocht leiding te geven aan het programmateam van de IV-transitie, die als doel had de IV-dienstverlening te integreren.
BIJ DE INRICHTING EN UITVOERING VAN HET PROGRAMMAMANAGEMENT IS HET PRINCIPE ‘SAMENSPEL TUSSEN MENS EN PROCES’ LEIDEND GEWEEST
Aanpak
Intermedius heeft bovenstaande opdracht vormgegeven door het opzetten, inrichten en uitvoeren van het programmamanagement. Onze programmamanager en programma adviseur hebben dagelijks leiding aan het programmateam gegeven en bijgedragen aan de uitvoering van bijbehorende activiteiten. Bij deze opdracht is gekozen om de aanpak vanuit het principe ‘samenspel tussen mens en proces’ te benaderen, één van de leidende principes waar Intermedius voor staat.
Deze principes zijn gebaseerd op de filosofie dat ‘harde’ (systeem en proces) en ‘zachte’ (cultuur en gedrag) elementen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Hierbij zijn de belangrijkste uitgangspunten: ‘het samen doen en verbinding creëren’, ‘resultaatgericht organiseren’, ‘integraliteit in samenhang en besturing’ en ‘structuur op basis van een gedegen aanpak met realisatiecriteria, plateau’s en prioriteiten’.
De belangrijkste interventies en producten die door Intermedius zijn opgeleverd:
- Structuur aanbrengen door het formuleren en inrichten van plateau’s binnen de transities;
- ‘Minimum Viable Product’ (MVP);
- ‘Definition of Done’ (DoD);
- Het inrichten van informatiegestuurde Governance en Besluitvorming binnen verschillende MT’s;
- Periodieke dashboards en rapportages om zowel de stuurgroep als andere belanghebbenden te informeren;
- Inrichten van processen zodat betrokkenen beter hun rol kunnen pakken, bevoegdheden nageleefd worden en activiteiten gerichter worden uitgevoerd;
- Het opstellen en beleggen van procesdemarcaties om rolneming en commitment van betrokkenen te expliciteren.
Resultaat
Met het uitvoeren van deze opdracht zijn de volgende resultaten behaald:
- Een productief team dat met elkaar en met stakeholders in verbinding staat;
- De facilitaire transitie is per gestelde datum gerealiseerd. Hierdoor heeft de opleidingstak meer ruimte om zich te richten op haar primaire taak, namelijk onderwijs;
- Het programma ‘IV-transitie’ is per gestelde datum afgerond;
- Er is inzicht gecreëerd in de op te leveren mijlpalen en planning middels een ‘Definition of Done’. Hierbij is een brug geslagen tussen het werken in een projectmatige omgeving (transitieorganisatie) en Agile omgeving;
- Als onderdeel van de IV-transitie zijn diverse migratie- en saneringstrajecten gerealiseerd, waarmee is bijgedragen aan consolidatie, continuïteit en veiligheid van IV.
