Integrale programmaplanning zorgt voor rust en vertrouwen

Als programmadirecteur was ik de afgelopen 3 jaar verantwoordelijk voor de uitvoering en daarmee het resultaat van het Programma C-ARM; een zeer intensief, complex en multi-stakeholder traject. Na grondige voorbereidingen hebben we een overkoepelend, robuust en voorspelbaar programma doorlopen. Ondanks een bredere scope dan aanvankelijk was voorzien, is het programma toch volgens planning en praktisch binnen budget opgeleverd. Daarbij heeft een uiterst kundig en zeer toegewijd team met risico-gestuurd plannen een belangrijke hoeksteen voor succes van het programma gelegd én in stand gehouden: vertrouwen.

Willem de Goeij - Programmamanager C-ARM

Energie Data Services Nederland (EDSN) is een organisatie die zich richt op de informatievoorziening binnen de energiemarkt. De afgelopen jaren heeft EDSN een belangrijke stap gezet naar een betere marktfacilitering. Een onderdeel hiervan was  de uitrol van het programma Centralisatie Allocatie Reconciliatie en Meetdata (C-ARM). Het doel van dit programma was het centraliseren en uniform beschikbaar stellen van de data van belangrijke kernprocessen binnen het netbeheer. Deze centrale toepassing ondersteunt de sector in het administratief verwerken en toekennen van alle gebruik van gas en elektra door consumenten en bedrijven in Nederland. Dit alles ook met als doel alle regionale netbeheerders te laten samenwerken op weg naar één virtuele netbeheerder. Als Planning & Progress Control van programma C-ARM hebben wij (Rosanne Jansen en Bob de Wit) een wezenlijke bijdrage geleverd in het succesvol opleveren van één centrale oplossing.

Succesvolle samenwerking binnen een alliantie

Programma C-ARM werd gekenmerkt door het grote aantal stakeholders. De zeven regionale netbeheerders, een systemintegrator met onderaannemers en EDSN moesten allemaal integraal samenwerken aan hetzelfde doel. Het samenwerken van verschillende partijen aan het gezamenlijke doel, betekent dat er ook individuele organisatiebelangen losgelaten moeten worden. Daarvoor is het van groot belang dat iedereen één werkelijkheid ziet en accepteert.

 

Dat vraagt om een continue alignment van én met alle betrokken partijen vanuit het hanteren van een zeker ritme. Dit ritme beschrijft Willem de Goeij ook in zijn 10 geboden van voorspelbaarheid bij complexe programma’s. Om dit ritme voor eenieder te adopteren is gekozen om te werken met het methodische framework Managing Succesful Programs (MSP). Deze methode draagt bij aan het bereiken van de strategische veranderdoelen door een samenhangende en systematische aanpak te hanteren binnen het programma.

Figuur 1: MSP Framework uit Managing successful programmes, Axelos

Rust en vertrouwen door probabilistisch plannen

In het raamwerk hebben wij ons gefocust op Planning & Progress Control. Programma C-ARM was een groot, complex en dynamisch programma dat inherent maar ook vanuit de geïdentificeerde risico’s, een doorlopende mate van onzekerheid kende. Zeker in het begin was die onzekerheid groot tot zeer groot. Daarom was een deterministische manier van planning niet geschikt. Binnen het programma was het van belang om de onzekerheid en risico’s door te vertalen naar scenario’s en bandbreedtes voor de planningen, ook wel probabilistisch plannen genoemd. Door het hanteren van deze werkwijze ontstond er rust en vertrouwen bij de stakeholders.

Om de belanghebbende beter integraal inzicht te geven in de status van de planning en voortgang, hebben wij periodiek een verdieping gedaan in de vorm van een peilstokmeting. De peilstokmeting heeft als hoofddoel het verder ‘opharden’ van de totale integrale programmaplanning van het programma C-ARM. Dit is in lijn met de probabilistische aanpak en verhoogd de voorspellende waarde van de integrale planning.


DE INTEGRALE PROGRAMMAPLANNING ZORGT VOOR RUST EN VERTROUWEN BIJ DE STAKEHOLDERS.


De benodigde informatie voor het uitvoeren van een peilstokmeting wordt via ‘challenge & reply’ gedaan. ‘Challenge & Reply’ behelst het gericht vragen stellen waardoor de status van de planning en de daarbij behorende risico’s en issues boven tafel komen. Het uitvoeren van de periodieke peilstokmetingen heeft een grote bijdrage geleverd in het creëren en behouden van het integrale inzicht, doorzicht en overzicht in het programma.

Planning & Progress Control speelt in cruciale rol in succesvolle programma’s

Terugkijkend op onze rol in een groot en dynamisch programma heeft Planning & Control een cruciale rol gespeeld in het ritme van het programma. In eerste instantie wordt via het opstellen van de integrale programmaplanning overzicht gecreëerd. Dit overzicht zorgt voor rust en vertrouwen bij de stakeholders. Vervolgens staat Planning & Progress Control aan de lat om aan constante voortgangsbewaking te doen. Aan de hand van de constante voortgangsbewaking wordt het programma voorzien van de juiste informatie op basis waarvan er tijdig bijgestuurd kan worden. Al deze elementen van Planning & Progress Control zijn van cruciaal belang geweest in het succesvol afronden van dit mooie Programma.

Meer weten?
vraag het onze

Consultants

Bob de Wit

Consultant portfoliomanagement

bob.dewit@intermedius.nl

Rosanne Jansen

Consultant portfoliomanagement

rosanne.jansen@intermedius.nl