Inrichten strategisch change- en portfoliomanagement

Louwman Group is een familiebedrijf, opgericht in 1923, en behoort met ruim 90.000 autoverkopen per jaar tot de grootste automotive bedrijven in Europa. Vanuit deze solide basis ontwikkelt Louwman Group zich als brede mobiliteitsaanbieder om de huidige en toekomstige mobiliteitsbehoeftes van haar klanten in te vullen.

Een transformatiestrategie moet de organisatie gedurende de periode 2019-2023 volledig toekomstbestendig maken. Onderdeel hiervan is het inrichten van een Business Transformatie Office (BTO) dat fungeert als enabler voor alle groepsbrede veranderinitiatieven in de beheersing, besturing, besluitvorming en de verandercapaciteit.

Intermedius heeft een steen verlegd in de snelstromende rivieren van onze groep en ons geleerd dat soms een sluis en een kanaal wijs kan zijn.

John Heller – CEO Louwman Groep

Opdracht aan Intermedius

Intermedius is gevraagd om Louwman Groep als inhoudelijk specialist te voorzien van een goed werkende project-, programma- en portfoliomanagement discipline. Wat neerkomt op het ontwikkelen van een duidelijke focus en visie op change- en projectmanagement, het inrichten van besluitvorming en het inrichten van een project portfoliobureau (PMO) dat groepsbreed als een ‘Centre of Expertise’ de kwaliteit en beheersing borgt van de totale strategie uitvoering.

Fase 1 – De basis op orde

De aanvang van deze 14 maanden durende samenwerking focust op centralisatie en (her)positionering van de project-, programma- en portfoliomanagement discipline binnen de groep. Het doel is een operationeel ‘Business Transformatie Office’ te ontplooien, van waaruit alle changeprocessen worden gefaciliteerd.

Hiervoor is de aanpak in deze fase: onderzoeken wat er goed gaat en daar op verder bouwen. Tegelijkertijd elimineren we datgene wat niet werkt. En door bestaande processen rondom projectvoortgang, rapportage, besluitvorming en onderlinge afstemming te ordenen en met elkaar te verbinden, hebben we snel zichtbare resultaten geboekt. Louwman Groep kreeg direct inzicht in (en grip op) alle lopende projecten in de organisatie. Dit betekende voor iedereen een vliegende start.

Het inrichten van een business transformatie office ten behoeve van groepsbrede changeprocessen.

De financiële aspecten sloten we aan op de bestaande financiële Planning & Control cyclus. Dit was en bleef immers de rode lijn de bedrijfsbesturing. We besloten een duidelijk 6-wekelijks besluitvormingsproces te introduceren. Dit leidde al vrij snel tot overzichtelijke besluitvorming over alle bedrijfsbrede transformationele veranderprojecten. Het uitgangspunt was hier om altijd centraal aan te sturen via één kanaal; namelijk het nieuwe ‘Business Transformatie Office’.

De veranderdoelstellingen gestructureerd realiseren over de as van een change- en portfoliomanagement discipline, was redelijk vernieuwend voor Louwman Groep. Gelukkig konden we stap voor stap rekenen op een toenemend vertrouwen en commitment van de directie. De groepsdirectie ondervond langzaam maar zeker de positieve werking en effecten van deze manier van werken, waardoor vertrouwen in de gekozen aanpak zichtbaar toenam.

Fase 2 – Groei naar resultaatgericht organiseren

De tweede fase van de opdracht richtte zich met name op de resultaatgerichtheid van strategische veranderinitiatieven. Hiervoor gebruikte wij principes van strategisch portfoliomanagement én de OGSM methodiek. Hiermee hebben we intensieve begeleiding aan de traditionele jaarcyclus geleverd. Het resultaat hiervan was een op waarde beoordeeld projectenportfolio voor het jaar 2020 dat significant en positief bijdrage leverde aan de gestelde organisatiedoelstellingen en veranderstrategie voor 2024.

Het ontplooien van ondersteunende informatiestromen en complementaire governance processen (besluitvorming) zijn essentieel in de besturing van de veranderstrategie. We hebben de change governance nieuw leven ingeblazen, deelnemers bewuster gemaakt van zijn/haar rol, taak en bevoegdheid in het collectieve belang van de organisatie.

De beslisinformatie die gedurende het veranderproces wordt gebruikt om te monitoren of de strategie realisatie op koers ligt, hebben we door procesinterventies in kwaliteit verhoogd.

Denk hierbij aan interventies zoals multidisciplinaire kwaliteitsreviews op de beslisinformatie en corresponderende onderliggende documenten. Maar ook het onderscheiden van ‘verschillende soorten van change projecten’ en voor elk van deze soorten een bijbehorend besturingsproces vorm te geven. Dit resulteerde in gevalideerde en inhoudelijk gedegen beoordeelde beslisinformatie door o.a. staffuncties, voordat deze ter besluit voorgelegd werd op de bestuurstafel.

Het belangrijkste effect van dit tezamen is dat iedereen van Louwman Groep, op elke laag van de governance, weet waar en wanneer de verschillende vormen van veranderinitiatieven worden besproken én hoe hierover wordt besloten op basis vooraf bekende besluitvormingscriteria en kwaliteitseisen.

Fase 3 – een blik op de toekomst

Louwman Groep zal onze geleverde resultaten gaan gebruiken om de groei in change- en portfoliomanagement voort te zetten. En misschien nog wel belangrijker, door te ontwikkelen in een voor Louwman-unieke aanpak. Om dit te funderen hebben wij bij Louwman Group een Volwassenheidsscan voor Change- & Portfoliomanagement® uitgevoerd.

Dit is een volwassenheidsonderzoek dat zich richt op verschillende (praktische) aspecten van de change- en portfoliomanagement discipline. Het volwassenheidsmodel dat hieraan ten grondslag ligt, is gebaseerd op de wetenschap van Dr. Graves (psychologisch filosoof) en door ons aangevuld met het toepassingsmodel Spiral Dynamics. Die laatste wordt onder andere gebruikt bij verandermanagement in persoonlijke-, organisatie- en samenlevingsontwikkeling.

De volwassenheidsscan voor portfoliomanagement kent vijf fases in volwassenheid en wordt vertaald naar:

De ‘harde aspecten’ (structuur & proces) en de ‘zachte aspecten’ (cultuur & gedrag) – beide aspecten zijn immers nodig voor de groei in volwassenheid.
Het groeipad van de ‘ad hoc’ organisatie tot en met ‘continu adaptief’ organisatie.

De volwassenheidsscan bij Louwman Group is uitgevoerd met verdieping op de volgende thema’s:

Algemeen en Strategie
Harde aspecten: Informatievoorziening + Structuur & Processen
Zachte aspecten: Gedrag + Vaardigheden

We hebben een vragenlijst uitgezet van 21 vraagstellingen op de ‘harde aspecten’ en 19 vraagstellingen op de ‘zachte aspecten’. Het eindresultaat resulteerde in een algemene score op het volwassenheidsmodel. Als expert op het gebied van change- en portfoliomanagement hebben wij deze score natuurlijk geïnterpreteerd en voorzien van concrete praktische aanbevelingen waar Louwman Group meteen mee aan de slag is gegaan. Ze hebben dit onder andere gebruikt in een roadmap voor groei naar verdere volwassenheid. De stip op de horizon voor was hierna dan ook: sturen op resultaten, ambities en netwerken. Dat laatste past ook helemaal in onze filosofie, wat hierin ligt de basis voor succesvol veranderen; ‘De winnende organisatie van vandaag denkt in netwerken en niet in structuren’.