Nieuwe wetgeving kan grote impact hebben op organisaties. Zo ook voor deze uitvoeringsinstantie. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe wetgeving, vanuit de Europese Unie, geïmplementeerd wordt in de organisatie is een programma opgezet. Belangrijke elementen in het programma: een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving.
Een grote ICT-component, SAFe werkwijze en complexe omgeving
In korte tijd heb ik samen met het team inzicht geboden, zodat ze uiteindelijk zelf meer grip hadden op de planning, risico’s en voortgang. Met relatief kleine aanpassingen hebben we grote effecten bereikt.
Een programma van deze omvang vraagt om een goed ingerichte programmabeheersing om te kunnen sturen, maar ook verantwoorden. Verantwoorden aan de interne organisatie en ook aan externe partijen zoals de Auditdienst Rijk (ADR).
Achtergrond
Binnen het programma is een centraal team verantwoordelijk voor programmabeheersing, zoals: beheren en monitoren budgetten, risicomanagement, integrale planning, change management en rapportages. In één onderdeel van het programma is de programmabeheersing ook decentraal ingericht. Het doel hiervan is om meer grip te krijgen op de voorbereiding van het voortbrengingsproces en het voortbrengingsproces zelf.
DE BEVLOGEN ADVISEUR VAN INTERMEDIUS HEEFT EEN BELANGRIJKE BIJDRAGE GELEVERD AAN DE BEHEERSING VAN HET PROGRAMMAONDERDEEL
Samen met de opdrachtgever is afgestemd welke beheersingsproducten ingericht diende te worden.
De volgende producten zijn opgeleverd en ingericht:
- Governance, in een organogram schematisch weergegeven. Er is in kaart gebracht hoe de organisatie van het programma eruit ziet en hoe de verantwoordelijkheden en communicatielijnen lopen.
- Risicomanagement, risico’s zijn opgehaald met de stakeholders en in een risicoregister geplaatst. Dit register is frequent besproken met diverse stakeholders en bijgewerkt.
- Changemanagement, er is beschreven hoe de processen rondom het indienen en vervolgens behandelen van een change lopen. Dit proces is vervolgens beheerd.
- Planning, de planning is opgesteld en afgestemd met verschillende programmaonderdelen. Deze planning is vervolgens bijgehouden.
- Integrale voortgangsrapportage, door middel van een rapportage werd het managementteam van het programma voorzien van voortgangsinformatie van diverse onderdelen van het programma.
Met de opgeleverde producten is meer inzicht en grip op het programma ontstaan. Doordat er veel aansluiting is gezocht bij reeds bestaande processen is het gemakkelijk voor het team om zelf met de producten verder aan de slag te gaan. Tevens is er een regulier overleg opgezet met het centrale team om de beheersingszaken af te stemmen om zo integraliteit te bewaken. Kim Brouwer (portfoliomanagement consultant bij Intermedius) was hiermee een onmisbare schakel in de beheersing van het programma.
