Bij een G4 gemeente vindt een naderende aanbesteding van een IT-systeem plaats. Dit heeft zijn uitwerking op diverse organisatorische ontwikkelingen. Er is een vraag om het draagvlak voor dit traject te vergroten met oog voor innovatie en ketensamenwerking. Daarnaast ligt er de vraag naar het opstellen van een concreet programma van eisen en wensen voor de aanbesteding. Om deze twee vragen te beantwoorden heeft Intermedius een onderzoek, multidisciplinaire samenwerking en analyses opgesteld en uitgevoerd.
Digitalisering juridisch domein
Ik ben trots op de samenwerking die er nu is tussen de verschillende stakeholders. Het is mooi om te zien dat er concreet een vervolg is gegeven aan het werk dat we verricht hebben. Het heeft de gemeente, inclusief dienstverlening aan de burger, echt verder geholpen.
Aanbesteding applicatiedienst
De directie stond voor de uitdaging een aanbesteding aan te gaan voor de applicatiedienst (informatievoorziening), waarbij draagvlak en organisatie en innovatie aspecten een rol spelen.
Opdracht aan Intermedius
De opdracht had 3 fases:
- Onderzoek naar draagvlak, belangrijkste kansen en risico’s, innovaties, processen en organisatorische uitdagingen. Dit onderzoek moest richting geven aan de uitspraken door de managementgroep.
- Het bijeenbrengen en het bevorderen van de samenwerking tussen de belangrijkste stakeholders in de organisatie. Aan de hand daarvan de juiste overleggremia en workshops inrichten en begeleiden. Alles met als doel het programma van eisen en wensen op te stellen.
- Analyse van volume, oorsprong en wijze van behandeling van bezwaar en beroep voor mogelijke proces- en organisatieverbeteringen, in relatie tot de uitkomst van de aanbesteding.
Aanpak
De werkwijze in fase 1 heeft zich uitgesplitst langs 2 lijnen te weten:
- Deskresearch naar relevante documentatie van huidige organisatie en werkwijze, applicatie familieplan, project documentatie, visie- en beleidsdocumenten en onderzoeken innovatiemogelijkheden;
- Stakeholderanalyse met als scope management van betrokken afdelingen, informatiemanagement, aanpalende programma’s en projecten, juristen, ondersteuning en beheer.
Vervolgens heeft in fase 2 aanscherping van de scope van de aanbesteding plaatsgevonden en zijn de relevante (inhoudelijke) onderdelen van de aanbesteding benoemd. Begeleiding van workshops ter verzameling relevante eisen en wensen.
Uitschrijven, afstemming en publicatie van de aanbesteding vond plaats in fase 3. Parallel daaraan analyse van het volume, de oorsprong en de behandeling van bezwaar & beroep voor procesverbeteringen.
ER IS DRAAGVLAK VOOR DE AANPAK GECREËERD, WAARDOOR ER NU SNEL EN EFFECTIEF SLAGEN GEMAAKT WORDEN IN DE VERDERE ONTWIKKELING VAN DE ORGANISATIE, INFORMATIEVOORZIENING EN IMPLEMENTATIE VAN DE APPLICATIE.
Resultaten
Er is een afgerond onderzoek opgeleverd dat gedegen inzicht heeft gegeven in de huidige situatie omtrent de omgeving, kansen en aanbevelingen voor de aanbesteding.
Verder is er draagvlak voor de aanpak gecreëerd in verbinding met andere directies, programma’s en projecten en is duidelijk welke stakeholders er zijn. Doordat er nu draagvlak is, verlopen de overleggen soepel en staan alle neuzen dezelfde kant op. Ook kunnen nu snel en effectief slagen worden gemaakt in de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening en de uitrol van de applicatie.
Naar aanleiding van de analyse van volume, oorsprong en wijze van behandeling van bezwaar & beroep zijn er diverse aanbevelingen gedaan voor proces- en organisatieverbeteringen.
