Twee schijnbare tegenstrijdige portfoliomanagement ontwikkelingen

Project-, programma- en portfoliomanagement staan niet stil. De afgelopen jaren beïnvloeden twee schijnbare tegenstrijdige ontwikkelingen hoe wij veranderingen realiseren.

Projecten worden van oudsher groots en meeslepend aangepakt, waarbij de samenhang met alle mogelijke andere lopende zaken wordt gelegd. Het project moet:

• iedereen tevreden stellen,
• zo veel mogelijk problemen in één keer oplossen
• en daarmee de maximaal mogelijke waarde voor de organisatie opleveren.

Het project wordt dus lekker breed. Inmiddels leren steeds meer managers uit ervaring: “Maak het lekker breed, dan gebeurt er geen reet”. Deze bevindingen hebben geleid tot een aantal interessante ontwikkelingen voor portfoliomanagement…

Er zijn natuurlijk boekwerken vol te schrijven over het geweldige vakgebied portfoliomanagement. In dit artikel richten wij ons op twee grote ontwikkelingen en hoe iedere organisatie hier hun voordeel uit kan halen.

Initiatieven worden kleiner

De eerste is de verandering van grootse meeslepende projecten naar kleinere Agile initiatieven. Idealiter levert een initiatief niet aan het einde van de looptijd pas zijn resultaat op, maar gedurende de tijd stapsgewijs. Zie het als een snelweg van 30 km met iedere 5 km een op- en afrit die voorheen in één keer werd opgeleverd na 5 jaar zwoegen (en tien jaar voorbereidende gesprekken). De meer Agile manier zou zijn om de snelweg per 5 km op te leveren, inclusief op en afrit, zo kunnen mensen al snel gebruik gaan maken van de snelweg en gaan mensen uitzien naar de volgende oplevering. Methodieken als SAFe worden gebruikt om deze verandering te realiseren.

Samenwerking wordt steeds groter

De initiatieven worden dus kleiner per keer, terwijl de context waarin ze plaatsvinden steeds groter wordt. Het aantal partijen dat nodig is om de huidige opgaven in Nederland op te lossen groeit. Denk aan de meest voor de hand liggende opgaves zoals de energie transitie, de klimaat doelstellingen, woning bouw enz. Voor al deze opgaven hebben de Europese Unie, Rijksoverheid, provincies, gemeenten, bedrijven en burgers een belangrijke rol. Hoe zorg je dat deze partijen, vaak met tegengestelde belangen en geen directe hiërarchische rolverdeling samenwerken voor een gezamenlijk doel?

Zulke gezamenlijk projecten realiseren vraagt om een nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen. Organisaties moeten samen prioriteiten stellen, keuzes maken, de benodigde middelen beschikbaar stellen en sturen op resultaat. Eén van de manieren om dit te bereiken is met behulp van portfoliomanagement. In de praktijk gebeurd dit al volop. De ontwikkelingen binnen de energiesector zijn een mooi voorbeeld waar er nauw wordt samengewerkt in een alliantie. Hierin werken veel partijen samen aan de noodzakelijke energietransitie zonder dat één partij het voor het zeggen heeft.

Wat is jou ervaring met werken in een alliantie en samen moeten beslissen over prioriteiten, planningen en verdeling van mensen/middelen?