Een Agile transitie zorgt voor een verbeterde samenwerking en meer innovatief vermogen. Of toch niet altijd?

Het is heel begrijpelijk dat een transitie naar een andere werkwijze, zoals Agile, in het begin onwennig kan aanvoelen. Het kan ook even duren totdat het van de grond komt. In sommige teams zal er weerstand ontstaan of onduidelijkheid over wat er nou gaat gebeuren. Ook zie ik vaak dat het energieniveau zakt. Het is niet vreemd dat een dergelijke transitie niet gelijk over wordt genomen zoals deze aan de tekentafel bedacht is. Het vraagt namelijk om een andere aanpak, verandering van dagelijkse werkzaamheden en in veel gevallen een andere mindset. En dat is nou juist hetgeen wat het niet makkelijk maakt.

Vergeet vooral niet dat het normaal is dat de overgangsfase van het oude naar het nieuwe onwennig en ongemakkelijk aanvoelt. We kennen allemaal de onzekerheid en het onprettige gevoel als we aan iets nieuws beginnen. In deze transitiefase is men kwetsbaar en is er even geen houvast meer. Het voelt onveilig aan en we zijn van nature op zoek naar veiligheid.

Binnen de culturele antropologie wordt dit overgangsproces aangeduid als ‘rites of passage’. Deze term is in de jaren 1960 geïntroduceerd door Arnold van Gennep om de verandering van de sociale status van een individu te beschrijven, denk hierbij aan ceremonies zoals geboorte, puberteit, en trouwen. In het bedrijfsleven herkennen we dit als het maken van promotie, in een nieuw team werken en een nieuwe werkwijze toepassen. De transitiefase, ook wel liminaliteit genoemd, kenmerkt zich door het afscheid nemen van de oude orde en het begin van de zoektocht naar de nieuwe situatie. In organisaties is het de taak aan teams en individuen om in beweging te komen om de transitie vorm te geven. Vragen die dan centraal staan:

• Waarom willen we op een andere manier werken?
• Hoe willen we werken en met elkaar omgaan?
• Welke processen gaan we hanteren?
• Hoe staan we stil bij successen?
• Wat is mijn eigen rol en aandeel daarin?

Wat kan je als team doen om deze lastige transitieperiode door te komen en hier optimaal gebruik van te maken? Hierbij een aantal tips waarvan ik zelf grote toegevoegde waarde heb ervaren:

• Neem de tijd om te veranderen. Door hier tijd voor te nemen ontstaat er gewenning, en wordt de verandering vanzelf het nieuwe normaal.
• Zorg voor een moment waarop letterlijk afscheid wordt genomen van de oude stijl, maar vergeet vooral niet om als team het toekomstperspectief te schetsen van waar jullie naartoe willen. Door dit concreet, collectief en voelbaar te maken is de eerste stap al gezet.
• Om optimaal te profiteren van de transitiefase is er veiligheid en geborgenheid nodig in het team. Op deze manier kan elk individu op zijn/haar manier invulling geven aan de nieuwe situatie. Het is essentieel om hier met elkaar over te praten zodat er een nieuw collectieve manier van werken ontstaat. Een Agile coach of organisatie adviseur kan hierin ondersteunen.
• Benoem als team dat je in een transitiefase zit. Zorg ervoor dat het team handreikingen en tips krijgt om met het ongemak in deze fase om te gaan. Op deze manier wordt het inspirerend en leuk om op zoek te gaan naar het nieuwe. Zo zet je een vervelende fase om in een tijd voor plezier en lol.
• Vier de successen! De eerste PI planning gehad? Met een Scrum of Kanban board gaan werken? De eerste stand-up georganiseerd? Reden voor een feestje!

Een Agile transitie zorgt dus niet altijd voor een betere dynamiek, samenwerking en aanpassingsvermogen. Met bovenstaande tips kun je de transitiefase wel beter benutten en plezieriger maken.