‘Baten en risico’s: Hoe zorg ik voor werkbaar batenmanagement?!’

Laten we eerlijk zijn: termen als ‘batenmanagement’ en ‘risicomanagement’ zijn niet sexy. In de wereld van programma-, project- en portfoliomanagement ontkomen we er alleen niet aan. We weten dat we er iets mee moeten. Moeten, omdat het de organisatie, de opgave en/of mijzelf als professional helpt om uiteindelijk het juiste resultaat met maximale waarde op te leveren. 

Nog even kort wat batenmanagement en risicomanagement is: 

• Een ‘bate’ (benefit) kan gedefinieerd worden als: effect van een verandering die als positief wordt ervaren door één of meer belanghebbenden en die bijdraagt aan één of meer organisatiedoelen. Enige subjectiviteit wat als een ‘bate’ wordt gezien en ervaren is een gegeven. (Batenmanagement-is-mensenwerk.pdf (ipma.nl).  
• Een risico is een onzekere gebeurtenis die het behalen van de strategie en doelstellingen van een organisatie negatief kan beïnvloeden. Risicomanagement is dus het proces om risico’s zodanig te beheersen dat meer zekerheid bestaat dat de organisatie haar doelstelling(en) zal realiseren (Risicomanagement: wat is het? – Management Impact). 

Al jaren merk ik dat dat veel organisaties moeite hebben om beide (goed) te doen. Meestal komt het in beleidsstukken, programma- en projectplannen als een standaardsjabloon terug dat wordt ingevuld, maar wordt er verder niet actief meer mee omgegaan. 

Binnen een project realiseer je bepaalde baten. Van essentieel belang is hoe je ervoor zorgt dat jijzelf en alle betrokkenen van het project de focus houden op de baten? En hoe wordt het een gedragen onderdeel van het project zonder dat het een grote administratieve last wordt? Met andere woorden, hoe zorg je voor werkbaar batenmanagement mét aantoonbaar resultaat? 

Om het gemakkelijker te maken, wat levert snel het meeste op? Waar kan je morgen gelijk op inzetten? Stel om te beginnen  de volgende 4 vragen en stem die af met alle betrokkenen. 

1. Doelgroep: voor wie is het initiatief bedoeld? 
2. Hoeveel merkt de doelgroep ervan? 
3. Wanneer is het effect bereikt? 
4. Hoe weten we dat het effect is bereikt? 

Deze vragen zorgen ervoor dat een investering in verandering maximaal en duurzaam voordeel oplevert, financieel en/of niet-financieel.  

Vervolgens gaat het om de uitvoering van het batenmanagement (en risicomanagement). Dit ‘doen’ is een continu (reflectief) proces en kent 6 stappen. Daarmee zorg je ervoor dat je continu de juiste vragen stelt en anticipeert op uitkomsten om de volgende stap te zetten. Zo kom je dichterbij batenrealisatie.  

Praktisch is het van belang om de doorlopen stappen goed vast te leggen. Dit kan al eenvoudig met een overzicht waarin de volgende onderdelen staan uitgesplitst: 

Categorie (bijvoorbeeld project doelen)

• Doelgroep
• Impact doelgroep
• Effect en norm
• Meten (KPI’s)
• 0-meting (hoe en wie) 

Daarmee worden bovenstaande stappen op een inzichtelijke manier uitgewerkt, waarmee de betreffende projectmanager en/of batenverantwoordelijke (benefitowner) een handzaam overzicht krijgt ter informatie en sturing.