28 apr Besluitvorming in politieke organisaties. Hoe kan dat beter?
Dank voor jouw vraag. Jouw situatie is zeer herkenbaar. Een goed team, dat prettig samenwerkt en goede ideeën heeft, maar waar besluitvorming stroef verloopt, zeker in politieke organisaties. Jij benoemt ‘politieke besluitvorming’ in jouw vraag, maar uit de context maak ik op dat jij ‘besluitvorming in politieke organisaties’ bedoelt. Dat is namelijk iets wezenlijks anders dan politieke besluitvorming. Denk aan de besluitvorming rondom de Corona maatregelen, dit is ‘politieke besluitvorming’. Besluitvorming in politieke organisaties kan over een breed aantal onderwerpen gaan. Ik hoop dat mijn ervaringen (die ik heb uitgeschreven in ‘3 lessen’) helpen om de besluitvorming in jouw context beter te laten verlopen.
Les 1: ‘Clear line of sight’. Begrijp en visualiseer de P&C cyclus.
Het begrijpen en visualiseren van de planning- en control cyclus is cruciaal voor politieke buy-in. De Planning & Control cyclus geeft inzicht in waar de organisatie staat in relatie tot de doelstellingen. Het doel van de P&C cyclus is het beleidsmatig vooruitkijken en sturen in de vorm van middelen en mensen, het vastleggen van de voortgang en bijsturen waar nodig en het afleggen van verantwoording. Deze P&C cyclus is vooral in politieke organisaties, zoals de Politie of de Belastingdienst, nog springlevend. Denk aan een diversiteit aan documenten zoals een bedrijfsplan, meerjarenplan, kaderbrief, begroting uitvoeringsplan, kwaliteitsplan, inkoopplan en maandelijkse rapportages. Een visualisatie van de bovengenoemde documenten laat zien uit welke stappen het proces bestaat en hoe bepaalde stappen en documenten met elkaar verbonden zijn. Voor managers in politieke organisaties is het enerzijds bestuurlijk belangrijk om plannen te koppelen aan politieke besluitvorming. Denk bijvoorbeeld aan de ‘overheidsgelden’ die vaak hieraan verbonden zijn. Duidelijkheid over hoe deze gelden doorwerken op verschillende niveaus zorgt voor een ‘clear line of sight’ en verantwoording. Daarnaast biedt dit voor managers en medewerkers ook context en begrip voor collectieve ambities en plannen.
'Het visualiseren en verbinden aan de P&C cyclus is cruciaal voor politieke buy-in.'
Les 2: Focus op het primaire proces. Verbind de P&C cyclus aan portfoliomanagement.
De P&C cyclus leidt vaak tot een veelvoud aan documenten. Een valkuil hierbij is dat deze documenten en discussies gaan over bijvoorbeeld het ziekteverzuim of budgetoverschrijdingen. Dit zijn vaak makkelijk meetbare zaken die niet over het primaire proces gaan. Een andere valkuil is dat het gaat om ‘vanity metrics’ omdat deze aantrekkelijk zijn, maar deze niet altijd een juist beeld geven over het primaire proces, de realisatie van doelstellingen en de geleverde waarde. Discussies moeten juist gaan over de realisatie van doelstellingen en de te leveren waarde! Een manier om dit te ondersteunen is om de P&C cyclus te verbinden aan portfoliomanagement. Portfoliomanagement gaat over het realiseren van veranderingen en het managen van schaarse middelen, maar vooral om het bij elkaar brengen van strategie en executie. Het verbinden van de P&C cyclus en portfoliomanagement zorgt dus dat strategie en operatie bij elkaar komen en dat de bestuurlijke kant in contact komt met de veranderkant. Portfoliomanagement kan daarbij helpen om de veranderingen (initiatieven) te koppelen aan bestuurlijke doelstellingen.
Les 3: Weet hoe de hazen lopen. Zorg vooraf voor buy-in
De Planning & Control cyclus is alleen effectief als sturingsinstrument indien deze draagvlak heeft in de organisatie. Om draagvlak te creëren voor de P&C cyclus is het van belang om samenwerking op verschillende niveaus te organiseren. Hoewel het wellicht een ‘inkoppertje’ is, het blijf nuttig om voorafgaand aan besluitvorming in politieke organisaties eerst buy-in te creëren. Dit zorgt voor betrokkenheid van de deelnemers van de besluitvormingstafel zodat het document zoveel mogelijk als hamerstuk ingebracht kan worden. De ‘3 C’s’ kunnen hierbij helpen: Co-creatie, Coalitievorming en Consensus vooraf. Dit betekent ook vooraf weten waar weerstand of juist ondersteuning zit voor een besluit. Zo kan je dit tijdig bij elkaar te brengen, ofwel ‘weten hoe de hazen lopen’.
Tot slot
Ik hoop dat deze lessen vanuit de praktijk jou verder kunnen helpen en dat je ermee aan de slag kan gaan. Op internet zijn overigens nog veel mooie voorbeelden te vinden over de P&C cyclus en praktische toepassing hiervan.
