24 feb Lerende organisatie in programma setting
'Hoe zorg ik ervoor dat wij als organisatie beter worden door te leren van onze fouten?'
Sinds Peter Senge’s boek De vijfde discipline verscheen in 1990 willen organisaties een lerende organisatie zijn. En hoewel het idee van een lerende organisatie ondertussen al 30 jaar oud is, blijven organisaties worstelen hoe zij dit ideaal praktisch invullen. Tijdens mijn opdrachten bij een groot programma in de energiesector heb ik brede ervaring opgedaan met continu verbeteren. Deze opgedane kennis deel ik graag voor je vraagstuk. Als je jezelf nu afvraagt of continu verbeteren ook relevant is voor tijdelijke organisatievormen zoals projecten en programma’s, dan is het antwoord: ja voor een succesvol programma is continu verbeteren essentieel. Zie Lessons Learned & Implemented als een van de 10 Geboden van voorspelbaarheid bij complexe programma’s.
Leren door zelf evaluatie
Leren en verbeteren moet onderdeel worden van de cultuur van een organisatie. Dit stimuleer je door het doen van zelfevaluaties. Dat kan met een afdeling, een team of zelfs de hele programma organisatie. Sommige methoden hebben dit al ingebakken in hun proces, zoals de sprint retrospective bij SCRUM. Als de methode die je gebruikt evalueren niet als onderdeel heeft, maak het dan een onderdeel. Dit kan door het te verankeren in de planning, voor elk projectteam aan het einde van elke fase, of in een terugkerend ritme van één of twee maanden.
Aanpak via workshop
Een goede evaluatie gaat niet vanzelf, maar vraag om een procesbegeleider. Wijs binnen de organisatie een neutraal persoon van buiten het team aan die een workshop kan faciliteren. En neem de tijd voor de workshop. Geef mensen de ruimte om in rust te reflecteren zodat er echt goede ideeën naar voren kunnen komen.
Niet alleen zwartkijken
Vaak zijn mensen geneigd bij een evaluatie vooral te kijken naar wat er niet goed ging terwijl er ook waardevolle lessen te trekken zijn uit wat er wel goed ging. Wat ging er goed? Waarom en hoe kunnen we daar meer van krijgen? Vraag in een evaluatie aan de deelnemers ook expliciet naar wat er goed ging.
Veilige omgeving
Creëer een veilige omgeving. Wat je niet wilt is dat er onderling discussies ontstaan over de juistheid van iemands inbreng. Deze persoon durft de volgende keer geen ideeën meer naar voren te brengen vanuit de angst dat ze niet geaccepteerd worden door de groep.
Een veilige omgeving kan je eenvoudig creëren door een goed gestructureerde workshop. Laat iedereen individueel nadenken. Daarna ga je de opbrengsten bundelen door input over hetzelfde thema te clusteren. Dat doe je eerst in kleine groepjes en vervolgens plenair. Hierdoor gaat individuele input niet verloren, maar komen de belangrijkste onderwerpen wel boven drijven.
Belangrijk in tijden van Corona: het faciliteren van een workshop kan ook prima digitaal.
Waarborg van kwaliteit
Het ophalen van geleerde lessen bij een groep via een systeem van plakkertjes/geeltjes levert veel input op. Kwaliteit van de input kan echter wel te wensen overlaten. Lees je later een plakkertje terug, dan weet je niet meer waar het over ging. Of het aangeleverde onderwerp is valide, maar het is nog niet duidelijk hoe we verbetering kunnen aanbrengen. Je kunt de kwaliteit van geleerde lessen verbeteren door deelnemers de vraag te stellen in de vorm van “Ik zou willen dat …” Dit nodigt uit tot het concreet beschrijven van verbeterpunten”.
Een tweede maatregel die ik aanraad is om de input van de worskhop niet als eindproduct te beschouwen. Vanuit de workshop heb je aandachtspunten en thema’s opgehaald. Maak daar vervolgens nog een verbeterslag op door een goede root cause analyse te maken. Alleen dan kun je echt goede verbetermaatregelen formuleren. Dit kan je doen door in klein comité de input van de workshop verder te analyseren, of door een tweede workshop in te plannen.
Borgen
Geleerde lessen zijn niets waard als er geen verbeteringen gerealiseerd worden. Borg de geleerde lessen door concrete acties te formuleren inclusief actiehouders en deadlines. Dit leg je vast in een actielijst die regelmatig terug komt op de agenda.
Heel veel succes met het leren van de fouten die er gemaakt worden. Je kan altijd direct contact met mij opnemen via Linkedin of e-mail – dirk.schmidt@intermedius.nl voor verdere vragen.
