10 Geboden van voorspelbaarheid bij complexe programma’s

Auteur: Willem de Goeij, professionele troubleshooter voor complexe programma’s en trajecten op het integratievlak tussen business en IT met een uitdagend veld aan stakeholders.

Onze uitdaging

Mede door ‘technology push’ neemt de dichtheid en verwevenheid van informatie in onze samenleving voortdurend verder toe; en dat gaat steeds sneller. Dit maakt vooral programma’s op het scheidingsvlak[1] tussen ‘business’ en ‘IT’ steeds complexer. De inherente noodzaak tot het hebben en behouden van het integrale inzicht, doorzicht en overzicht in programma’s, stelt steeds hogere eisen aan de voorspelbaarheid van dergelijke programma’s. Tegenwoordig is het kort-cyclisch ontwikkelmodel gangbaar voor functionaliteit van applicaties. De oorsprong hiervoor ligt in de noodzaak tot meer wendbaarheid voor de business, maar kan en mag zeker niet als vervanger worden gezien van voorspelbaarheid van een programma. Daar waar het één gaat over de scope, gaat het ander over de bereikbaarheid van die scope. Wat zijn bewezen ‘tips & tricks’ die passen bij onze uitdaging om ook deze programma’s optimaal voorspelbaar te houden?

10 Geboden van voorspelbaarheid

In tegenstelling tot bovenstaande uitdaging kent ieder programma een relatief simpele hartslag. Het doel van het programma is iets te veranderen (‘change’) of te maken (‘create’). Het programma heeft daartoe een route naar dat doel uitgestippeld. Gebeurtenissen en/of risico’s brengen het programma mogelijk van deze route af. En vervolgens zet het programma de juiste mensen en middelen in om het succesvol bereiken van het doel alsnog te borgen; eventueel via een aangepaste route. Een programma is dus voornamelijk een cyclisch proces. Onderstaande 10 geboden dragen bij aan voorspelbaarheid en zijn – direct of indirect – altijd te relateren aan het verbeteren van deze hartslag. De opsomming beoogt niet volledig te zijn; wel een goed baken voor de ‘10 geboden’ ervan.

1.        Verifieer vóóraf het portfolio-denken en -doen, en blijf aangesloten – In de ideale wereld komt het programma voort uit een professioneel gemanagede portfolio-pijplijn. Deze hoort opgehangen te zijn aan een gedragen strategie. Zet het bij gebrek aan een dergelijke ophanging als een serieus risico blijvend op de radar van het programma, inclusief haar opdrachtgever(s). Het gebrek vertaalt zich tijdens het programma altijd in een lagere ‘scope-vastheid’ van de business en aanpalende stakeholders. Blijf aangesloten bij het portfolio want de dynamiek vanuit de periferie moet zich van daaruit doen gelden; ook als dat een eigen en – vanuit programma-perspectief – perifere inspanning vraagt.

2.        Adopteer vóóraf een methodisch raamwerk (‘framework’) – Gangbare frameworks, zoals ‘Managing Successful Programmes’ (MSP), zijn opgezet vanuit het besef van deze hartslag. Adopteer ze en je krijgt die dan dus intrinsiek mee. Adopteren betekent ook opleiden op alle niveaus; dus ook de opdrachtgever(s) en de business.

3.        Begin met governance – Governance is een breed begrip en omvat veel meer dan de inrichting van het samenstel van rollen, rechten en plichten in een organisatiemodel. Alles wat stuurt is feitelijk governance. Daarmee zijn entiteiten zoals architectuur, acceptatieprotocol en business case[2] feitelijk ook onderdelen van de governance van een programma. Ze hebben allemaal echter één ding gemeen: governance is dé kernstructuur van een programma en die zetten we te allen tijde als eerste neer. Beginnen zonder afdoende geborgde governance is een loopje nemen met de voorspelbaarheid van een programma.

4.        Denk én werk vanuit architectuur – Architectuur gaat over de samenhang der dingen en is een primair instrument om integraal denken en doen in programma’s te helpen borgen. Werken onder architectuur vergroot het inzicht, doorzicht en overzicht en vergemakkelijkt impactanalyses. Het kunnen ‘staan’ op een enterprise- en/of referentie-architectuur vergroot het richtingsbesef en daarmee de voorspelbaarheid van een programma. Signaleer een gebrek hieraan als een serieus risico.

5.        Investeer blijvend in alignment – Het samen hebben van één beleving met één werkelijkheid vergroot de voorspelbaarheid. Wat we voorspellen heeft dan immers een singulier bestaan; het kent geen varianten. Investeer dus serieus in algemene communicatie, stakeholder management, vroegtijdig betrekken van de business en haar experts, frequente updates, interactie, platform, et cetera. Maak het zo groot dat er alleen een ‘wij’ kan zijn en geen klassiek ‘wij en zij’ kan en mag bestaan.

6.        Beschouw en acteer probabilistisch – Het grootste risico van het programma is een mensfactor. Van nature besteden we onvoldoende aandacht aan risico’s. Een programma hoort dat te doorbreken door het creëren van een cultuur die serieus en op alle niveaus aan risicomanagement doet. En dat de opbrengst daarvan vertaalt naar scenario’s en bandbreedtes voor planningen, de business case, budgettering, bemensing, et cetera. Door het inzetten van een periodiek proces van verdieping – zogeheten peilstokken – creëren we integraal een convergerend zicht op de haalbaarheid van de doelen. Hiermee krijgen de belanghebbenden beter integraal inzicht in wat de planning stuurt en hoe het programma daarop acteert. De voorspellingswaarde gaat daardoor omhoog.

7.        Hanteer impact analyses – Het scope-management van een programma is onvolwaardig als er geen formele impact analyses op noodzakelijke of gewenste wijzigingen plaatsvinden. Richt daartoe een formeel proces in waarbinnen een als onderdeel van het programma ingericht team van experts vanuit de business in een veilig gemaakte omgeving het mandaat op de kennis heeft. Maak daarbij ook optimaal gebruik van de samenhang die de architectuur aandraagt.

8.        Institutionaliseer ‘Lessons Learned & Implemented’ (LLI) in een veilige omgeving – Vanuit de noodzaak van beheersing, zijn programma’s redelijk dominant ‘blauw’ van kleur. Dat draagt niet bij aan de openheid van medewerkers over te leren lessen. LLI is echter een fundamenteel instrument om herhaling van geconstateerde tekortkomingen naar de toekomst toe te voorkomen en dus om de voorspelbaarheid te vergroten. Institutionaliseer daartoe LLI maar doe dat dus wel in een veilige omgeving.

9.        Formuleer en hanteer kernwaarden – Complexe programma’s behoeven authentiek teamwork. Het label ‘van mensen, voor mensen, door mensen’ past vaak heel goed; maak die mens dan ook belangrijk. Een goed acterend team vraagt her- en erkende kernwaarden; waarden waarop de een de ander veilig kan en mag aanspreken. Hou ze vooral simpel op het netvlies; als voorbeeld een ABCDEF: wees Alert, blijf Betrokken en Constructief, wees Duidelijk, Escaleer tijdig, breng en houd Focus.

10.        Investeer in informatiehuishouding – Integrale beheersing van een complex programma vraagt soepel draaiende processen die direct met de hartslag zijn verbonden.  Hoofdprocessen zoals escalaties, excepties, dashboarding, rapportage en verantwoording vragen om benadering vanuit een integraal informatiemodel voor de beheersing en daarop geïmplementeerde workflows. Het is een utopie om te denken dat al deze informatie via mailverkeer en elementaire MS Office integratie is te borgen. Het investeren in een professionele applicatie kost weliswaar middelen, maar komt de eenduidigheid en voorspelbaarheid van de informatie binnen het programma zeer ten goede. Onderdelen van informatie krijgen hierdoor integratie, correlatie, hogere datakwaliteit en snellere oplevering;  fotosturing wordt daarmee filmsturing.

[1] Het is tegenwoordig veel eerder een integratievlak. Business en IT zijn niet langer te scheiden.

[2] Zelfs als er geen formele business case wordt gevraagd, draagt het wel opzetten en onderhouden bij aan de voorspelbaarheid van het programma. Voor het onderhouden van een business case stellen we heel gerichte vragen. De antwoorden daarop leiden ons niet zelden naar anders onder de radar blijvende risico’s.