14 sep Vaardigheden als fundament voor organisatieverandering
Verandering is een essentieel onderdeel van het leven. Toch zie ik als consultant dat verandering moeilijk blijft, in zowel een persoonlijke als professionele omgeving. Dit is ook duidelijk te zien in organisaties, waar bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze implementeren lastig blijkt.
Vanuit mijn optiek kunnen organisaties verandering makkelijker realiseren door de mens in de organisatie te helpen bij de ontwikkeling van vaardigheden en competenties. Hierdoor ontstaat er namelijk een stevig fundament, waarmee men op individueel én teamniveau met ander gedrag kan acteren en samenwerken.
Met andere woorden; de ontwikkeling van de juiste vaardigheden en competenties bij de mens kunnen als katalysator dienen om organisatieverandering te versnellen.
Nieuwe vaardigheden ondersteunen organisatieverandering
Om de status quo te doorbreken is het dus van belang dat de mens nieuwe vaardigheden leert die de organisatieverandering ondersteunt. Echter welke vaardigheden dat precies zijn verschilt per organisatie en het beoogde doel dat men wil bereiken.
Is het doel om bijvoorbeeld meer te sturen op resultaat? Of moet er gewerkt worden aan de samenwerking? Want bij ieder doel zijn er namelijk andere vaardigheden en competenties relevant voor de mens om te ontwikkelen. Om deze gewenste organisatieverandering te relateren aan de benodigde vaardigheden van de mens kan gekeken worden naar het model van Graves. Dit model geeft de verschillende fases van de organisatieontwikkeling weer en wat voor gedrag dit vraagt van de mens.
In bovenstaande afbeelding is te zien dat een dienende ‘paarse’ organisatie zich verder kan ontwikkelen richting een ‘rode’ ad hoc organisatie. In deze ontwikkelingsstap is het van belang om ‘rode’ vaardigheden te ontwikkelen die deze nieuwe organisatie ondersteunen. Vervolgens zijn ‘blauwe’ vaardigheden belangrijk om de verandering richting een gestructureerde organisatie te faciliteren.
Op dezelfde wijze kunnen ‘oranje’, ‘groene’ en ‘gele’ vaardigheden ook bijdragen om respectievelijk richting een resultaatgerichte, ketengerichte en adaptieve organisatie toe te werken. Kort gezegd kunnen de kleuren van Graves dus helpen om de mens in de organisatie een visie te geven welke nieuwe vaardigheden belangrijk zijn in de gewenste situatie.
Veranderen richting een resultaatgerichte organisatie
Een veel voorkomend doel voor organisaties is om met inzicht en grip te sturen op resultaat. Deze gewenste situatie omvat dus de ontwikkeling van rode, blauwe en oranje vaardigheden, zodat er met snelheid, structuur en een duidelijk doel door de mens in de organisatie kan worden geacteerd.
Hieronder staan de ontwikkelingsstappen van de relevante vaardigheden om tot deze oranje volwassenheid te komen.
Rode vaardigheden zetten de taak centraal
In de transitie naar een ad-hoc organisatie staan kwaliteiten zoals daadkracht en zelfstandigheid voorop. Deze ontwikkeling kenmerkt zich daarom ook door een sterke focus op de taak. Hierbij zijn controle en assertiviteit belangrijke elementen voor mensen die vanuit rood acteren. Het voordeel hiervan is dat dit kan leiden tot een hoge mate van besluitvaardigheid en doorzettingsvermogen.
Het is echter wel van belang om er voor te zorgen dat er door rood geen overmatige behoefte voor controle ontstaat. Als deze vaardigheden doorschieten kan dat namelijk voor starheid zorgen, iets wat de samenwerking niet ten goede komt. Daarom is het belangrijk om vanuit deze ‘rode’ vaardigheden ook ‘blauwe’ vaardigheden te ontwikkelen, zodat structuur een prominente rol krijgt binnen de organisatie.
Blauwe vaardigheden geven structuur en zekerheid
In de chaos van overmatig rood zal dus de behoefte ontstaan om planmatig en voorspelbaar te werk te gaan. In plaats van controle en zelfstandigheid leert men hier om met ‘blauwe’ vaardigheden te vertrouwen op elkaar en te werken volgens de gestelde richtlijnen. Zo maakt het machtsgevoel ruimte voor een diplomatieke omgangsvorm om samen dingen gedaan te krijgen.
Blauwe vaardigheden kunnen er dus toe leiden dat structuur en zekerheid in de organisatie hoog in het vaandel staan. Toch kan dit ook gaan tegenwerken zodra de bureaucratie als limiterende factor wordt gezien, omdat er vrijwel niet meer buiten de hokjes gekleurd kan worden.
Hierdoor zal er bij het individu opnieuw de behoefte ontstaan om persoonlijke expressie en vrijheid voorop te zetten.
Oranje vaardigheden sturen op waarde
Om uit de bureaucratie van blauw te komen zorgen ‘oranje’ vaardigheden er dus voor dat het resultaat boven het volgen van de procedure komt te staan. Door deze ambitie en de mentaliteit om te winnen zal het leveren van toegevoegde waarde een belangrijk aspect van het werk zijn. Dit kan ook leiden tot een groot optimisme om voor nieuwe doelen te gaan.
Deze nieuwe manier van werken zal voor vele organisaties een mooi uitgangspunt zijn; dat de mens met een pragmatische instelling efficiënt en doelgericht zijn werk uitvoert.
Een praktijkvoorbeeld: structurele verbeteringen bij een databedrijf
Bij een middelgrote ad hoc organisatie was de uitdaging om zonder intensieve coördinatie de nieuwe bedrijfsactiviteiten rondom een IT applicatie in goede banen te leiden. Echter werkten veel medewerkers nog te zelfstandig zonder een standaard proces of werkwijze. Er was veel onduidelijkheid en onzekerheid, wat leidde tot inefficiëntie, overmatige communicatie en dubbel werk.
Met behulp van een nieuw proces, hands-on begeleiding en een doelgerichte aanpak zijn er uiteindelijk grote verbeterslagen gemaakt binnen het team. Daarbij heeft een planmatige methode en persoonlijk eigenaarschap er voor gezorgd dat het team vaardig zijn werkzaamheden uitvoert en betrouwbaar oplevert binnen tweewekelijkse sprints.
Veranderen richting een adaptieve organisatie
Binnen een resultaatgerichte ‘oranje’ organisatie kan er op een gegeven moment toch teveel nadruk gelegd worden op groei. Hierbij verdringt de persoonlijke ambitie het belang om integraal samen te werken en keten overstijgend te werk te gaan.
In dit geval kan de organisatie een extra verdiepingsslag slaan in de samenwerking. Daarnaast kan het bewustzijn van de mens verhoogd worden rondom de rol die ze spelen binnen het overkoepelende systeem van de organisatie.
Groene vaardigheden prioriteren verbinding
Om te veranderen naar een ketengerichte organisatie zijn behulpzaamheid, flexibiliteit en het zoeken van verbinding dus belangrijke vaardigheden om te ontwikkelen. Met deze gedeelde waarden gaat men namelijk relatiegericht aan het werk en wordt er verder gekeken dan alleen de korte termijn opbrengst of winst.
Toch is dat in veel organisaties makkelijker gezegd dan gedaan.
Om deze ketengerichte samenwerking te faciliteren zijn er diverse methoden en technieken die gebruikt kunnen worden. Een goed voorbeeld hiervan is de Key Value Solution. Dit is een product van Intermedius waarmee organisaties de strategische samenhang kunnen schetsen van projecten of initiatieven. Vervolgens kan er met technieken zoals waarde poker, puntenschattingen of de ABCDEF methode consensus worden bereikt door samen de waarde te schatten.
Door met de waarde van ieder project aan de slag te gaan ontstaat er een breed gedragen begrip wat de samenhang is tussen de projecten. Dit faciliteert een gezond dialoog tussen groepen met een gedeeld kader zodat er makkelijker keuzes gemaakt worden op portfolioniveau.
Gele vaardigheden stimuleren innovatief denken
Om uiteindelijk door te groeien naar een adaptieve organisatie helpen ‘gele’ vaardigheden om de mens innovatief en autonoom te laten acteren. Dit vereist een hoge mate van creativiteit en de durf om te experimenteren met nieuwe werkwijzen.
Hoewel gele vaardigheden zich kenmerken als individuele waardes bouwt dit wel op de groene vaardigheden van de vorige fase. Hierbij wordt het collectieve belang dus in overweging genomen en ligt de focus op de mens zijn unieke plek binnen in het allesomvattende ecosysteem.
In dit opzicht kunnen gele vaardigheden ook helpen om adequaat om te gaan met complexe projecten zonder centrale regie, door de hoge mate van omgevingsbewustzijn en focus op het hogere doel.
Deze ambities zijn steeds vaker te herkennen binnen moderne samenwerkingsverbanden en allianties rondom de thema’s duurzaamheid, mobiliteit en digitalisering. Toch kan er niet zomaar een focus liggen op de ontwikkeling van gele vaardigheden zonder de basis van de andere voorgaande kleuren.
Dit is te zien in het volgende praktijkvoorbeeld.
Een praktijkles: te snel willen verbeteren bij een overheidsorganisatie
Binnen een overheidsorganisatie was het doel om gele vaardigheden te ontwikkelen rondom capaciteitsmanagement, waarbij het ‘zelf roosteren’ er voor zou moeten zorgen dat men innovatief en autonoom acteert.
Dit was echter niet mogelijk omdat de organisatie in zijn volwassenheid qua vaardigheden en competenties achterliep op de gewenste ambitie. Dit creëerde een ‘mismatch’ tussen de huidige situatie (hoge mate van besluitvaardigheid, snelheid en sturing) en de nieuwe situatie. Er was geen structuur, geen duidelijke sturing op resultaat en ook geen overkoepelende samenwerking om onderling capaciteit af te stemmen. Dit zijn dus de eerste bouwstenen die benodigd zijn alvorens men autonoom kan acteren.
In dit voorbeeld kunnen gele aspecten dus als aspiratie dienen, maar waarbij de volwassenheid van de organisatie eerst door andere stappen heen moet gaan voordat deze nieuwe situatie bereikt kan worden.
Stap voor stap verbeteren met Intermedius als partner
Uiteindelijk is organisatieverandering grotendeels gebaseerd op verandering bij de mens en hoe effectief de organisatie is om dit te bewerkstelligen.
De kleuren van Graves kunnen daarom helpen om duidelijk richting te geven aan de nieuwe competenties die benodigd zijn om de nieuwe manier van werken te ondersteunen.
Om ook uw organisatie te helpen met deze verandering succesvol realiseren heeft Intermedius diverse producten in haar portfolio. Hierbij maken we gebruik van het volwassenheidsmodel, waarbij met behulp van een Expert Scan en een Maturity Roadmap in kaart gebracht kan worden wat de verbeterpunten zijn voor uw organisatie.
Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
