Samenwerken? Begin er niet aan!

Je kent het wel: je bent ingestapt op een uitdagend programma, een torenhoog ambitieniveau, een inspirerende samenwerkingsopgave… Het moet en zal lukken. De maatschappelijke opgave is immers onvermijdelijk en de opdracht om daar een innovatief antwoord op te geven ook. En dan komt die dag dat je om je heen kijkt en je afvraagt of je wel in het juiste film bent beland…

Met de beste intenties en goede afspraken strand je toch samen in de modder. Je stort je vol vertrouwen in een samenwerkingsopgave en al snel heb je het idee dat je verzeild bent geraakt in een oefening ‘zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten’? En je vraagt je af of je onderling hetzelfde beeld hebt bij commitment, loyaliteit en samenwerking?

Soepel en effectief samenwerken is veel te complex om een beetje mee te experimenteren. Bovendien laat het belang van de inhoud vaak geen gepruts in de aanpak toe. Als je het niet nodig hebt, begin er dan niet aan. Als je oprecht samen op pad wilt, kies dan bewust vooraf samen de juiste coalitievorm…

 

Transities beginnen waar het schuurt

De kiem voor verandering ligt daar waar het schuurt tussen wat er gebeurt en wat er kan of moet. Vaak is de eerste onrust zowel binnen als buiten een organisatie waarneembaar. Binnen gaan de eerste mensen buiten de lijntjes kleuren en zwelt het gesprek over essentie, toegevoegde waarde, visie en stippen op de horizon aan. Buiten melden zich nieuwe spelers in het veld en ontstaan initiatieven die niet passen bij de bestaande samenwerkingsarrangementen. Bij mij gaat de telefoon over op het moment dat een bestuurder wel een globale visie heeft op wat er gebeuren moet, maar niet weet hoe dat van papier naar praktijk gebracht moet worden.

Op zoek naar positie en rol

Transitieprocessen in het midden van een samenwerkingsarena vragen om herijking van de onderlinge relaties en interdependenties. Het werkgebied buiten, naast of tussen bestaande organisaties moet opnieuw uitgevonden worden. Het is het tussenland, waarin grenswerkers verbinding zoeken met partners buiten en tegelijk hun homebase niet uit het oog mogen verliezen. Het is de plek waar voelbaar is dat je graag autonomie inlevert uit eigenbelang, omdat je weet dat de samenwerking je iets brengt dat je afzonderlijk nooit kunt bereiken. Het is daarom ook de plek waar specifieke spelregels gelden, omdat anders niemand echt instapt en uit vrije wil een beetje autonomie inlevert.

Kiezen maakt effectief

Deze spelregels gaan over wie er meedoet, over loyaliteit en commitment en over stijl, taal en type interventies. Omdat de opgaven van buiten niet vanzelfsprekend passen in de kaders van binnen, vraagt samenwerking vaak aanpassing van interne kaders, regels en werkwijzen. Wie wil samenwerken in het grensgebied, moet leren omgaan met de spanning die daar bij hoort.

Afhankelijk van het onderwerp van samenwerking, het individuele belang bij samenwerking, de onderlinge afhankelijkheden en dynamiek ontwikkelt zich per arena een eigen coalitievorm. Het maken van een heldere keuze vooraf ten aanzien van de coalitievorm die je samen wilt toepassen, maakt de kans op effectieve samenwerking groter.

Effectief kiezen uit het spectrum aan coalitievormen

Wat valt er dan te kiezen? Effectief kiezen van de juiste coalitievorm wordt eenvoudiger aan de hand van het spectrum aan samenwerkingsvormen, zoals geïntroduceerd door Martine de Jong[i].

We onderscheiden drie soorten coalities (zie figuur 1):

• Directieve coalities, gericht op samenwerken met de omgeving. Daarin heeft een organisatie een uitgesproken ambitie die zij wil realiseren in afstemming met anderen, vanuit een regisserende rol in een bestaande arena van stakeholders.
• Collectieve coalities, gericht op samenwerking tussen organisaties. Daarbij zijn organisaties partner in een nieuwe arena van complementaire partijen die elk iets te halen en te brengen hebben rond een gezamenlijk gevormde ambitie.
• Connectieve coalities, gericht op de dynamiek in netwerken. Daarbij starten initiatiefnemers vanuit een persoonlijke drive in een spontane arena een beweging die gefaciliteerd kan worden door bestaande organisaties, om de eigen ambitie te voeden.

 

Het onderscheid tussen de verschillende coalitievormen maakt je bewust van je eigen positie in een samenwerkingsverband, zodat je een passende rol en aanpak kunt vinden en een betrouwbare en effectieve samenwerkingspartner kunt zijn. De ene coalitievorm is daarbij niet beter dan de andere. Het zijn categorische labels en ze hebben in de praktijk een vloeibaar karakter. Ze helpen de samenwerking in en rond programma’s te duiden en concreet invulling te geven.

 

Interventies, werkvormen en taal

Elke coalitievorm kent z’n eigen gewenste resultaat. Om dat te bereiken heeft elke coalitievorm een eigen idioom en eigen interventies die qua stijl en toon aansluiten bij het type coalitie (zie figuur 3-5). Je kunt deze kenmerken gebruiken om een coalitievorm te herkennen, maar ook om, door ze heel bewust te hanteren, een coalitie naar een bepaalde vorm te bewegen. Elke coalitievorm heeft daarbij z’n eigen valkuilen en winstpunten (zie figuur 2):

 

Directieve coalitie

De eigen ambitie centraal

Bij directieve coalities bepaalt de ambitie van één partij het ontstaan en de samenstelling van coalitie. In deze vorm is er één of zijn er enkele organisaties die een uitgesproken ambitie hebben die ze willen realiseren in afstemming met anderen. Dat doen ze vanuit een regisserende rol en in een (vaak) bestaande arena van stakeholders. Ze hebben een sterke ambitie en voelen de urgentie hiermee aan de slag te gaan. Hun ambitie heeft ook impact op partijen en personen buiten hun eigen organisatie en daarom willen ze die personen of partijen daarin meenemen en meekrijgen. Hun ambitie bepaalt wie worden uitgenodigd om mee te werken en met wie ze samen de coalitie vormen.

Positie, macht en invloed

Meestal is er sprake van een onderlinge hiërarchie tussen die partijen. De positie van de initiërende partij(en) is doorgaans sterker dan die van de betrokken organisaties, ketenpartners, bedrijven, inwoners of klanten. Het proces wordt vooraf gestructureerd met participatie- en besluitvormingsmomenten. De initiators wegen de belangen, bepalen de koers en hakken de knopen door.

Taal en stijl

Directieve coalities maken veelal onderdeel uit van een meer institutionele en politieke context. Woorden als mandaat, positie, draagvlak, bevoegdheid, kaders, richtlijnen en afstemming zijn van toepassing. Voorspelbaarheid is belangrijk om proces, risico’s en verwachtingen te managen. Heldere mijlpalen zijn de maatstaf voor succes. Tijd is een afspraak en een middel om de druk te verhogen. Regie en overzicht hebben, afspraken vastleggen, je positie kennen, het vertegenwoordigen van jouw organisatie en het houden aan de regels is belangrijk. Transparantie, besluitvaardigheid en urgentie zijn succesfactoren in deze vorm, die gericht is op het in stappen convergeren naar een eindbesluit.

Voor wie geschikt?

Programma’s die vanuit een specifieke organisatie gedragen worden en waarbij die organisatie andere partijen wil of moet aanhaken om succesvol te kunnen zijn, hebben baat bij deze manier van kijken naar samenwerken. Dat geldt ook voor programma’s die binnen een organisatie plaatsvinden en waarbij de initiërende opdrachtgever en programmamanager anderen moeten zien mee te krijgen. Deze vorm is geschikt voor ingrepen die vanuit een organisatie gewenst zijn en ook voor een groot deel daardoor bepaald en betaald kunnen worden. Het voordeel is dat de regisserende partij(en) gestructureerd kan of kunnen sturen op een breder gedragen resultaat of doel, dat sneller en beter tot stand komt dan zonder coalitie.

Wanneer gaat het mis?

Betrokken partijen vertrouwen elkaar niet bij voorbaat. Dat moet eerst worden bewezen. Vroegtijdig stoppen voelt als falen. Een valkuil is uitstelgedrag: tijd kopen om later pas tot overeenstemming te komen. Een andere valkuil is een grijs compromis. Partijen sluiten om strategische redenen een overeenkomst, zonder te zoeken naar een echte win-winsituatie of het duurzaam oplossen van het probleem. De kunst is om te komen tot een oplossing waarin iedereen meerwaarde ziet.

Een andere bananenschil is de wijze waarop de regisserende partij van de andere partijen commitment vraagt aan haar eigen doelstellingen. Door het gebruik van termen als ‘mede-eigenaarschap’, ‘co-creatie’, ‘gezamenlijke agenda’, ‘green deal’ en ‘groeipact’ wordt meer dan eens de suggestie van een egalitair speelveld gewekt, terwijl daar feitelijk geen sprake van is.

 

Collectieve coalitie

De coalitie vormt de ambitie

In deze coalitievorm zijn organisaties partners in een nieuwe arena van complementaire partijen die elk iets halen en brengen rond een gezamenlijk gevormde ambitie. In die ambitie zien ze individueel en als groep voordelen. Voor elke partij is winst te behalen. Alle partijen voelen zich eigenaar van de coalitie. Het gaat niet om stakeholders, maar om shareholders. Samen creëren ze een arena waarin ze niet deelnemen omdat ze tot elkaar veroordeeld zijn, maar omdat ze hun krachten willen bundelen.

Gelijkwaardigheid vormt de basis

De collectiviteit in deze coalitievorm is in potentie groot. Partners nemen op een vergelijkbare basis deel, ieder met hun eigen rol en bijdrage. De gezamenlijke ambitie groeit gaandeweg. Dat kost tijd en inspanning. Het is een afwisseling van divergeren en convergeren.

De aantrekkelijkheid van de ander ligt in het ‘anders zijn’. Dit maakt het lastiger elkaar goed te begrijpen. Investeren in de ander en in de samenwerking is cruciaal. Partijen moeten bereid zijn zich kwetsbaar op te stellen. ‘Je draagt bij of doet niet (meer) mee’, is in deze vorm een belangrijk uitgangspunt.

Dit perspectief op samenwerken past bij programma’s die gedragen worden door verschillende, onafhankelijke organisaties, zoals een gemeente met bedrijven en vrijwilligersorganisaties in een programma dat gericht is op het versterken van de toeristische aantrekkelijkheid van de gemeente.

Taal en stijl

Het collectieve perspectief staat centraal. Woorden als commitment, relatie, spelregels, vertrouwen, visie, alliantie, ketens, partnerschap, coöperatie en verbinding horen daarbij.

Voor wie geschikt?

Dit type coalitievorming is geschikt wanneer geen van de partijen het voor het zeggen heeft en ze wederzijds afhankelijk zijn om hun doelen te bereiken. Denk aan opgaven zoals het verminderen van files of het terugdringen van schooluitval. Typische opgaven voor een programma. Het voordeel van deze vorm is dat elke partij zich verantwoordelijk voelt voor het realiseren van de ambitie. Dit kan helpen om de organisatiekosten te verlagen, efficiënter te werken of meer massa te bieden.

Wanneer wordt het moeilijk?

Vaak hebben de partners echter wel te maken met de institutionele context van hun moederorganisaties. Elke organisatie geeft een deel van de autonomie op, in het vertrouwen er meer voor terug te krijgen. De selectie van de partners is dan ook een belangrijk moment. Wie hebben we nodig en wie heeft ons nodig? Hoe diverser de partners zijn, hoe groter de complementariteit. Concurrentie ondermijnt de toegevoegde waarde.

Het wordt opletten wanneer voor één partij halen en brengen niet meer in evenwicht voelt en tegelijk niet de ruimte bestaat om die balans zelfstandig te herstellen. Dan wordt het opgeven van autonomie al snel een heikel punt en sluipt er een idioom de coalitie binnen rond termen als ‘herpositioneren’, ‘herijken’, ‘hercontracteren’ en ‘verdeling van schaarste en armoede’.

 

Connectieve coalitie

Ambitie beweegt de coalitie

In de connectieve of netwerkgerichte coalitie wordt een ambitie neergelegd door één of enkele personen en dat drijft en beweegt anderen om zich aan te sluiten, erop voort te borduren of er een eigen invulling aan te geven. Het is een coalitie van hechtere en lossere relaties van telkens wisselende samenstellingen.

In een connectieve coalitie kunnen ideeën, ontwikkelingen en bewegingen ontstaan die nog niet eerder bedacht zijn en vooraf niet voorzien waren. Dit type coalities zijn initiatieven die van onderop zijn ontstaan en waarbij het perspectief van het individu centraal staat. Daarbij zijn drijfveren belangrijker dan functies en posities. Het gaat om persoonlijke en informele relaties, waarbij eerder wordt gehandeld vanuit gevoel en gezond verstand dan vanuit expertise en methodieken.

Vrijheid, creativiteit en impact staan centraal

Mensen willen energie en vrijheid ervaren om iets te kunnen toevoegen. Doen en zichtbaar maken van acties is belangrijk. Het doel is om te komen tot een initiatiefrijk netwerk met impact. Sociale media helpen om deze netwerken te laten groeien en bewegen. Deze coalities worden vaak gestart en begeleid door young professionals, innovatieteams, sociaal ondernemers of community-managers. Ondanks dat het netwerk van iedereen is, zijn deze mensen wel vaak het gezicht van het netwerk.

Er is geen vooraf bepaalde koers. Een volgende stap wordt pas gezet wanneer de tijd rijp is en niet omdat er een deadline nadert. Het netwerk kent niet de collectiviteit van de collectieve coalitie. Iedereen kan deelnemen en vertrouwen is de basis.

Het zelforganiserend en zelfreinigend vermogen is groot. Men spreekt elkaar sneller aan op gedrag dat niet passend is. Iemand kan de coalitie verlaten en een andere weg inslaan. Stoppen vergt geen expliciet besluit en wordt niet gezien als falen, maar als een goed moment voor nieuwe dingen.

Taal en stijl

Uitgebreide plannen van aanpak, vooronderzoeken of planningen zijn er niet. Passende woorden zijn: energie, beweging, kiemen, inspiratie, voldoening, delen, ontmoeten en community.

De coalitie is hoofdzakelijk gericht op divergeren. Er zijn weinig grenzen tussen mensen, ideeën, disciplines of thema’s. In een netwerk liggen idee en actie dicht bij elkaar, net als denken en doen. Het is leren, proberen en improviseren om de energie en voorbijkomende kansen te benutten. Daarmee is het een vorm van samenwerken die niet meteen heel dicht tegen programma’s aanligt, bekeken vanuit hun planmatige en gestuurde insteek, maar die wel goed is om te overzien op het hele spectrum.

Wanneer wordt het spannend?

Werken met netwerken kan uitmonden in zoveel ‘vrijheid, blijheid’ dat elke focus ontbreekt en daarmee de bijdrage aan het realiseren van programmadoelen buiten beeld raakt. Wanneer deze stijlfiguur gehanteerd wordt in een relatieveld waar doelen en prestaties ook belangrijk zijn, dan vergt dat specifieke borging van aansluiting op de bestuurlijke context.

 

Adaptief samenwerken

De dynamiek in het grensgebied is doorgaans zo groot dat het irreëel is te veronderstellen dat je de manier en vorm van samenwerken kunt vastzetten voor langere tijd. Op vrijwel alle aspecten van samenwerken vinden tegelijkertijd ontwikkelingen plaats: in de samenstelling van het relatieveld, in de fase in de onderstroom, in de beleving van cultuur, in de belangen, enzovoorts. Het kiezen van een geschikte coalitievorm is dus een zaak van continu kalibreren, herijken, evalueren en duidelijke keuzes durven maken waar je vervolgens op een heel natuurlijke manier gevolg aan geeft. Dit proces noemen we adaptief samenwerken.

Naast de spontane bewegingen die zich binnen een relatieveld kunnen voordoen is het ook mogelijk om heel bewust individueel of samen te kiezen voor een beweging naar een andere coalitievorm. Hoe dat werkt, wanneer je op basis van welke symptomen of doelstellingen bewust inzet op een beweging van de hele coalitie, en welke interventies en gedrag dat vraagt van de grenswerkers, daar vertel ik een volgende keer graag meer over…

[i] Jong, M. de (2016), Coalition Planning: Directive, collective and connective ways of working on the interface of established institutions and individual aspirations. In: Boelens, L., en Roo, G. de (2016), Spatial Planning in a Complex Unpredictable World of Change; towards a proactive co-evolutionary type of planning within the Eurodelta.