Werkzaam als junior opdrachtgever in een complex stakeholderveld

06 mei Werkzaam als junior opdrachtgever in een complex stakeholderveld

Schiphol heeft als missie Nederland optimaal te verbinden met de rest van de wereld. Op deze manier leveren zij een bijdrage aan de welvaart en het welzijn in Nederland en daarbuiten. Dit doen zij echter niet alleen: in samenwerking met sectorpartners, luchtvaartmaatschappijen, luchtverkeersleiding, openbaar vervoersbedrijven, overheden en businesspartners maakt zij haar luchthavens efficiënte knooppunten en aantrekkelijke bedrijfslocaties.  

De afdeling Assetmanagement werkt aan de ontwikkeling van de luchthaven en het behoud van bestaand vastgoed en infrastructuur. Duurzaamheid en veiligheid zijn daarbij belangrijke basisvoorwaarden. Het taxibaansysteem voor vliegtuigen en andere grondverkeersstromen zijn belangrijk voor het behoud van deze veiligheid. In samenwerking met externe stakeholders als Luchtverkeersleiding Nederland, Airlines, ProRail, Rijkswaterstaat en aannemers bouwt de luchthaven een tweede verbinding over de snelweg A4, spoortunnels en bustunnel. Mede door deze kruising met andere belangrijke verkeersverbindingen is stakeholdermanagement een belangrijk gegeven in dit mega project. Consultant Lin Heilbron heeft het afgelopen jaar ondersteund bij het inrichten van deze stakeholdersamenwerking.  

Junior opdrachtgever ‘Voltooiing dubbele rijbaanstelsel’ 

Binnen de afdeling Assetmanagement borgt de opdrachtgever dat de doelstellingen van het project worden gerealiseerd in relatie tot de strategische doelstellingen van de organisatie. Als eindverantwoordelijke voor het project bewaakt deze de financiële en kwalitatieve benefits. Als junior opdrachtgever heeft consultant Lin Heilbron voor het project ‘Voltooiing dubbele rijbaanstelsel’ procesbegeleiding en inhoudelijke taakgebieden binnen het opdrachtgeverschap uitgevoerd. Om inzicht te krijgen in de behoeften en verwachtingen van interne- en externe belanghebbenden heeft Lin bijgedragen aan de professionalisering van stakeholder- en interfacemanagement.

Creëren van een alliantie

Het project ‘Voltooiing dubbele rijbaanstelsel’ heeft een hoge stakeholdercomplexiteit met de kruising van de snelweg, de spoortunnels, bustunnel, verplaatsing van huurders en verschillende externe gebruikersgroepen van de infrastructuur. Hoewel Schiphol de vragende partij was, is er zo veel mogelijk gewerkt aan het creëren van een alliantie waarin de samenwerkende partijen als gelijkwaardig worden gezien. Je hebt immers elkaars expertise nodig. Om die reden is er in de ontwerpfase van het project gewerkt aan bestuurlijke overeenkomsten tussen Schiphol en Rijkswaterstaat, ProRail en de Provincie Noord-Holland. In deze overeenkomsten zijn onder andere afspraken gemaakt over samenwerking, demarcatie van verantwoordelijkheden en kosten. Het komen tot een gedragen document maakt het bespreken van verwachtingen mogelijk. Op deze manier wordt duidelijk wat beide partijen van elkaar nodig hebben om tot een succesvolle afronding van het project te komen. Het uitspreken van wederzijdse verwachtingen in een vroeg stadium van het project is een onderdeel van de projectbeheersing. De partijen spreken op strategisch niveau af gezamenlijk te streven naar een succesvolle uitvoering van het programma.  

Gezamenlijk successen vieren

Het vieren van successen zorgt ervoor dat stakeholders aangehaakt blijven en trots zijn om aan het project te mogen deelnemen. Om de stakeholders in het zonnetje te zetten is op 5 maart 2020 een evenement georganiseerd in samenwerking met de afdeling communicatie. Hierbij waren alle betrokken organisaties vertegenwoordigd om op een mooie en gepaste wijze de successen van de afgelopen maanden en de start met de uitvoering te vieren. 

Interfacemanagement

Waar verschillende organisaties in een alliantie samenwerken is het inrichten van interfacemanagement van grote waarde. Om de verschillende raakvlakken tussen projecten en externe stakeholders te formaliseren heb ik een plan voor het formaliseren van interfacemanagement opgesteld. Interfacemanagement is het definiëren, beheersen en afstemmen van raakvlakken tussen projecten, programma’s, assets, systemen, stakeholders en aannemers, en is van belang om in het project binnen scope, tijd, geld en kwaliteit te blijven. Doel van het inrichten van interfacemanagement is het verhogen van de planstabiliteit en de plankwaliteit. 

Door interfaces te identificeren en te verzamelen in een overzicht, ontstaat een register vergelijkbaar met het risico- en changeregister. Waar nu impliciet en informeel onderlinge afspraken worden afgestemd, maakt een interface dossier deze expliciet. Op deze manier kan het opdrachtgeversteam ontwikkelingen blijven monitoren. Gemaakte afspraken worden vastgelegd in het dossier, bij wijzigingen worden de nieuwe afspraken en de aanleiding vastgelegd.