Hoe leg je een sterk fundament voor een alliantie?

In een snel veranderende wereld zijn flexibele organisaties steeds belangrijker. Allianties zijn hiervoor een goed instrument. Door gezamenlijk op te trekken kunnen organisaties kansen grijpen, risico’s delen en (op kosten) concurreren met grotere partijen. Het is daarnaast mogelijk om complexe, branche-overstijgende producten en diensten te ontwikkelen.

Successen en uitdagingen

Voorbeelden van succesvolle allianties zijn te vinden in alle sectoren. Denk aan de wereldwijde allianties binnen de luchtvaart die cruciaal bleken voor het overleven van KLM. Op kleinere schaal kiezen veel gemeenten om gezamenlijk hun IT-diensten te innoveren en soms zelfs complete Shared Service Centra in te richten. Hierdoor kunnen zij de hoge kosten en risico’s van innovaties delen. De beste allianties realiseren daarnaast meer waarde dan mogelijk was voor de afzonderlijke organisaties. De volgende elementen staan centraal in elke alliantie:

De genoemde successen zijn niet vanzelfsprekend. Een aantal uitdagingen zijn voor veel allianties herkenbaar:

• Hoe gaat u om met verschillende of zelfs tegenstrijdige belangen?
• Hoe bepalen autonome partijen de prioriteiten van de alliantie?
• Wie levert welke inzet– en wat dit betekent voor de besluitvorming?

IF YOU WANT TO GO FAST, GO ALONE

IF YOU WANT TO GO FAR, GO TOGETHER

Gezamenlijk keuzes maken in een alliantie

Om dit te kunnen bereiken is het cruciaal om een heldere sturing te hebben binnen de alliantie. Iedere partij binnen de alliantie heeft een eigen doel voor ogen, en toch zullen er keuzes gemaakt moeten worden die niet per definitie bijdragen aan de waarde van het eigen doel. Het maken van keuzes en het bepalen van prioriteiten dient zo objectief mogelijk gedaan te worden in een gezamenlijke context.

Het middel om dit te kunnen doen is een gezamenlijke portfoliosturing. Dit noemen wij alliantie portfoliomanagement. Kenmerkend voor deze vorm van portfoliomanagement is dat er meerdere gelijkwaardige eigenaren zijn die keuzes moeten maken binnen één gezamenlijk portfolio om een gezamenlijk doel te realiseren.

Belangrijkste succesfactoren voor alliantie portfoliomanagement

Om de alliantie in goede banen te leiden is het belangrijk om strategische keuzes te maken die duidelijkheid geven over de initiatieven die de alliantie op zich neemt. Dit vormt het fundament van alliantie portfoliomanagement.

1. Gelijke beelden & gelijke taal

Verschillende eigenaren betekent ook verschillende perspectieven op dezelfde dingen. De cruciale eerste stap is om definities gelijk te stellen voor sturing binnen de alliantie. Belangrijke vragen om te beantwoorden zijn onder andere: Wat is een initiatief? Wat zijn de investeringen (middelen en commitment)? Maak daarnaast keuzes over de scope van de alliantie en dus het portfolio. Wat valt wel binnen de alliantie, wat niet? Pas wanneer er in een alliantie dezelfde perspectieven gebruikt worden en er over dezelfde dingen gesproken wordt, kunnen er gezamenlijke keuzes gemaakt worden. Belangrijk aandachtspunt hierbij is eventuele verschillen in werkwijze tussen organisaties. Wat is het effect als een organisatie agile werkt en een andere organisatie volgens een waterval methodiek?

2. Informatieflow & informatiehub

Om gezamenlijke keuzes te maken is het belangrijk dat er een centrale informatiehub wordt neergezet. Dit is een fysieke of virtuele plek waar de benodigde informatie ten behoeve van het portfolio samenkomt. Op basis van deze informatie kunnen vervolgens dashboards gemaakt worden en kan het portfolio gebalanceerd worden.

Om deze informatiehub te voorzien van (juiste) informatie is het belangrijk om een effectieve informatieflow te ontwikkelen . Dit houdt in dat er op basis van gelijke beelden & gelijke taal een set van standaard informatie wordt vastgelegd die door alle partijen wordt aangeleverd. Bedenk welke gezamenlijke informatie er nodig is om een portfolio te bepalen, keuzes te maken en uit te voeren. Daarnaast moet er voor gezorgd worden dat deze informatie via de juiste kanalen en in een afgesproken cadans aan de informatiehub wordt geleverd. Afhankelijk van de grootte van de alliantie en het portfolio kan er voor gekozen worden om hiervoor een centraal portfolio office in te richten.

3. Rolneming & Structuur

Leg de rollen in de alliantie vast. Zoals eerder aangegeven zijn er sowieso meerdere eigenaren, die gezamenlijk de keuzes maken in het portfolio. Daarnaast kunnen er opdrachtgevers en opdrachtnemers binnen het portfolio zijn. Binnen de partijen kunnen ook meerdere rollen zijn. Het zal voorkomen dat de middelen van een partij ingezet worden voor een initiatief binnen het portfolio die meer aantoonbare waarde oplevert voor een andere partij. Spreek af wie meepraat over de prioriteiten van de alliantie: gebeurt dit op basis van consensus of ‘wie betaalt, bepaalt’? Belangrijk hierbij is dat er duidelijke rollen afgesproken worden binnen de alliantie en er een heldere besluitvormingsstructuur (governance) wordt neergezet. Richt dus een heldere structuur in waarin de rollen een plek krijgen om tot een optimale portfoliosturing en uitvoering te komen.Spreek af wie meepraat over de prioriteiten van de alliantie: gebeurt dit op basis van consensus of ‘wie betaalt, bepaalt’? Belangrijk hierbij is dat er duidelijke rollen afgesproken worden binnen de alliantie en er een heldere besluitvorming structuur (governance) wordt neergezet. Richt dus een heldere structuur in waarin de rollen een plek krijgen om tot een optimale portfolio sturing en uitvoering te komen.

Bepaal ook de spelregels van de alliantie portfolio. Aan welke principes en uitgangspunten zal voldaan moeten worden? Hoe gaan de verschillende rollen met elkaar om? Een simpel voorbeeld van een spelregel kan zijn: “De partijen houden zich aan de genomen besluiten binnen het alliantie portfolio”. Wanneer dit soort regels niet vast staan, kan er altijd van afgeweken worden.

Alliantie optimalisatie

Een alliantie portfolio wordt meer waardevol als meer partijen hiervan profiteren. Om een krachtigere, effectievere en efficiëntere alliantie te vormen wil je met een optimale samenstelling van partijen zijn. Dit kan door omstandigheden veranderen: een alliantie begint vaak klein met partijen die elkaar al goed kennen. Na een succesvolle start kan de alliantie worden uitgebreid. Het ‘onboarden’ van deze nieuwe partijen kan ingewikkeld zijn, doordat ook zij hun stem willen laten gelden: ook zij zijn immers een gelijkwaardige partij. Om dit in goede banen te leiden, helpt het om de bovenstaande succesfactoren eenvoudig en helder neer te zetten. Hierdoor kan een partij meer of minder snel in de alliantie worden opgenomen.

Voor de optimale sturing in een alliantie is de invoering van alliantie portfoliomanagement cruciaal. De partijen blijven zo gelijkwaardige eigenaren over de portfolio aan initiatieven in de alliantie. Bovendien staat alliantie portfoliomanagement open voor wenbaarheid en schaalvergroting (en verkleining) wanneer de juiste inrichting wordt toegepast. De belangrijkste succesfactoren voor deze inrichting zijn: het hebben van gelijke beelden en het spreken van gelijke taal; een goede informatieflow en informatiehub en een duidelijke structuur en rolneming.