18 jun In de praktijk: Effectieve besluitvorming door een gezamenlijke waarheid
Volgens schrijver en filosoof Leo Tolstoj (1828-1910) is er “voor elke toestand, hoe moeilijk ook, is er een uitweg. Het komt alleen aan op het nemen van een besluit.” In de praktijk blijkt “alleen een besluit nemen” toch vaak lastiger dan gedacht binnen organisaties. Besluiten moeten steeds sneller genomen worden om in te spelen op technologische ontwikkelingen. Een organisatie moet daardoor effectiever samenwerken zodat er snel besluiten genomen kunnen worden op basis van de juiste informatie. Alles met het doel om de juiste keuzes te maken.
Samenwerking en verbinding tussen de operatie en strategie is hierbij fundamenteel. Maar hóe kan je dit gestructureerd en succesvol inrichten in de bestaande organisatie? Dit zijn vraagstukken waarin Intermedius zich al 12 jaar specialiseert. En natuurlijk niet vanachter ons bureau, maar in de praktijk samen met onze klanten.
Organisaties willen in staat zijn om te reageren op de onzekerheden van de toekomst en tegelijkertijd borgen dat de winkel vandaag gewoon blijft draaien. Om dit te bewerkstelligen wordt vaak het totale realisatieproces ‘doorgelicht’. Tijdens dit proces zien we vaak dat de toegevoegde waarde van strategisch portfoliomanagement als werkwijze ontstaat.
Gestructureerd raamwerk met alle organisatieaspecten
Het realisatieproces is daarmee niet enkel en alleen gericht op de voortbrengingsmethode (zoals Agile en Prince2) van de initiatieven. Om de organisatie volgens het inrichtingsprincipe van strategisch portfoliomanagement in gang te zetten, voorzien wij onze veranderaanpak van een gestructureerd raamwerk dat door de organisatieaspecten als besluitvormingsprocessen, informatievoorziening, overlegstructuur, rolneming en gedrag loopt. Dit alles met het beoogde resultaat om effectieve besluitvorming mogelijk te maken en een wendbare, toekomst bestendigde, organisatie te creëren.
We beginnen met een duidelijke kop. Succesvolle organisaties hebben een heldere en gedragen collectieve ambitie. Het vertaalt zich in een helder gedefinieerde strategische focus. Deze gezamenlijke ‘waarheid’ leidt tot gelijke keuzerichting die in de projecten en programma’s worden gemaakt. Tevens biedt de collectieve ambitie, vertaald in heldere focus ook de basis van de effectmeting en dus besluitvorming.
Een middel om samen de dialoog te voeren over welke initiatieven waarde toevoegen is het visueel maken. Hiervoor implementeren we de Obeya. Een vaste plek, ruimte of muur waar we mensen bijeen brengen om de (strategische) doelstellingen en de daarbij behorende initiatieven scherp te krijgen en te houden. Het maakt de dialoog toegankelijk tussen de directie, tactische laag en operatie.
Concreet haalbare resultaten
Voorzien van een inspirerende dosis collectieve ambitie en heldere focus, richten we ons vervolgens op het vaststellen van concreet haalbare resultaten (outcomes) in een bepaald tijdsbestek. Thematisering kan hierbij helpen om grote kwantiteit de hand te bieden. We letten hierbij nadrukkelijk op de aansluiting bij de collectieve ambitie, strategische criteria en de indicatoren die daarbij gezamenlijk zijn overeengekomen. Hiermee sturen we bij in het realisatieproces.
We weten nu welke initiatieven we nodig achten om een verwacht effect te realiseren op de collectieve ambitie en gekozen strategische focus. Vervolgens kan er gestart worden met het vormgeven van de effectmeting. De meting zal aan de hand van de geleverde (deel) producten en outputs, de verwachte toegevoegde waarde inzichtelijk maken.
Sluit de lus
Het verbinden van de strategie aan de operatie – “sluiten van de lus” is hierbij fundamenteel. De bestaande beheersprocessen uit de organisatie worden vanuit deze gedachte ingericht. Hiervoor is een procesinrichting van waardenmanagement nodig zodat de juiste keuzes in de portfolio gemaakt kunnen worden. Om goed te kunnen sturen op waarde zijn er vier stappen:
Stap #1 – Bepaal geschatte waarde
Maak inzichtelijk welke initiatieven de strategische doelen gaan realiseren en hoe de initiatieven effect op elkaar hebben.
Stap #2 – Bepaal geplande waarde
Maak tactisch keuzes op basis van de beschikbare resources bij het maken van de planning (vraag versus aanbod) → wat gaan wij komende 4 maanden realiseren
Stap #3 – Meet gerealiseerde waarde
Geef inzicht in de voortgang op operationeel niveau van de realisatie van de juiste waarde: wat hebben wij gerealiseerd in de sprints/program increments?
Stap #4 – Voer dialoog over geschatte waarde versus gerealiseerde waarde
Creëer een feedbackloop en een lerende organisatie door middel van dialoog en rapportage.
Het inrichten van effectieve besluitvorming en sturing beperkt zich niet enkel tot de analytische en methodische aspecten. Het heeft gevolgen voor de manier hoe we constructief met elkaar samenwerken. Met als uiteindelijk doel producten te leveren die door de klant worden gewaardeerd en die bijdragen aan de ambities van de organisatie. Het vraagt transparantie, vertrouwen en een constructieve instelling van iedereen in de organisatie op zowel strategisch, tactisch en operationeel niveau. De sleutel in deze dialoog is om met elkaar een gedeelde waarheid vast te stellen over wat de toegevoegde waarde is.
