06 mrt De toegevoegde waarde van Portfoliomanagement volgens……de Jury
Isabelle Beelen (consultant Portfoliomanagement) interviewt de jury van de Portfoliomanagement Awards en Diane Dros van Intermedius.
Waarom is de Portfoliomanager of the Year Award in het leven geroepen?
We willen al een paar jaar het vakgebied van portfoliomanagement (PfM) centraal stellen. In de eerste plaats natuurlijk omdat het een prachtig vakgebied is maar vooral ook omdat het nog steeds een onder geschoven kind is. Als je PfM goed inricht en op de juiste manier positioneert is het een rol die in staat is om de strategie aan de operatie te verbinden. En de afdeling die het mogelijk maakt dat je inzicht en grip hebt in waar je staat met je organisatie. We willen een goede beoefenaar hierin graag belonen en zo het vakgebied breder op de kaart zetten.
Welke ontwikkeling zijn voor de portfoliomanager belangrijk om mee te nemen?
Het is denk ik belangrijk dat je ziet dat je rol van portfoliomanager verandert. En daarmee ook de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Je hebt een proactieve rol en bent niet meer alleen reactief bezig. Je wilt de directie en het management een blik vooruit kunnen geven, zodat ze hierop kunnen anticiperen met hun keuzes. Dit vraagt het herinrichten van je rol en de werkwijzen. Hoe ben je hier mee bezig? Wat heb je gedaan om meer ruimte te krijgen? Hoe kom je van het reactieve Excel-imago af, en wordt je gezien als een expert die grip heeft op de waarden die gerealiseerd worden in relatie tot de doelstellingen? Hoe wordt je een Guardian of Value?
Waarom de nieuwe titel voor de portfoliomanager, de Guardian of Value?
De titel Guardian of Value sluit goed aan bij de veranderde rol van de Portfoliomanagement. Portfoliomanagement heeft vaak een negatieve klank – van bureaucratisch, tot het zijn van een politieagent voor de project / programmamanagers. En zeker met de opkomst van het Agile gedachtengoed wordt het vaak geassocieerd met het ‘oude’ werken. Een manier van werken die wendbaarheid in de weg staat. In onze visie is dit juist het omgekeerde. Wil je snel kunnen bijsturen en keuzes maken dan heb je juist goede informatie en scenario’s nodig. Hiermee kan je samen keuzes maken op basis van gelijke informatie en ad hoc bijsturen. Zodat je voldoende grip op de consequenties hebt.
Is Portfoliomanagement ingewikkeld of maken we het ingewikkeld?
Nee, PfM is niet ingewikkelder dan het goed samenwerken?. De uitdaging blijft om afspraken te maken en je hier gezamenlijk aan te houden. Een heldere koers neerzetten die met dezelfde beelden wordt gedragen in de gehele organisatie. Het thema leiderschap en collectieve ambitie zijn hierbij ook fundamenteel. Met of zonder PfM, dit zijn de thema’s die er altijd voor zorgen dat het gemakkelijk of ingewikkeld wordt gemaakt. De basis hygiëne op orde maken is meestal ook de eerste stap waar portfoliomanagers / consultants mee starten om portfoliomanagement in te richten. Dit zijn ook de punten waar de jury benieuwd naar is, hoe zijn de managers en teams hiermee aan de slag gegaan? Ik ben heel benieuwd hoe de deelnemers hieraan vorm geven.
En de samenstelling van de jury? Is dit een bewuste keuze?
Ja absoluut! We wilde vanuit verschillende invalshoeken een visie op (hybride) PfM laten zien. En dat is denk ik gelukt. Ted is een innovator en focust op het snel en goed kunnen vermarkten van nieuwe concepten. Ineke kijkt meer vanuit een bestuursfunctie en heeft veel ervaring in maatschappelijk georiënteerde organisaties. Dit zijn andere dynamieken, maar beiden zijn verantwoordelijk en noodzakelijk om de goede dingen goed te doen. Linda weet als geen ander wat de ontwikkelingen zijn en verbindt wetenschap met de praktijk. En als laatste Dré, iemand die al bijna zijn hele carrière bezig is om portfoliomanagement in te richten bij organisaties, en die elke ontwikkeling in de praktijk heeft ervaren. Samen denken wij dat dit een erg sterk en ervaren juryteam is, met daarin alle disciplines vertegenwoordigd.
Kan jij kunnen aangeven wat voor jou belangrijk is bij PfM en wat jij de toegevoegde waarde van PfM vindt?
Door de snelle technologische ontwikkelingen en toenemende informatie beschikbaarheid worden organisaties in toenemende mate gedwongen keuzes te maken: wat ga je wel doen (zelf of met een partner) en wat ga je niet doen. Het is hierin de kunst te zorgen voor continuïteit van de huidige business, terwijl je tegelijkertijd de organisatie klaar stoomt voor de toekomst. Portfoliomanagement speelt een cruciale rol in het maken van dit soort keuzes vanuit overzichtsperspectief en met duidelijke focus. Effectief portfolio management maakt inzichtelijk hoe de verschillende activiteiten bijdragen aan de strategische doelstellingen op korte en lange termijn.
De belangrijkste resultaten waarmee een portfoliomanager in mijn ogen een cruciaal verschil kan maken is in het bewaren van overzicht en het waarborgen van focus in relatie tot de strategische doelstellingen van de organisatie en de ontwikkelingen in de markt. Daarbij heeft de portfoliomanager een belangrijke rol in het mogelijk maken van wendbaarheid door tijdig projecten te signaleren die niet (optimaal) bijdragen, zodat resources snel en effectief overgeheveld kunnen worden.
Voor een succesvol portfolioteam vind ik het essentieel dat deze multidisciplinair is, waardoor ze vanuit verschillende perspectieven input leveren voor portfolio beslissingen. Het portfolioteam draagt bij aan evidence-based onderbouwing van de besluitvorming en reflecteert kritisch op genomen beslissingen. Ze bewaart daarbij continue het overzichtsperspectief in relatie tot strategie en stakeholderbehoeften.
Ineke, jij bent vaak initiator om PfM in te richten. Wat biedt PfM voor jou aan meerwaarde? En waarmee kan de Portfoliomanager het verschil maken?
Portfoliomanagement ondersteunt mij in het maken van keuzes, in de veranderopgaven waar ik voor sta. Het helpt vanuit de strategische visie bij het maken van keuzes. Wat voegt de meeste klantwaarde toe? En bij investeringsbeslissingen die ik moeten nemen, waar moet ik in investeren en wat levert het op? Vanuit dit perspectief kijk ik ernaar, het zorgt voor betere keuzes, ik kan niet alles doen.
Een portfoliomanager moet een pur sang ondersteuner zijn, het is een hele belangrijke supportfunctie. Maar tegelijkertijd moet je wel goed snappen waar je verschil kunt maken in de keuzes. Dit zit hem in taal, maar ook in het begrijpen van de business, durf je te confronteren? Faciliteren en dingen inzichtelijk maken maar ook echt kunnen afdwingen. Een goede portfoliomanager support de visie en strategie en denkt actief met het lijnmanagement mee.
Dré, wat zie jij gebeuren op het gebied van PfM? En wat kan PfM hierin betekenen volgens jou?
“Er is nog niet eerder zoveel behoefte geweest aan professioneel Portfoliomanagement.
Bij veel organisaties neemt het belang en de omvang van veranderinvesteringsbudgetten in project- en programmamanagement exponentieel toe. Zonder dat het altijd duidelijk is, is dat bij veel organisaties nu al tussen de 15% en 25% van het totale budget en capaciteit. Dat legt vanzelfsprekend forse druk op de effectiviteit en het rendement van al deze inspanningen. Daarnaast neemt de complexiteit in veranderportfolio’s enorm toe. Business en IT management wordt geconfronteerd met nieuwe marktpartijen, innovatieve producten en diensten maar ook met nieuwe verander- en projectmanagement methodieken. Daar moet snel en adequaat op geacteerd worden. Portfoliomanagement zorgt er voor dat; de juiste informatie snel aanwezig is voor een goede besluitvorming (wat doen we wel, en wat doen we niet); draagt zorg voor correct business case management; identificeert de best renderende veranderaanpak; en coördineert en ondersteund het end to end ontwikkel- en realisatieproces. Van gewenste doelstelling tot concreet eindresultaat in samenhang met de andere lopende veranderactiviteiten.
De Portfoliomanager wordt door Business, Diensten en andere Stakeholders gewaardeerd als een betrouwbare, sterke en gelijkwaardige partner in verandermanagement. Het management is met de inzet van een Portfoliomanager aantoonbaar in staat gesteld om de strategische veranderdoelstellingen steeds efficiënter en effectiever te realiseren.
Een ideaal Portfolioteam wordt gezien als een ‘kritische betrouwbare vriend’ die helpt waar het kan en confronteert waar het nodig is. Een goed Portfolioteam straalt plezier en trots uit. Ze staan voor hun vak en kennen hun omgeving door en door.
En als laatste de vraag aan jou Ted, waarom is er volgens jou behoefte aan (strategisch) portfoliomanagement? En hoe zie jij de rol van het portfolioteam?
Elk bedrijf krijgt in steeds grotere mate te maken met de “always on” economie, door volledig geïntegreerde bedrijfsprocessen. De productieketens van het bedrijf bestaan uit geautomatiseerde omgevingen die elkaar aansturen. De besturing hierover wordt ook in steeds hogere mate gebaseerd op direct gebruik van de productiedata om de processen bij te sturen. Dit houdt in dat het belang van portfoliomanagement in het besturen van de prioriteiten met betrekking tot de resources en kapitaal steeds meer verschuift naar de besturing van de integrale veranderingen van de hele onderneming is samenhang. Daarmee vervagen de grenzen met Programmamanagement enigszins.
Een strategisch portfolio team verzorgd de besturing. Dat betekent dat ze alles doen om de projecten c.q. programma’s te vrijwaren van “vorm”, zodat zij zich optimaal kunnen richten op de inhoud. Het portfolioteam zou dus idealiter alles moeten doen om ervoor te zorgen dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau besluiten genomen kunnen worden. Richtlijnen en standaardisatie van informatievoorziening is hierbij een rode draad. Om dit goed te kunnen doen is een goed portfolio proces, organiseren van samenwerking en heldere afspraken fundamenteel.
