Resources managen is een kunst

04 mrt Resources managen is een kunst

Ook al lijkt het niet zo op het eerste gezicht: resourcemanagement is toch echt een belangrijk onderdeel van portfoliomanagement. Want als je geen inzicht in je resources hebt, dan wordt plannen lastig. Het is onzeker of je de afgesproken resultaten – daarmee de strategische doelstellingen – zal realiseren. En ook je business case is onzeker. Daarnaast kan het zijn dat je organisatie energie ook negatief wordt beïnvloed. Omdat het mij keer op keer opvalt dat resourcemanagement een onderwerp is waar veel organisaties nog winst kunnen behalen, wil ik dit onderwerp in dit artikel graag belichten.

Casus

Bij een groot en complex programma van KPN wil het management grip op en inzicht hebben in haar resources. Aanleiding is dat de verwachting is dat het programma (300 FTE) de komende tijd zal gaan krimpen. Hoogste tijd om een bedrijfsbureau in te richten dat grip en inzicht gaat bieden. Een verwondering van mij was dat men het had over FTE’s; een nummer/entiteit die geplaatst kan worden op projecten.  Een financiële exercitie in plaats van kijken naar de medewerkers zelf en hoe zij het beste toegevoegde waarde kunnen leveren. Want volgens mij kan het verschil juist gemaakt worden door de juiste expertise en motivatie te verbinden aan initiatieven waar een persoon zijn toegevoegde waarde kan leveren. Dit zorgt ervoor dat deze initiatieven de gewenste resultaten opleveren. Wel is het van belang dat eerst de basis op orde is, en daar ben ik dus ook mee begonnen.

Inrichten resourcemanagement? Simpel, toch? Je ontfutselt wat data aan een collega, bouwt een excel, draait een tabel, en voilà, het resultaat is een prachtige grafiek met allemaal lijnen en balken die je vertellen hoe je medewerker-verloop zal zijn. En inderdaad: Hoera! Het Management is blij. … En vraagt meteen of ze dit nu elke maand kunnen ontvangen, en oja, kun je dan ook meteen meer inzicht geven in de demografie van de medewerkers? En dit dan tegen de prognose van de vorige keer afzetten? De simpele vraag blijkt nu toch wat complexer. Het is dan ook een hele kunst om uiteindelijk bij het juiste inzicht uit te komen. En precies over deze kunst, daar wil ik het in dit artikel over hebben.

De kunst van het inzicht verschaffen

Even weer terug naar het begin: ‘Geef ons grip op capaciteit! vroeg het management. ‘Maar natuurlijk….’ zei je bedeesd en liep terug naar je bureau. Op je vraag of er misschien ergens iemand iets heeft vastgelegd over de medewerkers, ontvang je even later een giga grote Excel-file. Een file die bestaat uit oneindig veel kolommen en tabbladen. Een file die over een periode van een aantal maanden is uitgegroeid tot een vergaarbak aan niet meer helemaal te volgen informatie. Zo een file dus. Dat is je data.

Om van deze data informatie te maken en inzicht te geven, gebruik je het volgende stappenplan: Begrijpen, Categoriseren, Checken, Balanceren en Vastleggen.

1. Begrijpen: Je begint flink in de Excel-file rond te neuzen en probeert de logica achter de data te achterhalen. Dit hoef je niet alleen te doen, ga vooral bij collega’s te rade die aan de Excel-file hebben bijgedragen. Bij KPN ontstond hier het idee om de Excel-file en haar data naar een database om te zetten. Dat zou in ieder geval het ongeremd ‘bloemkolen’ van de data voor nu remmen.
2. Categoriseren: Om een database te kunnen maken, moet je eerst een basisstructuur bedenken. Dit betekent dat de Excel-file moet worden verdeeld in logische vergaarbakken. Bij KPN maakte ik het onderscheid tussen statische data (data met betrekking tot de persoon achter het FTE) en flexibele data (data omtrent de inzet van de persoon, welke elke drie maanden kon wijzigen).
3. Checken: Na een check met mijn opdrachtgever bleek dat we de eerste goede categorieën te pakken hadden. Ook was dit een goede basis om een database te maken volgens de IT-collega die inmiddels was aangehaakt.
4. Balanceren: welke statische- en flexibele data is nodig om een eerste inzicht te creëren voor het hogere management? En wat is data die wel handig is, maar nog niet nodig? Een puzzel die je zelf goed kunt leggen, mits je opdrachtgever de hulpvraag van het MT naar heldere kaders heeft weten te vertalen.
5. Vastleggen: En dan zijn je kaders helder, de structuur voor je database staat en je weet naar wat voor soort data je op zoek bent. Hoogste tijd om wat proza te gaan produceren: in een Programma van Eisen kun je aangeven welke doelen je database probeert te bereiken, welke randvoorwaarden er zijn en welke processen door de database worden ondersteund. Want een database alleen geeft wel inzicht, maar het succes ligt uiteindelijk in de betrouwbaarheid, correctheid en tijdigheid van je data. En daar ligt de volgende uitdaging en de grote kunst.

Data en de database

Want je hebt inmiddels je plan af, je database gebouwd en de processen ingericht. Dus nu kun je de database daadwerkelijk gaan vullen en grafieken vol inzicht eruit laten rollen. …maar helaas, zo makkelijk kan het inderdaad niet zijn. Je data die je in de database moet zetten is namelijk  incompleet. En incorrect. En tegenstrijdig. Help! En aan het verzoek om het verloop van de in te zetten uren van de medewerkers af te zetten tegen de prognose kun je al helemaal niet voldoen, omdat er simpelweg geen prognose is. Tijd voor een actieplan en veel creativiteit.

Voor het vullen van de database is veel stakeholdermanagement nodig. In de eerste fase om de informatie handmatig boven water te krijgen en daarna om de informatiestromen zoveel mogelijk te standaardiseren zodat data altijd op elk moment gebruikt kan worden om er informatie van te maken. In die eerste fase moet je als een echte detective je organisatie door om correcte data boven water te halen. Maar als je dat eenmaal hebt gedaan, heb je ook meteen al je eerste stappen gezet in het professionaliseren van het strategisch resourcemanagement! Want je stakeholders kennen jou intussen en begrijpen inmiddels dat je het beste met hen en hun data voor hebt. En als klap op de vuurpijl heb je door deze zoektocht ook al informatie over knelpunten in processen boven water getoverd. Met die informatie wordt het optimaliseren van processen straks ook weer makkelijker.

De prognose

Voor het maken van een prognose kun je het organisch aanpakken door naast data over de persoon en de inzet, ook data over vacatures op te vragen. Als je namelijk weet welke vacatures er zijn, weet je dus wanneer er in de toekomst mensen nodig zijn. En zodra de inzet van een medewerker niet wordt verlengd, maar er wel een vervanger wordt gezocht, weet je dus wat het plan is met de rol die de medewerker vervult. Als je na een tijdje dan ook de balans gaat opmaken, heb je inmiddels al een groot gedeelte van de prognose bij elkaar gesprokkeld. De eerste – en misschien wel belangrijkste – stap naar grip en inzicht is gemaakt. Hoera!

Van data naar informatie

Een niet onbelangrijke stap blijft het omtoveren van je data naar bruikbare informatie. Daarvoor heb je toegang tot het management nodig: zij zullen je moeten vertellen wat ze willen weten, naar welk inzicht zij op zoek zijn. Jij zult in staat moeten zijn om hun vragen en beschrijvingen te vertalen naar grafieken en tabellen die uit de database te halen zijn. Dit is geen gemakkelijk traject. Ten eerste omdat het management meestal niet veel tijd heeft om eens de voeten omhoog te leggen en eens fijn na te denken over wat ze nu eigenlijk willen weten. Ten tweede omdat inzichten altijd kunnen veranderen en je dan ook continu bezig zult zijn met het aanpassen van grafieken en tabellen naar nieuwe inzichten. En als laatste omdat jouw inzichten pijnpunten transparant zullen maken, waar men eigenlijk niet blij mee is of waar men nou net niet op zat te wachten. Maar ja, dat is natuurlijk iets dat bij portfoliomanagement sowieso naar boven zal komen.

Conclusie

Als consultant zie ik helaas vaak dat strategisch resourcemanagement een ondergeschoven kindje is bij veel projecten en programma’s. Als er al wel iets is, is het meestal inderdaad een Excel-file. En moeten dingen vaak ‘snel snel snel’ worden geregeld en waardoor geen processen, maar ritselroutes gevolgd worden. Terwijl met een beetje aandacht, het leven zo veel makkelijker kan worden! Want zoals hierboven uitgelegd, zijn er voor het uitvoeren van goed strategisch resourcemanagement eigenlijk maar drie magische ingrediënten nodig: een goed doordacht plan, een goede tool en tijd. Voor de eerste twee kunt u bij ons terecht, de derde staat u al ter beschikking.