17 jul De 6 basisregels voor het implementeren van kostenbesparing
De grote organisaties in Nederland hebben allemaal plannen klaar liggen om kosten te besparen. Iedere organisatie doet dat op zijn eigen manier. De ene organisatie zoekt het in onderwerpen als: innovatie, met minder mensen hetzelfde werk doen, een fusie, outsourcing. De ander in onderwerpen als: systemen & applicaties vervangen met goedkopere beheerskosten, digitalisering, kleinere huisvesting, shared services of een combinatie van al het genoemde. Toch lukt het maar weinig organisaties om de voorgenomen verandering en de daarmee gepaarde kostenbesparingen of baten daadwerkelijk te realiseren.
Tijdens de uitvoering van projecten worden nogal eens wensen geschrapt omdat ze niet haalbaar blijken in de praktijk of de ‘situatie’ veranderd is. Aan het eind van het project moeten dan de besparingen worden ingeboekt. De complexiteit, de wisselingen tussendoor en het onvoldoende grip hebben op de (financiële) administratie zorgen ervoor dat de besparingen niet helder toegewezen kunnen worden aan een betreffende afdeling. Het gevolg: de manager moet toch, ondanks dat dit niet gepland was, medewerkers ad-hoc ontslaan om de ge-eiste besparingen te kunnen realiseren. Gevolg: project geslaagd, gewenst einddoel mislukt en belangrijke kennis en kunde niet meer toegankelijk voor de organisatie!
Portfoliomanagement gaat over de permanente besturing en aansturing van de totale verandering binnen een organisatie. Om een goede balans te vinden tussen bestuurlijke doelstellingen en uitvoering, zal men op strategisch, tactisch en operationeel niveau stappen moeten zetten om de geplande besparingen of baten inderdaad te realiseren. Op basis van diverse trajecten bij onze klanten hebben wij een aantal succesfactoren geformuleerd, die u op weg kunnen helpen. Onderstaand de 6 basisregels voor een succesvolle kostenbesparing:
- Strategie:
Start alleen verandertrajecten die aansluiten bij de strategie van de onderneming en die een korte, meetbare ROI periode hebben:
- Commitment:
Zorg dat degene die verantwoordelijk is voor het inboeken van de besparingen in fte en middelen het verandertraject en de business case onderschrijft;
- Draagvlak:
Zorg ervoor dat er een goede stakeholder analyse plaatsvindt zodat belang, invloed en steun duidelijk is (voorstanders en tegenstanders) ten aanzien van de besparingen die gerealiseerd dienen te worden. Betrek de tegenstanders in het project, maak ze onderdeel van de oplossing;
- Rolneming:
Zorg dat de mensen die deelnemen in de stuurgroep precies weten wat hun rol is, zodat ze zich niet met de inhoud van het programma / project bemoeien maar alleen de belangrijke beslissingen nemen op verzoek van de programma manager. Dit soort voor een snelle doorlooptijd;
- Communicatie:
Maak met alle betrokkenen een betekenisvol verhaal van de verandering zodat iedereen weet en begrijpt waarom deze is ingezet en wat het doel is van het project /programma. Communiceer naar iedereen de successen, behaalde mijlpalen en quick wins;
- Teamvorming:
Het succes wordt gemaakt door de medewerkers in het project / programma team. Kies de perfecte match, vraag commitment en zorg voor evenwicht in het team qua kennis, vaardigheden en gedrag.
