Organisatie energie – Einstein als portfoliomanager?

12 apr Organisatie energie – Einstein als portfoliomanager?

Organisatie energie: het is waardevol, voelbaar en toch ongrijpbaar. Wat is het precies en hoe kan het een organisatie helpen? That’s the Million Dollar Question.

Over het algemeen is men het er over eens dat organisatie energie positieve effecten heeft op de prestaties en resultaten van een bedrijf. Hogere en productievere energie leidt tot hogere productiviteit en verhoogde kwaliteit¹.  Maar wat is precies organisatie energie en hoe zorg je ervoor dat dit productieve energie is? En wat is de rol van portfoliomanagement?

Theorie
Volgens Stephen Morris (2007)²  is organisatie energie te definiëren als ‘de mate waarin een organisatie de volledige beschikbare inspanning van de mensen heeft gemobiliseerd in het nastreven van haar doelstellingen’. Om dieper in te kunnen gaan op de term ‘energie’ en wat dit is, gaan we terug naar onze natuurkunde lessen van vroeger. Volgens Einstein en zijn relativiteitstheorie is energie gelijkwaardig aan massa maal de lichtsnelheid in het kwadraat, oftewel E = mc². Deze theorie is de kapstok voor dit artikel en deze beroemde formule biedt ook voor portfoliomanagement adviseurs een kapstok waar we in de praktijk veel aan hebben. Onder het motto ‘goed leiderschap geeft richting; de volgers creëren energie’ delen wij onze visie. Te starten bij de massa.

Massa
Natuurkundig gezien is massa – de m in bovenstaande formule – een eigenschap van materie. Het is rechtevenredig aan de hoeveelheid van materie. Meer materie betekent meer massa. Als we dit vertalen naar een organisatie, dan geeft het collectief van medewerkers de massa weer. Massa creëren start bij de eerste volger. De TED Talk van Derek Sivers³  is ondertussen legendarisch te noemen als het gaat over de kracht van de eerste volger. De onderlinge gelijkwaardigheid wordt door Sivers genoemd als een van de belangrijkste lessen als het gaat om creëren van een beweging. Iedere nieuwe volger is even welkom met zijn of haar inbreng. Hoe goed of onbekend of raar dit ook mag zijn. Doordat steeds meer mensen zich bij een groep gaan voegen, wordt de drang om bij deze ‘incrowd’ te horen ook steeds groter. Hierdoor wordt massa gecreëerd.

Snelheid = Beweging
Naast massa is ook (licht)snelheid nodig om energie te creëren. Massa krijg snelheid als het in beweging komt. Vertaald naar een organisatie kan een verandering gezien worden als een beweging – de c in eerder genoemde formule – die de massa in beweging kan brengen.

Energie
En nu terug naar de formule: Energie = massa maal beweging.
Energie ontstaat als er zowel massa als beweging is. Is er wel massa, maar geen beweging, dan is er niks. Vice versa geldt hetzelfde: is er geen massa, maar wel beweging, dan is er geen energie.

De energie die voorkomt uit massa en beweging, zoals een organisatieverandering, moet wel gerichte energie worden op een bepaald doel. Hier is een rol weggelegd voor de portfoliomanager: hebben we de juiste massa? Hebben we de juiste verandering? Hebben we voldoende energie?

Leiderschap
Als we kijken naar de massa binnen een organisatie is het van belang om deze in beweging te brengen, waardoor energie in de organisatie komt. Het is daarom van belang dat de massa naar de juiste verandering streeft. Het op een juiste manier richten van de organisatie is cruciaal. Want wie of wat volgen we als er geen richting is? Die richting wordt bepaald door goed leiderschap met een duidelijke visie. Dat geeft de kaders waarbinnen men gaat en mag bewegen.

Zonder leider ontstaan er geen volgers en dus geen massa. Zonder duidelijke visie ontstaan er geen veranderinitiatieven en dus geen beweging. James C. Collins beschrijft in zijn boek Good to Great⁴  dat sterk groeiende bedrijven gekenmerkt worden door “type 5 leiderschap”. Dergelijke leiders hebben een effectieve balans gevonden tussen professionele gedrevenheid en persoonlijke bescheidenheid. Organisatie energie wordt niet gezien als masker om altijd maar vrolijk en gemoedelijk met elkaar de tent draaiende te houden. Het gaat juist om die dynamiek, die er voor zorgt dat de energie blijft stromen en de boel in beweging blijft.

“Everyone is a genius. But if you judge a fish on its ability to climb a tree, it will live its whole life believing that it is stupid” – Einstein

Een goede leider zorgt dat dit niet gebeurt. Door een duidelijke visie te hebben en een haalbare en herkenbare route om daar te komen, worden de belangrijkste kaders geschetst voor de medewerkers. Als portfoliomanager ben je dan echt bezig met het richten: door de organisatie als collectief te verbinden aan de visie en doelstellingen waarmee voorwaarden gecreëerd worden waarbinnen men kan gaan bewegen. Deze beweging stimuleert positieve energie.

Vrijheid geven om de eerste volger te zijn
Het inrichten van portfoliomanagement definieert duidelijk rollen en verantwoordelijkheden en speelt hiermee een rol in het creëren van beweging en van massa. Spelregels en kaders zijn belangrijk om mensen vrijheid te geven de “eerste volger” te zijn.  Ze bieden een verbindende uniforme factor over (afdelings)grenzen heen voor het collectief, oftewel de massa. Portfoliomanagement zorgt ervoor dat de juiste veranderingen worden opgestart. In organisaties wordt maar al te vaak geconstateerd dat slecht beargumenteerde besluiten en onduidelijke rollen leiden tot frustraties bij werknemers, hetgeen kan omslaan in negatieve energie. Het feit dat iedereen gelijkwaardig met elkaar omgaat doet denken aan familie dynamiek. Richard Branson – oprichter van Virgin – verwoordt dit mooi: hij zegt dat ‘familiewaarden en normen de belangrijkste bouwstenen vormen van de bedrijfscultuur’.

‘Families know each other’s strengths and weaknesses and can work together to help each other shine’ – Richard Branson, Virgin

Dat is de basis van waaruit samengewerkt wordt en waardoor een positieve energie ontstaat.

Er zit een belangrijk verschil tussen het sociaal systeem van een familie en van een organisatie: de mate van vrijwilligheid. Hierdoor kost het meer energie om een goede groepsdynamiek op te bouwen in een organisatie. Portfoliomanagement helpt hierbij door een bewuste aanpak en gestructureerde aandacht te hebben voor alle aspecten die ten goede komen aan de groepsdynamiek in een sociaal systeem als een organisatie.

Gaan natuurkunde en portfoliomanagement hand in hand?
“Altijd” en “nooit” zijn uitspraken die iedere discussie of beweging kunnen platslaan. Zekerheden zijn er nou eenmaal weinig en praten vanuit zekerheid mist ook geheel het punt van organisatie energie. Dat draait namelijk om de dynamiek en de flexibiliteit om gezamenlijk de schouders ergens onder te zetten of successen te vieren. Iemand moet alleen wel een spiegel voorhouden dat het ook anders kan, dan de manier waarop iedereen gewend is te werken en met elkaar om te gaan.

“Well, in our country,” said Alice, still panting a little, “you’d generally get to somewhere else — if you run very fast for a long time, as we’ve been doing.” “A slow sort of country!” said the Queen. “Now, here, you see, it takes all the running you can do, to keep in the same place. If you want to get somewhere else, you must run at least twice as fast as that!”― Lewis Carroll, Alice in Wonderland: Queen’s trap

In deze quote uit Alice in Wonderland zit een verborgen boodschap voor portfoliomanagers. In het land dat Alice kent, komt zij niet vooruit. Vertaald naar een organisatie kan dit betekent dat er onvoldoende voorwaarden zijn om structureel vooruit te komen, en daarmee snelheid te maken. Als portfoliomanager moet je zorgen dat mensen een paar tandjes bijschakelen om te zorgen dat ze in beweging komen. Iedere dag hetzelfde blijven doen, brengt niets nieuws. Het gaat juist om het creëren van de optimale voorwaarden, zodat de snelheid van de medewerkers ook direct effect heeft op de organisatie energie. Daar ligt dan ook precies de uitdaging voor portfolio management.

Je kunt altijd iets betekenen
Energie is een toestandsfunctie, dat wil zeggen: de hoeveelheid energie is onafhankelijk van de voorgeschiedenis. Er is ook in rust potentiële energie: zodra massa of beweging wordt toegevoegd wordt deze potentiële energie ontsloten. Dat zijn belangrijke lessen voor ons en voor onze eigen energie. Dit betekent dat energie altijd opgewekt kan worden, ook als de organisatie of de klant het anders beweert. De bestaande energie zou dan eigenlijk getransformeerd worden. Een mooi feit van Einsteins speciale relativiteitstheorie is dat energie niet te vernietigen is, maar juist om te zetten in andere vormen van energie. Kortom, portfoliomanagers, inspiratie komt uit onverwachte hoek en laat Einstein en zijn natuurkunde jullie inspireren!

Voetnoot:

1. Bruch and Vogel (2011) Fully charged: how great leaders boost their organisation’s energy and ignite high performance.
2. Morris, S (2007) Organizational Energy in the NHS.
3. Bron: https://www.ted.com/talks/derek_sivers_how_to_start_a_movement?language=nl
4. James C. Collins (2001), Good to Great.
5. Richard Branson, Virgin

Auteurs: Maurice van Buren, Bob van den Engel, Carolien Hoogeland (Portfolio consultants van Intermedius)