Meer grip op kwaliteitsmanagement door los te laten deel I

Meer grip op kwaliteitsmanagement door los te laten deel I

Het hanteren van Systeemgerichte Contractbeheersing geeft u meer ruimte voor focus op uw primaire processen terwijl de kracht van uw leverancier optimaal wordt benut.

Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) is een methode van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever op afstand controle en toezicht houdt op het werk dat een opdrachtnemer uitvoert. De oorsprong hiervan is de voortschrijdende professionalisering van opdrachtnemers en -gevers. De opdrachtnemer wordt deskundiger en is daardoor steeds beter in staat om samenhangende activiteiten op het gebied van ontwerp en realisatie uit te voeren. Aanvankelijk werd SCB alleen toegepast binnen overheidsorganisaties (geïntroduceerd bij Rijkswaterstaat in 2003), maar tegenwoordig wordt deze benadering ook binnen grootschalige projecten in diverse branches toegepast.

En dat is geen gekke gedachte, immers, een opdrachtgever wil zo min mogelijk tijd en energie steken in het aansturen en controleren van de leveranciers. Andersom geldt dit evenzeer voor de opdrachtnemer, die zo min mogelijk bemoeienis wenst op het eigen vakgebied, waarin men onderscheidend wil zijn. Bij SCB wordt veel verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer gelegd, beheerst deze zelf de te leveren kwaliteit en moet worden aangetoond dat aan de eisen van de opdrachtgever voldaan wordt. SCB is management door los te laten.

Kwaliteitsmanagement door opdrachtnemer

De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de eisen in het contract ligt bij de opdrachtnemer. De opdrachtnemer beheerst zijn project en dient aan de eisen van (deel)producten te voldoen. De opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de cirkel van Deming (plan-do-check-act) werkt op zijn project:

intermedius

Management op afstand

De opdrachtgever kiest bewust voor management op afstand. Er is minimale bemoeienis met het te realiseren product en met de invulling van het project- en kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer, dit is een dynamisch proces. De opdrachtgever voert met een mix van toetsen risico-gestuurd de contractbeheersing uit.

Mix van toetsen
Het naleven van de contractuele verplichting door de opdrachtnemer wordt getoetst door het uitvoeren van een geplande mix van systeem-, proces- en producttoetsen. Enkele voordelen van SCB:

  • SCB dwingt af dat de deskundigheid van de opdrachtnemers zich verder ontwikkelt op het vakgebied van uw organisatie. ICT wordt bijvoorbeeld steeds complexer en het zelf in huis hebben van de benodigde expertise kan uw organisatie afleiden van gestelde doelen en primaire processen.
  • De opdrachtgever kan zich richten op de eigen business, omdat de opdrachtnemer in staat wordt gesteld deze daadwerkelijk te ontzorgen tegen lager wordende kosten.
  • De vooraf afgesproken controle versterkt de interne kwaliteitsborging van de opdrachtnemer, terwijl de regelmatige bevestiging van het nakomen van de afspraken het wederzijdse vertrouwen versterkt.
  • SCB stelt hoge eisen aan de transparantie waarmee de opdrachtnemer de eigen processen en kwaliteit beheerst. Het voorkomt daardoor ook bemoeienis op het vakgebied waarin de opdrachtnemer nu juist de onderscheidende specialist wilt zijn. Meer verantwoordelijkheid maar daardoor ook meer autonomie. Meer autonomie maar in ruil daarvoor ook meer transparantie bieden naar de opdrachtgever. Transparantie, die bijdraagt aan het wederzijds vertrouwen, als basisvoorwaarde voor samenwerking.

 

Er is een duidelijke transitie zichtbaar van de toepassing van SCB van publieke naar private organisaties, dit geldt dan met name voor (grootschalige) portfoliomanagementtrajecten waarbij ICT een belangrijke component vormt. De SCB benadering wijkt af van de conventionele modellen voor kwaliteitsborging binnen programma’s en het vergt een andere manier van denken en doen binnen alle lagen van de organisatie. Een adequate SCB implementatie leidt tot zichtbare kwaliteit, goede samenwerking op basis van wederzijds vertrouwen en succesvolle resultaten. Bij Intermedius vertellen we u hier graag meer over.

Niels Hebels
expert@intermedius.nl