Inrichten (scaled) Agile gedachtengoed

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. Een afdeling hiervan is bezig met de ontwikkeling van producten en diensten die de informatiehuishouding en dienstverlening van gemeenten laat aansluiten bij de eisen van de informatiesamenleving. Thema’s daarbij zijn onder meer Common Ground, gemeentelijke dienstverlening, basisprocessen en digitale identiteit.

Inrichten (scaled) Agile gedachtengoed in het portfolio

Bob is vanaf de oprichting van de afdeling aangesteld als portfoliomanager en verantwoordelijk voor het richten, inrichten en verrichten van het portfolio. Belangrijk hierbij was een goede implementatie van het (scaled) Agile gedachtengoed in het portfolio en de randvoorwaardelijke processen. Hierdoor was er hybride portfoliosturing mogelijk op zowel de projectmatige als de agile trajecten. Daarnaast is hij als coördinator verantwoordelijk geweest voor portfolio, communicatie en business development van het programma Common Ground. Belangrijk doel in deze rol was het verspreiden van het gedachtengoed van Common Ground en om zoveel mogelijk gemeenten en andere partijen aan te laten sluiten.

Het uitgangspunt was altijd om het individuele traject verder te helpen. Dit zorgde voor veel commitment op portfoliomanagement in de organisatie.

Bob van den Engel – voormalig Portfoliomanager VNG

Aanpak

Structuur en zichtbaarheid als belangrijke speerpunten

Voor het opzetten van portfoliomanagement binnen de afdeling legden we eerst de focus op portfolio meetings in een vaste structuur. Daarnaast introduceerden we een dashboard waarbij alle projecten en programma’s aangesloten konden worden. Het dasboard werd elk kwartaal binnen en buiten de organisatie gepubliceerd. Dit zorgde ervoor dat iedereen zijn trajecten inzichtelijk wilde maken.

Bob was voor de stakeholders zoals de projectleiders, coördinatoren en managers toegankelijk om mee te sparren. Het uitgangspunt was altijd om hun traject verder te helpen. Dit zorgde voor veel commitment op portfoliomanagement in de organisatie.

Ook bij Common Ground werd een dashboard gepubliceerd voor meer bekendheid. Daarnaast hebben we daar business development neergezet die zorgde voor multidisciplinaire teams in allianties van gemeenten en andere partijen. Door de opzet van PI events waarbij alle teams, gemeenten en andere partijen elk kwartaal samen kwamen werden resultaten gedeeld, plannen voor komend kwartaal gemaakt en optimaal samengewerkt.

De belangrijkste verantwoordelijkheden en resultaten

Verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van het innovatiefonds als projectleider.
Inrichten van alliantie portfoliomanagement binnen Common ground.
Verantwoordelijk bedrijfsvoering: financiën, P&C cyclus, personeel.
Aansturen van het team portfolio, business development en communicatie.
Opzetten van rapportages.
Zorgen voor verbinding tussen strategisch en tactische onderdelen binnen en buiten de organisatie.
Opzetten en organiseren van scaled agile (scrum) processen als PI – events en Lean portfoliomanagement